Visualizar avisos y estados de la reserva

Permitir la identificación visual de alertas y estados críticos dentro de una reserva activa. El sistema muestra indicadores automáticos sobre la ocupación, estados de facturación y gestiones de comunicación con el huésped para optimizar la operativa diaria.

PMS > Operativa > Reservas > Entrar en reserva 

Conceptos clave

• Localizador repetido: Alerta que indica la existencia de otra reserva con el mismo código de referencia del canal o proveedor. 
• Exceso de ocupación: Aviso preventivo cuando la reserva actual supera la capacidad técnica total disponible en el establecimiento.
• Agencia de facturación: Entidad externa configurada para asumir los cargos de alojamiento o extras, condicionando el flujo de salida. 

Identificación de alertas operativas

Dentro de la ficha de la reserva, el sistema presenta iconos y mensajes de advertencia según la integridad de los datos:

Control de integridad de datos

Verificar avisos de 'Localizador repetido' para evitar duplicidades con motores de reserva o agencias. 

Nota: Los tres campos de las reservas deben ser iguales para que salte este aviso.

Validación de ocupación

Revisar si aparece la alerta de 'Reserva que excede la ocupación total', lo cual requiere una reubicación o ajuste de inventario.

Avisos de facturación no realizada

Avisos en caso de tener líneas de alojamiento o extras no facturados y la reserva estar marcado como "Fuera"

Eventos especiales

Observar el indicador de 'Cumpleaños en estancia' para coordinar detalles de atención al cliente con el departamento de Pisos o Relaciones Públicas. 

Extensiones de reservas

En caso de tener extensiones de reservas nos aparecerá indicado en la reserva extendida, mostrando enlace con la reserva original.

Seguimiento de comunicaciones y pagos

El sistema monitoriza automáticamente el estado de las herramientas digitales enviadas al huésped:

• Pre Check-in: Estado del envío del formulario para la recogida anticipada de datos personales.
• Enlace de pago: Confirmación de si el link de cobro ha sido enviado, visualizado o completado por el cliente.
• Confirmación de reserva: Estado de la comunicación (Enviado, No enviado o No configurado).

Nota: Interrogan significa no actualizando, rojo significa no enviado, verde significa enviado.

Control de facturación pendiente

Al realizar el proceso de salida (Check-out), el sistema verifica los cargos pendientes.

Validar cargos de Alojamiento/Extras

Detectar si existen conceptos no facturados, especialmente cuando la reserva está vinculada a una agencia de facturación al huésped. 

Importante: No se puede finalizar la salida de un huésped si existen importes pendientes de trasladar a factura o de cobro manual según la política de la empresa.

Nota: La alerta de ocupación excedida es informativa y no bloquea la entrada de la reserva, pero afecta directamente al cálculo de disponibilidad del inventario.

Otros avisos de la reserva

Huésped «Persona Non Grata»

Si algún huésped de la reserva tiene una marca de «Persona Non Grata» vigente, aparece un aviso en rojo en la cabecera de la reserva. Ver «Indicar un Huésped como «Non Grato»» para configurar y gestionar esta marca.

No se puede asignar la habitación completa

En la pestaña Habitaciones, si no hay una sola habitación del tipo vendido libre para toda la estancia, aparece un texto de aviso explicando el motivo: o bien hay que repartir la estancia entre varias habitaciones (indicando en qué fechas hay disponibilidad), o bien no hay ninguna habitación de ese tipo libre ninguna noche del periodo. Está directamente relacionado con la etiqueta «Disponibilidad» de cada línea (ver «Cómo asignar manualmente una habitación»).

Camas extra / cuna

Si la ocupación vendida necesita cama(s) extra, pueden aparecer dos avisos distintos en la reserva:

• Capacidad de habitación excedida — camas extra no permitidas para este tipo de habitación: el tipo de habitación vendido no admite camas extra, pero la ocupación las necesita.
• Se necesita cama extra móvil: el tipo de habitación sí admite camas extra, pero la habitación concreta asignada tiene menos camas extra fijas instaladas de las que hacen falta —hay que llevar una cama extra móvil.

Pago asignado a un contacto distinto del titular

Si hay pagos pendientes de conciliar porque están asignados a un contacto distinto del titular de la reserva o de la factura (por ejemplo, un pago registrado a nombre de la agencia cuando la factura es del huésped directo), aparece un aviso con un botón «Resolver» que abre un asistente con tres opciones: fusionar los contactos, cambiar el contacto del pago, o cambiar el contacto de la factura.

Villa fuera de su acuerdo de propietario

Solo en reservas de villas: si la habitación (villa) no tiene un acuerdo de propietario activo que cubra alguna de las noches de la estancia, aparece un aviso indicando cuántas noches no están cubiertas. Es solo informativo: no bloquea la reserva, pero conviene revisar el acuerdo con el propietario.

No conformidades

Si la reserva tiene quejas o incidencias de calidad asociadas, aparece un botón contador «No conformidades» en la ficha (solo visible si hay alguna), que abre el listado directamente desde la reserva.

Resultado esperado

El usuario habrá identificado correctamente todos los indicadores de gestión de la reserva, garantizando que no existan deudas pendientes ni errores de comunicación antes de la salida del huésped.