Configuración del Motor de Reservas de AstroHMS

Panel de Configuración en AstroHMS (Para el Administrador)

Toda la gestión del motor se realiza desde el propio entorno de AstroHMS, dentro de la sección de Website > Configuración > Motor de Reservas. Al modificar los parámetros aquí, los cambios se aplican de forma inmediata en la web.

Ajustes Generales de Marca

A continuación, se detallan los campos clave que un consultor o director de hotel puede editar directamente desde la interfaz visual:

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Permitir Niños o Bebés

Indícalo si Niños o bebés están permitidos. Activan o desactivan los selectores en la barra de búsqueda de la web. Si su hotel no admite Niños o bebés, desmarcar esta casilla ocultará la opción para el cliente. Marcar según la política comercial del establecimiento.

Importante: Recuerda configurar las edades en la configuración de Ocupantes del PMS.

Nota: Configuración Recomendada en caso de aceptar este tipo de ocupación en tu establecimiento.

Permitir Mascotas

Indícalo si Mascotas están permitidos. Activan o desactivan los selectores en la barra de búsqueda de la web. Si su hotel no admite mascotas, desmarcar esta casilla ocultará la opción para el cliente. Marcar según la política comercial del establecimiento.

Importante: Recuerda configurar el precios del producto [PET] Mascota en el PMS. En caso de que sea Gratuito indicar precio 0 en el producto.

Nota: Es necesario configurar si quieres vender este tipo de Extras por el Motor de Reservas.

Permitir Cunas

Indícalo si la venta/asignación de Cunas están permitidos. Activan o desactivan los selectores en la barra de búsqueda de la web. Si su hotel no admite/tiene cunas, desmarcar esta casilla ocultará la opción para el cliente. Marcar según la política comercial del establecimiento.

Importante: Recuerda configurar el recursos tipo Cuna en el PMS. En caso de que sea Gratuito indicar precio 0 en el producto. Te ayudará a llevar un Control de la disponibilidad del recurso Cuna.

Nota: Es necesario configurar si quieres vender este tipo de Extras por el Motor de Reservas.

Imagen de portada

La foto de cabecera que se muestra cuando el cliente está eligiendo hotel en webs con múltiples marcas o cadenas.Subir una imagen horizontal de alta calidad (Tamaño ​recomendado: 1200x400 (píxeles)).

Nota: Configuración Recomendada

Ofrecer seguro de cancelación

Ofrece la casilla de seguro de cancelación en el carrito; el % se aplica sobre el precio del alojamiento y se cobra con el prepago.

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Guardar tarjeta tras el cobro

Define si, además de cobrar la reserva, el sistema guarda de forma segura los datos de la tarjeta en la ficha del cliente para posibles cargos extra o penalizaciones futuras.

Importante: Activado por defecto (True) para mayor seguridad operativa.

TTL de Tentativa (Minutos) 

El tiempo de "vida" que tiene el carrito de compra. Es el número de minutos que el hotel le guarda las habitaciones bloqueadas a un cliente mientras este rellena sus datos. Si pasa ese tiempo y no paga, las habitaciones se liberan para que otros puedan comprarlas.

Importante: 30 minutos por defecto. Un tiempo muy corto puede frustrar al cliente; un tiempo muy largo bloquea inventario de forma innecesaria.

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Máximas habitaciones por búsqueda

Número máximo de habitaciones que pueden reservar en una misma búsqueda.

Importante: Necesario siempre indicar mínimo 1.​

Proveedor de pago preferido

Código del provider preferido para los pagos del booking engine (p.ej. 'redsys'). 

Importante: Vacío = primero por sequence.

Upselling de habitación (Estrategia de mejora)

Configura el comportamiento del banner que invita al cliente a reservar una habitación mejor.

• Desactivado: Desactivado.
• Ofrecer siempre mejoras: Se ofrece siempre que haya disponibilidad de categorías superiores.
• Solo cuando queda poco stock: Estrategia inteligente. Solo ofrece la mejora si quedan muy pocas habitaciones de la categoría base (ideal para liberar  las baratas y vender las caras).

Importante: "Solo cuando queda poco stock" es excelente para optimizar los ingresos del hotel (Revenue Management).

Validez del enlace de cotización

Días por defecto que vive un quote link comercial antes de expirar.

Extras vendibles

Productos ofrecidos como extras en checkout (early/late, balinesas, packs, excursiones…).

Importante: El precio sale del contrato.

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Precio del calendario

Precio mostrado cómo "desde" en el calendario de precios y en las tarjetas de establecimiento: el precio publicado (mejor promoción aplicada) o el precio base del contrato sin promociones.

• Precio publicado (con ofertas aplicadas)
• Precio base del contrato (sin ofertas)

Estrategias de Venta Avanzadas

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Activar ofertas de estancia partida

Si activa la casilla "Enable split-stay offers", el motor resolverá un problema clásico: cuando un cliente busca, por ejemplo, 7 noches seguidas y ninguna habitación individual está libre durante toda la semana completa. En lugar de decir "No hay disponibilidad", el sistema le ofrecerá de forma automática combinaciones combinando habitaciones (ej. 4 noches en la Habitación Estándar y 3 noches en la Suite Superior).

