Avisos en facturas

Esta guía recoge los avisos que pueden aparecer en una factura dentro de AstroHMS, para saber qué significan y qué hacer en cada caso.

Nota de crédito al huésped

En cualquier factura rectificativa (abono) ligada a una reserva, aparece un banner rojo grande y centrado en la cabecera: «NOTA DE CRÉDITO: este importe se DEVUELVE al huésped, no se cobra». Sale igual tanto si la rectificativa se generó automáticamente como si se hizo una reversión manual.

Anticipo sin deducir

Importante: Este es el aviso más importante a vigilar: evita cobrar dos veces lo mismo al huésped.

Si una factura de alojamiento/estancia no descuenta un anticipo que ya estaba cobrado de esa reserva, aparece un aviso indicando qué factura(s) de anticipo y cuánto importe se ha quedado sin deducir, con el mensaje de que hay que volver a facturar la estancia desde la reserva para que el anticipo se descuente correctamente.

Pago asignado a un contacto distinto

Si hay pagos pendientes de conciliar porque están asignados a un contacto distinto del titular de la factura (por ejemplo, un pago a nombre de la agencia cuando la factura es del huésped directo), aparece un aviso con un botón «Resolver» que abre un asistente con tres opciones: fusionar los contactos, cambiar el contacto del pago, o cambiar el contacto de la factura. Es el mismo aviso que puede verse en la propia reserva (ver «Visualizar avisos y estados de la reserva»).

Referencia de proveedor duplicada

Al registrar una factura de proveedor, si ya existe otra del mismo proveedor con la misma referencia (número de factura del proveedor), AstroHMS avisa para evitar duplicarla por error.

Aviso configurado en el contacto

Un contacto (cliente o proveedor) puede llevar configurado un mensaje de aviso (en su ficha, pestaña Ventas y Compras) que salta en forma de ventana emergente al facturarle — útil para condiciones especiales, impagos previos, etc. Puede ser solo informativo o bloquear la operación, según cómo se configure en el contacto.

Vencida

Una etiqueta junto a la fecha de vencimiento indica que la factura está pendiente de cobro y ya ha pasado su fecha límite.

Fecha de bloqueo contable

Si se intenta registrar o modificar una factura con fecha anterior a la fecha de bloqueo contable de la compañía, AstroHMS no deja guardarla con esa fecha.

Diferencia de cambio

En facturas en una divisa distinta a la de la compañía, si el pago se concilia con un tipo de cambio distinto al de la factura, AstroHMS genera automáticamente un asiento de diferencia de cambio.