Registro de huéspedes menores de 14 años (nacionalidad española)

Este caso de uso describe el procedimiento correcto para registrar a un ciudadano de nacionalidad española menor de 14 años en el PMS del hotel, garantizando el cumplimiento normativo con la plataforma SES.HOSPEDAJES (Real Decreto 933/2021).

Se define cómo recopilar sus datos, qué documentación asociar y cómo gestionar la exención de firma.

Paso a paso

1º Crear el perfil del menor en el PMS

Entrar en la reserva y, desde la pestaña 'Listado de huéspedes', acceder a la ficha del huésped menor de 14 años. Se puede acceder a la ficha clicando en la flecha que aparece al seleccionar el campo del nombre del huésped.

Una vez dentro de la ficha del huésped, completar los siguientes campos de información:

• Nombre y apellidos: Exactamente como figuren en su documentación.
• Fecha de nacimiento: Imprescindible para que el sistema valide que es menor de 14 años.
• Nacionalidad: Española.
• Sexo: Masculino/Femenino.
• 

Nota: En caso de contar con una integración con un lector de documentos, esta información se completará de forma automática al escanear el documento.

2º Asociar el documento de identidad

El sistema actúa bajo dos escenarios posibles:

3º Exclusión de firma (parte de entrada)

Al generar el parte de entrada o la hoja de registro (ya sea en formato impreso o en tablet de firma digital), el menor de 14 años NO debe firmar. El sistema vinculará automáticamente la validez de sus datos a la firma del adulto tutor que encabeza la reserva.

4º Envío de datos a SES.HOSPEDAJES

Una vez completado el check-in, el sistema incluirá los datos del menor en el fichero enviado de forma automática a la plataforma del Ministerio del Interior.

El menor cumple 14 años durante la estancia

La ley evalúa la edad en el momento exacto del check-in por lo que, si en el día de la entrada el menor aún tiene 13 años (aunque cumpla los 14 al día siguiente), se aplica este caso de uso en su totalidad:

•  No requiere firma.
• Puede heredar el DNI del padre si no lo tuviese.

Resultado esperado

• Cumplimiento legal: El establecimiento registra al 100% de los ocupantes evitando sanciones de la normativa de seguridad ciudadana.
• Integridad de datos: El archivo de envío a SES.HOSPEDAJES es validado correctamente por la plataforma del Ministerio del Interior sin generar errores de 'Documento de identidad ausente o inválido'.