Mejora Automática de Régimen

No requiere ninguna configuración técnica. Si en el contrato del hotel hay cargadas tarifas con diferentes regímenes (ej. Solo Alojamiento y Alojamiento con Desayuno), el sistema calculará la diferencia de precio automáticamente y le mostrará un botón discreto al cliente diciendo: "Añade desayuno por solo X€ más por noche".

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¿Qué se muestra en la Web? (La Lista de Aceptación o Whitelist)

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Por defecto, el motor de reservas vende absolutamente todo lo que tenga precios y disponibilidad introducidos en el cuadro de tarifas (grid de contratos) de AstroHMS Sin embargo, si desea restringir o limitar qué habitaciones o tarifas específicas se publican en internet sin necesidad de borrar los precios del sistema interno, el consultor puede utilizar tres campos especiales en la ficha técnica del canal en nuestro Channel Manager:

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• Ocupaciones permitidas (be_occupancy_ids): Permite elegir qué combinaciones de personas y habitaciones van a internet. Si un tipo de habitación no tiene al menos una ocupación seleccionada aquí, no se publicará en la web.
• Tarifas permitidas (be_fare_ids): Para limitar el motor a promociones web concretas, ignorando tarifas confidenciales de agencias o turoperadores.
• Experiencias permitidos (be_product_ids): Permite acotar si en la web solo queremos vender, por ejemplo, Alojamiento y Desayuno, ocultando la Pensión Completa.
• Regla de oro: Si deja estos campos completamente vacíos, el sistema interpreta que no hay filtros y venderá todo el inventario disponible. Solo empezará a restringir en el momento en que añada algún elemento a la lista.

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Gestión de Pagos y Seguridad Operativa

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El motor está preparado para gestionar el dinero de sus clientes bajo estrictas normativas bancarias de seguridad:

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Configuración de la pasarela de cobro.

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Para las primera vez que debes configurar la pasarela de cobro en Astro HMS, tendremos que ir a Facturación > Configuración > Pagos en línea > Proveedores de pago.

Activar el que te interese, en caso de tener más de uno en la configuración del punto de venta puedes indicar el nombre de tu proveedor de pago para que el Motor de reservas use ese.

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Nota: Recomendamos rellenar los campos de Bussiones Name y Bussines Description con el nombre del Hotel o cadena ya que el cliente lo verá en la pantalla de pago.

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Cobro vs. Garantía

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Dependiendo de las condiciones de la tarifa que elija el cliente, el sistema sabe qué hacer con la tarjeta de crédito. Si la tarifa requiere un pago por adelantado, realizará el cargo inmediatamente. Si la tarifa es de "Cancelación Gratuita" pero requiere tarjeta como garantía, el sistema validará que la tarjeta sea real y la guardará de forma segura sin cobrar nada al cliente, realizando una verificación rápida.

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El "Modo Auxiliar" (Sin Pasarela)

Si por un problema ajeno al hotel la pasarela de Redsys deja de funcionar o cae el servicio del banco, el motor de reservas cuenta con un sistema de protección para no perder ventas. En lugar de mostrar un mensaje de error crítico que asuste al usuario, la web se transformará automáticamente mostrando una pantalla informativa elegante con los datos de contacto directos del hotel, el número de referencia de su carrito y el precio total real, invitando al huésped a llamar por teléfono o escribir un correo para finalizar su reserva offline de forma amigable.

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Superpoderes para el Equipo Comercial

El motor de reservas no es solo una herramienta pasiva en la web; incluye dos funciones muy potentes que el equipo comercial o de recepción puede aprovechar en su día a día para cerrar ventas directas:

Envío de Presupuestos Web (Quote Links)

Cuando un cliente llama por teléfono solicitando un presupuesto complejo (por ejemplo, tres habitaciones específicas para unas fechas concretas con un precio especial), el agente comercial puede preparar todo el carrito de compra directamente desde el backend de AstroHMS utilizando un asistente sencillo. Al finalizar, el sistema genera un enlace único de presupuesto personalizado que se envía por correo electrónico al cliente. Al hacer clic en este enlace, el cliente se encuentra con el motor de reservas ya configurado con las habitaciones, fechas y tarifas exactas que acordó con el vendedor. 

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El carrito está bloqueado para evitar errores: el cliente no puede alterar las habitaciones ni las fechas; su único trabajo es rellenar sus datos personales y realizar el pago seguro con su tarjeta. Esto agiliza de forma drástica la conversión de reservas telefónicas.

Recuperación Automática de Carritos Abandonados

El sistema cuenta con "vigilantes automatizados" (procesos internos en segundo plano) que se ejecutan continuamente:

• Si un cliente abandona la web con habitaciones en el carrito, el sistema espera a que pase el tiempo límite (TTL) y libera el inventario automáticamente para que vuelva a estar a la venta.
• Si un cliente llega hasta el paso del pago en Redsys pero la conexión falla o el cliente cierra la ventana antes de confirmar, el sistema no borra su selección. Mueve la reserva temporal a un estado especial y genera un token de recuperación que permite reactivar exactamente el mismo carrito para que el cliente pueda reintentar el pago sin tener que empezar la búsqueda desde cero.