Manual de usuario: Planning de reservas (cuadrícula de reservas)

Esta guía explica cómo utilizar el Planning de Reservas, una pantalla fundamental para que el departamento de Recepción y Reservas tenga una visión clara, al estilo de un diagrama de Gantt, del estado de todas las habitaciones del hotel en tiempo real.

¿Qué es y para qué sirve?

Es una cuadrícula visual, de consulta rápida y navegación fluida, que permite al equipo saber de un vistazo qué habitaciones están ocupadas, por quién, las fechas de entrada y salida, así como los posibles bloqueos por mantenimiento o el estado de limpieza.

• ¿Quién lo utiliza? Principalmente personal de Recepción y del departamento de Reservas.
• ¿Cómo acceder? Desde el menú del módulo PMS: Operaciones > Planificación.

Estructura del planning

La pantalla está organizada de la siguiente manera:

• Filas (Habitaciones): Cada fila es una habitación física del hotel. En la cabecera se puede ver su número, el tipo de habitación, un icono de cama y un punto de color que indica si está limpia o sucia (este punto se actualiza al instante cuando el departamento de pisos cambia el estado).
  

Nota: Siempre se verán todas las habitaciones del hotel en la lista, incluso aquellas que no tengan ninguna reserva asignada en esos días.

• Columnas (Días): Representan el calendario. Por defecto, se verá el día de hoy y los 13 días siguientes (si se revisa desde el móvil, se verá una ventana de 7 días).
  
• Barras de Colores (Reservas o Bloqueos): Representan las estancias de los clientes o bloqueos de disponibilidad.

Código de colores de las barras

El color de la barra de reserva cambia según el estado de la misma:

• Azul: Pendiente de llegada (Pending).
• Ámbar (Naranja/Amarillo): Esperando entrega de llaves (Waiting keys).
• Verde: Cliente alojado (Stay).
• Rojo: Cliente que ya ha salido (Checkout).
• Gris: Otros estados.

Iconos dentro de las barras

A veces se pueden visualizar pequeños iconos dentro de la barra de la reserva que ofrecen información extra:

• Flecha hacia arriba (Upgrade): Indica que al cliente se le ha asignado una habitación de categoría superior a la que realmente había comprado. 

• Iconos de dinero/factura: Avisan si la reserva está pagada, pagada parcialmente, no pagada, y el estado de su facturación.

• Icono de coche: Si el cliente tiene una plaza de parking asignada.

Cómo consultar y navegar

1. Ver información rápida (Hover)

Al poner el ratón por encima de una barra (sin hacer clic), aparecerá una ventana flotante (popover) con el resumen completo de la reserva:

• Nombre del titular
• Fechas
• Agencia por la que reservó
• Total a pagar
• Importe pendiente
• Estado de facturación
• Notas u observaciones importantes. (Notas Internas)

2. Abrir la reserva completa

Si se necesitan ver más detalles o modificar algún dato (cambiar de habitación, modificar fechas, etc.), simplemente clicar sobre la línea de la reserva.

• Desde ordenador, se abrirá directamente la ficha completa de la reserva.
• Desde móvil, se abrirá un menú con un botón 'Abrir' (Open).

3. Entender los bloqueos (Overlays)

No todas las barras son reservas. A veces se visualizarán bandas especiales superpuestas:

• Fuera de Servicio (OOS): Por averías o mantenimiento.
• Stop Sales o Cierres de Marca: Bloqueos de ventas temporales. Al hacer clic sobre una de estas bandas, se abrirá una ventana indicando qué tipo de bloqueo es, qué empleado lo puso, las fechas exactas y el motivo detallado.
  

4. Filtrar la pantalla

En el lateral izquierdo de la pantalla (o mediante botón, según configuración), se encuentra un panel de filtros muy potente. Puede usarse si solo se quiere ver, por ejemplo:

• Un edificio o bloque en concreto.
• Todas las habitaciones de la "Planta 1".
• Un tipo de habitación específico.
• Habitaciones con características especiales (ej. adaptadas para movilidad reducida, con balcón, etc.).

Lo que no se puede hacer en el planning de reservas

1. No se puede arrastrar ni soltar 

A diferencia de otros sistemas antiguos, en este Planning no se puede mover una reserva de una habitación a otra arrastrándola con el ratón, ni se puede alargar o acortar su duración estirando la barra desde los bordes.

Esta pantalla es solo de consulta. Si se quiere cambiar de habitación a un cliente o modificar sus fechas, clicar en la reserva y hacerlo desde su ficha correspondiente (mediante los asistentes de asignación).

2. No se verán reservas canceladas o en borrador

Para mantener la pantalla limpia y operativa, el Planning solo mostrará aquellas reservas que estén en estado 'Confirmado' (Confirmed). No se verán presupuestos (Draft) ni reservas en lista de espera (Waiting).