Manual de usuario: Planificación de turnos (cuadrícula de empleados)

Esta guía muestra cómo utilizar la pantalla de 'Planificación de empleados (Grid Planning)', una herramienta visual en forma de cuadrante diseñada para organizar los horarios y descansos del equipo de manera eficiente.

Turnos > Planificación de la red

Se accede desde el módulo Turnos. Aparece como pantalla principal, pero también se visualizará al clicar la opción 'Planificación de la red' del menú principal.

¿Qué es y para qué sirve?

Es un cuadrante interactivo que centraliza la asignación de turnos de los trabajadores por días y departamentos.

• ¿Quién lo gestiona? Está reservado para jefes de departamento, gestores de turnos y el equipo de Recursos Humanos.
• ¿Cómo lo ven los empleados? Los trabajadores no necesitan entrar al sistema. Consultan su horario directamente desde un enlace web personalizado (portal del empleado) que pueden abrir desde el móvil o cualquier dispositivo.

Estructura del cuadrante

La disposición de la pantalla está optimizada para que se visualice toda la información de un vistazo:

• Filas (empleados): En la primera columna se muestra el nombre de cada trabajador. Al lado de su nombre, se dispone de un enlace directo a su portal del empleado y una etiqueta con su departamento asignado.

• Columnas (días): Muestran las fechas organizadas de forma cronológica. Habitualmente se verán ventanas de unos 14 días (rediseñadas a 7 días si se accede desde un teléfono móvil).
• Celdas (turnos): Cada casilla representa el día de un empleado. Muestra el nombre del turno asignado y su código de color específico. Por ejemplo: 'Mañana', 'Tarde', 'Partido' o 'Libre'.

Cómo asignar y modificar turnos

1. Asignación día a día (modificación rápida)

Para cambiar o añadir un turno de forma individual:

1. Clicar directamente sobre la casilla del empleado y el día que se requiera modificar.
2. Se abrirá una pequeña ventana flotante (popover) con las opciones disponibles. El sistema filtrará automáticamente los turnos válidos para ese departamento y día de la semana.
3. Seleccionar el turno deseado y se guardará de forma inmediata. El resto de compañeros verán la actualización en tiempo real sin necesidad de refrescar la pantalla.

​4. Si lo que se precisa es registrar una 'Ausencia', seleccionar esta opción en el menú y se abrirá el formulario oficial de bajas para que se completen los datos.

2. Asignación masiva (para toda la semana o grupo)

Si se necesita planificar los horarios de golpe, se utilizarán los botones de la barra superior:

• 'Asignación masiva de turnos': Abre un asistente (wizard) donde se selecciona un tipo de turno y un rango de fechas. Se marcan los días de la semana correspondientes (ej. de lunes a viernes) y se elige a los empleados a los que se les aplicará.
• 'Asignación masiva de ausencias': Permite asignar de forma masiva días libres o periodos de vacaciones a varios empleados a la vez.

Herramientas de apoyo a la decisión

La pantalla cuenta con tres complementos avanzados para facilitar la gestión diaria:

• Filtro de departamento: Ubicado en la barra superior, permite limpiar el cuadrante para poder concentrarse únicamente en el equipo que se está organizando en ese momento. El sistema recordará la elección la próxima vez que el usuario acceda a esta funcionalidad.

• Panel de Contexto Lateral: Es una barra desplegable a la derecha que muestra métricas operativas del hotel para las fechas que se están consultando (porcentaje de ocupación, previsión de llegadas/salidas de huéspedes, carga de trabajo en limpieza, servicios de restauración, etc.). Es puramente informativa y sirve para saber si se requiere reforzar el turno de un día concreto.

• Banner de Diagnóstico de Plantilla: Es un aviso inteligente que aparece en la parte superior si el sistema detecta anomalías (por ejemplo, si faltan empleados por planificar, si hay contratos que ya han vencido o personal que no está marcado para turnos). Incluye botones de acción en un solo clic para corregir el problema al instante (como, por ejemplo, renovar un contrato o activar a un empleado).

Casuísticas y advertencias

1. ¿Por qué no aparece un empleado en la lista?

Para que un trabajador se muestre en las filas del cuadrante debe cumplir tres requisitos obligatorios simultáneos:

• Estar en estado 'Activo'.
• Tener la casilla de planificación de turnos activada en su ficha.
• Disponer de un contrato laboral vigente que coincida con las fechas que se están revisando.

Nota: Si se echa en falta algún empleado, revisar el 'Banner de Diagnóstico'.

2. Movimiento de turnos

En esta cuadrícula no está habilitada la función de arrastrar y soltar (drag & drop) ni la de copiar una semana completa directamente con el ratón. Para replicar horarios o mover estructuras, utilizar siempre el botón de 'Asignación masiva'.

3. Generación automática del cuadrante

Al navegar por las semanas del calendario, el sistema "auto-materializa" los registros de los días en la base de datos de manera interna. Es necesario dejar que la pantalla cargue por completo antes de empezar a hacer clics repetidos para evitar micro-cortes en el guardado.