Manual de usuario: Planning de reservas (cuadrícula de reservas)

Esta guía explica cómo utilizar el Planning de Reservas, una pantalla fundamental para que el departamento de Recepción y Reservas tenga una visión clara, al estilo de un diagrama de Gantt, del estado de todas las habitaciones del hotel en tiempo real.

¿Qué es y para qué sirve?

Es una cuadrícula visual, de consulta rápida y navegación fluida, que permite al equipo saber de un vistazo qué habitaciones están ocupadas, por quién, las fechas de entrada y salida, así como los posibles bloqueos por mantenimiento o el estado de limpieza.

• ¿Quién lo utiliza? Principalmente personal de Recepción y del departamento de Reservas.
• ¿Cómo acceder? Desde el menú del módulo PMS: Operaciones > Planificación.

Estructura del planning

La pantalla está organizada de la siguiente manera:

• Filas (Habitaciones): Cada fila es una habitación física del hotel. En la cabecera se puede ver su número, el tipo de habitación, un icono de cama y un punto de color que indica si está limpia o sucia (este punto se actualiza al instante cuando el departamento de pisos cambia el estado).

Nota: Siempre se verán todas las habitaciones del hotel en la lista, incluso aquellas que no tengan ninguna reserva asignada en esos días. Las habitaciones se ordenen por el campo Secuencia en la configuración de las habitaciones.

• Columnas (Días): Representan el calendario. Por defecto, se verá el día de hoy y los 13 días siguientes (si se revisa desde el móvil, se verá una ventana de 7 días).
  
• Barras de Colores (Reservas o Bloqueos): Representan las estancias de los clientes (con el localizador y nombre del huésped, ej. R/2026/001978 - JANICE HIGSON) o los bloqueos de disponibilidad.

Resumen de Ocupación (Panel Inferior)

• Cuadro desplegable en el pie de pantalla (accesible haciendo clic en ▼ Ocupación) que muestra el desglose diario de métricas e indicadores. Para facilitar la lectura rápida, el panel utiliza un código de colores en sus cifras:

• % Ocupación: Porcentaje diario de ocupación previsto. Cuenta con un sombreado ondulado de fondo que funciona como una línea de tendencia gráfica visual.

• Sin asignar: Reservas confirmadas pendientes de asignar a una habitación física. (Las cifras aparecen destacadas en color rojo y subrayadas).

• Cuota de Grupo: Reservas de grupo que aún no han sido desglosadas en reservas individuales. (Las cifras aparecen destacadas en color rojo y subrayadas).

• Desglose por Tipo de Habitación: Recuento de las habitaciones ocupadas organizadas por tipología (ej. Individual, Doble Vista Mar, Superior Vista Mar, etc.).

• Libres: Habitaciones disponibles para venta o asignación en cada fecha. (Las cifras aparecen destacadas en color verde).

• Total: Capacidad total de habitaciones en el inventario del hotel (ej. 90).

Nota: Si pulsas sobre el dia para ver las reservas no asignadas podrás asignar la habitación con el botón "Asignar Habitación"

Código de colores de las barras

El color de la barra de reserva cambia según el estado de la misma:

• Azul: Pendiente de llegada (Entrada pendiente).
• Ámbar (Naranja/Amarillo): Esperando entrega de llaves (Esperando llaves).
• Verde: Cliente alojado y marcado como Estancia (Estancia).
• Rojo: Cliente que ya ha salido y esta marcado como Check-Out (Fuera).
• Gris: Fuera de Inventario/Cerrada.
• Amarillo: Bloqueada

Nota: El «Amarillo: Bloqueada» es en realidad el color de los bloques Fuera de Servicio (OOS) que se ven en la cuadrícula por encima de las barras de reserva (ver «Entender los bloqueos» más abajo), que usa el mismo tono que el «Ámbar: Esperando llaves» de las reservas. Si ves una barra amarilla, mira si es una reserva (tiene localizador y nombre) o un bloque OOS (dice «OOS» y no tiene huésped).

