Gestionar los pagos de un cliente que también es proveedor

Se puede dar el caso que un cliente también sea un proveedor del negocio. Si se requiere que cuando el cliente envía una carta de pago con la relación de facturas que paga, se le descuente el importe de sus facturas como proveedor, ¿cómo puede quedar reflejado a nivel de facturación?

Esta situación puede gestionarse mediante el uso de una cuenta puente de compensación. Se trata de un método contable válido que permitirá cruzar los saldos de 'Cliente' y 'Proveedor' sin duplicar movimientos bancarios.

Existen dos formas de gestionarlo, según los permisos con los que cuente el usuario de AstroHMS.

Caso de uso con permisos de contable

Cuando un usuario cuenta con los permisos propios de quien gestiona la contabilidad del establecimiento, la gestión de esta casuística es más sencilla. En este caso, el usuario deberá seguir los siguientes pasos.

Paso a paso

1º Crear manualmente un asiento contable de pago compensación

Facturación > Contabilidad > Asientos contables > Nuevo

Al crear el nuevo asiento, se indicará una referencia (por ejemplo: 'Pago compensación'), se seleccionará el Diario relacionado (por ejemplo: 'Varios') y se incluirá tanto la cuenta de cliente como la de proveedor (para una misma empresa), con la cantidad monetaria a deber y haber. El asiento debe publicarse.

2º Incluir los débitos pendientes en la factura del proveedor

Desde la factura del proveedor, se puede añadir directamente el débito pendiente para la compensación.

Facturación > Proveedores > Facturas de proveedores

Clicar sobre 'Añadir' en el apartado 'Débitos pendientes' que se encuentra al final del desglosado de importes:

Caso de uso con otros permisos

Si se da el caso de que otro usuario debe gestionar la compensación y no cuenta con los permisos necesarios de contabilidad, deberá realizar los siguientes pasos.

Pasos previos: Crear una cuenta de compensación

Facturación > Configuración > Plan Contable

Si todavía no existe, será necesario crear una cuenta de compensación. Se necesita una cuenta contable temporal (cuenta puente) para mover los saldos. Se creará una nueva cuenta llamada, por ejemplo, 'Compensación de Pagos Inter-Company' (ej. código: 556000 o similar).

Nota: Este paso solo deberá realizarse la primera vez que se dé la situación con cada cliente/proveedor.

Importante: En la cuenta, es imprescindible marcar la casilla 'Permitir conciliación'.

Más información sobre cómo crear una cuenta contable desde este enlace.

Paso a paso

1º Crear diario para compensaciones

Se debe crear un diario tipo 'Operaciones varias' o uno específico para compensaciones.

Nota: Este paso solo deberá realizarse la primera vez que se dé la situación de compensación.

Facturación > Configuración > Diarios > Nuevo

Al crear un nuevo diario se debe incluir la siguiente información:

• Darle un nombre al diario (por ejemplo: 'Compensación Proveedor').
• Relacionar el diario con la cuenta contable creada.
• Se escogerá 'Efectivo' en el apartado 'Tipo'.
• Se incluirá en la 'Secuencia de asiento' el diario 'Compensación proveedor'.

2º Conciliar la factura de proveedor

Nota: Se conciliará la factura de menor importe.

Como el cliente descuenta lo que se le debe, se va a 'pagar' la deuda usando la cuenta puente.

1. Se abrirá la factura del proveedor, la que ha enviado (Facturación > Proveedores > Facturas de proveedores)

2. Una vez Confirmada la factura, se clicará en 'Pagar', para registrar el pago.

En la ventana de 'Pagar' que se abrirá, en 'Diario', se seleccionará el diario tipo 'Compensación proveedor' que se ha creado anteriormente.

3. Se validará, apareciendo la factura de proveedor como pagada, pero con un saldo 'pendiente' en la cuenta puente.

Una vez se han realizado los pasos anteriores, se debe proceder a reflejar que el cliente ha pagado una parte de su deuda con sus servicios.

3º Abrir la factura de cliente

Facturación > Clientes > Facturas de clientes

2º Clicar en 'Pagar'

3º Registrar un pago parcial

Del mismo modo que en el apartado anterior, se utilizará el mismo método: registrar un pago parcial por el importe de la factura del proveedor, usando la cuenta de compensación.

4º Saldo 0,00€

Como resultado, el saldo de la cuenta de compensación ahora pasará a ser 0,00€  y la factura del cliente queda con un 'Importe adeudado' que es exactamente lo que el cliente/proveedor ha ingresado en el banco.

Tercera parte - Paso a paso

El último paso es registrar el pago bancario final, una vez se haya recibido el dinero en el banco.

1º Conciliar contra la Factura de cliente

Al importar el extracto bancario o registrar el pago restante, conciliar contra la Factura de Cliente (que ya tendrá el importe reducido).

2º La factura pasará a estado 'Pagado totalmente'

Resultado esperado

• Trazabilidad: En el chatter de la factura de cliente se verán dos pagos: uno por la compensación y otro por el ingreso bancario.
• Claridad Fiscal: No se alteran las bases imponibles ni los impuestos de las facturas originales, cumpliendo con la normativa contable.
• Informes: El extracto de "Vencimientos a cobrar/pagar" quedará limpio y actualizado.