Iconos dentro de las barras

A veces se pueden visualizar pequeños iconos dentro de la barra de la reserva que ofrecen información extra:

• Agencia: Logo de la agencia que tenga en el contacto de la misma.

Nota: Los logos no se ponen solos se debe subir a la imagen del contacto de la agencia

• Flecha hacia arriba (Upgrade): Indica que al cliente se le ha asignado una habitación de categoría superior a la que realmente había comprado. 

• Icono de Factura: Avisan si la reserva está pagada, pagada parcialmente, no pagada, y el estado de su facturación.

• Icono de Pago: Te avisa cuando la reserva tiene o no tiene el pago registrado. Te aviso de pago total, pago parcial o sin pago.

Cómo consultar y navegar

Ver información rápida (Hover)

Al poner el ratón por encima de una barra (sin hacer clic), aparecerá una ventana flotante (popover) con el resumen completo de la reserva:

• Número de reserva.
• Estado de la reserva.
• Nombre del titular.
• Email (si tiene).
• Teléfono (si tiene).
• Fechas de la estancia.
• Ocupación.
• Tipología de Habitación.
• Experiencia o Régimen.
• Total a pagar.
• Importe pendiente.
• Estado de facturación.
• Estado de pago (si hay factura creada).
• Agencia por la que reservó.
• Notas u observaciones importantes. (Campo Notas Internas de la reserva).

Abrir la reserva completa

Si se necesitan ver más detalles o modificar algún dato (cambiar de habitación, modificar fechas, etc.), simplemente clicar sobre la línea de la reserva.

• Desde ordenador, se abrirá directamente la ficha completa de la reserva.
• Desde móvil, se abrirá un menú con un botón 'Abrir' (Open).

Entender los bloqueos (Overlays)

No todas las barras son reservas. A veces se visualizarán bandas especiales superpuestas:

• Fuera de Servicio (OOS): Por averías o mantenimiento.

• Fuera de inventario (OOO) Stop Sales o Cierres de Marca: Bloqueos de ventas temporales. Al hacer clic sobre una de estas bandas, se abrirá una ventana indicando qué tipo de bloqueo es, qué empleado lo puso, las fechas exactas y el motivo detallado.

Filtrar la pantalla

En el lateral izquierdo de la pantalla (o mediante botón, según configuración), se encuentra un panel de filtros muy potente. Puede usarse si solo se quiere ver, por ejemplo:

• Un edificio o bloque en concreto.
• Todas las habitaciones de la "Planta 1".
• Un tipo de habitación específico.
• Habitaciones con características especiales (ej. adaptadas para movilidad reducida, con balcón, etc.).

Mover y cambiar de habitación (arrastrar y soltar)

Desde el propio planning se puede arrastrar la barra de una reserva y soltarla en otra fila (otra habitación) para reasignarla, sin tener que entrar en la reserva.

• Si la sueltas en una habitación libre, la reserva pasa a esa habitación (mismas fechas, solo cambia el cuarto).
• Si la sueltas en una habitación ocupada por otra reserva, Astro HMS te propone intercambiar las dos habitaciones, mostrando un aviso con ambas reservas afectadas antes de confirmar nada.

El sistema rechaza el movimiento (y explica el motivo) si:

• La reserva está bloqueada.
• No está en borrador o confirmada (p. ej. ya ha hecho Check-Out).
• Ya tiene el alojamiento facturado.
• Está repartida en varias habitaciones (en ese caso hay que moverla desde la propia ficha de la reserva).
• La habitación de destino es de otra Marca y no está marcada como compartida entre marcas.

Lo que no se puede hacer en el planning de reservas

No se verán reservas canceladas o en Pre Reserva

Para mantener la pantalla limpia y operativa, el Planning solo mostrará aquellas reservas que estén en estado 'Confirmado' (Confirmed). No se verán Pre-Reservas (Draft) ni reservas en lista de espera (Waiting).