Asistente de prolongación de reserva

El asistente de prolongación de reserva es la herramienta diseñada para gestionar de forma controlada las ampliaciones de estancia o modificaciones de fechas solicitadas por los huéspedes.

Nota: Es especialmente crítico cuando la estancia ya está en curso, ya que el sistema automatiza la creación de un nuevo registro totalmente enlazado con la reserva original para garantizar un control de ocupación e histórico.

Paso a paso

PMS > Operaciones > Reservas > Reserva a prolongar > Acciones  > Ampliar reserva

1º Acceder a la reserva a prolongar

Para acceder al asistente de prolongación de una reserva, entrar dentro de la reserva desde el módulo PMS, en la opción 'Reservas' del menú 'Operaciones'. Y clicar en la reserva a prolongar.

2º Iniciar la acción 'Ampliar reserva'

Una vez dentro de la reserva, acceder al botón de acciones  y clicar en la opción 'Ampliar reserva'.

3º Incluir información en el 'Asistente de prolongación'

Una vez se clique sobre la acción 'Ampliar reserva', se abrirá, en una nueva ventana, el 'Asistente de prolongación'. Indicar en esta ventana la información necesaria para la prolongación:

• Tipo de prolongación: El tipo de prolongación de reserva que se trata (comienza antes, se queda más tiempo, etc.)
• Noches: Dependiendo del tipo de prolongación, se deberán indicar las noches que el huésped entra antes, después o antes y después.
• Conflicto de disponibilidad: Check para marcar si se quiere ignorar un posible conflicto de disponibilidad.
• Mover a otra habitación: Check para marcar en caso de que la reserva deba moverse a otra habitación diferente a la asignada.

4º Confirmar y aceptar el cambio

Una vez se clique en el botón 'Confirmar' del asistente, con los cambios realizados, aparecerá un aviso que se deberá Aceptar. Este aviso indica que la modificación de la reserva afecta en un cambio de fechas y que ello puede afectar a la facturación.

5º Visualizar la prolongación en la reserva

Una vez aceptada la prolongación, se podrá visualizar en la reserva en la subpestaña 'Prolongación', dentro de la pestaña 'Otra información':

Tipos de prolongación disponibles

Al abrir el asistente sobre una reserva, el sistema permite elegir entre cuatro modalidades operativas según la necesidad del cliente:

1. Comienza antes (agrega noches antes de la llegada)

Se utiliza cuando el huésped solicita adelantar su fecha de llegada. Habilita el campo numérico 'Noches antes'.

2. Quedarse más tiempo (añadir noches después de la salida)

Es la extensión tradicional. El huésped decide prolongar sus días de estancia una vez que ya está alojado en el hotel. Habilita el campo numérico 'Noches después'.

3. Empezar antes y quedarse más tiempo

Una combinación de ambos casos anteriores. Expande la reserva de manera bidireccional (tanto hacia el pasado como hacia el futuro), habilitando ambos campos numéricos: 'Noches antes' y 'Noches después'.

4. Mover la estancia a diferentes fechas

Desplaza el bloque completo de pernoctaciones actuales hacia un rango de fechas totalmente distinto en el calendario.

Parámetros y reglas de negocio

El asistente cuenta con tres directivas de control en la parte inferior izquierda para mitigar conflictos operativos:

1. Recalcular precio para la nueva estancia (activo por defecto)

Fuerza al motor de reservas a aplicar los precios y tarifas vigentes en el sistema para las nuevas fechas seleccionadas.

2. Ignorar conflicto de disponibilidad

Permite al recepcionista saltarse las restricciones de cupo o bloqueos del inventario (overbooking controlado).

3. Mover la reserva actual a una habitación diferente

Si la habitación actual está comprometida para los días de la extensión, activar este check permite asignar automáticamente un cuarto distinto para el periodo prolongado.

Comportamiento y traspaso de datos de la reserva

Cuando el asistente genera la nueva reserva vinculada, el sistema aplica un tratamiento de datos estricto para asegurar la operativa de recepción y la administración interna:

1. Asignación de agencia

La nueva reserva que se extiende se asocia de forma automática a la agencia por defecto indicada en la marca del establecimiento, garantizando la correcta aplicación de las condiciones comerciales base.

2. Seguridad en campos de control (localizador y referencia)

El sistema NO copia el localizador ni la referencia de la reserva original. Este comportamiento está diseñado específicamente para evitar duplicidades o errores críticos en los procesos automatizados de facturación por localizador.

3. Ficha de huéspedes

Los huéspedes de la reserva original se copian de forma completamente íntegra al nuevo registro. Al migrar toda la información del perfil del cliente, no hace falta volver a solicitar ni picar los datos de los huéspedes en el mostrador.

4. Integración con SES.HOSPEDAJES

En estricto cumplimiento con el registro legal de viajeros, solo se enviarán los datos de los clientes el día de la primera estancia (es decir, correspondientes a la reserva original). El sistema omitirá de forma automática el envío de datos en las reservas secundarias de prolongación para evitar registros duplicados ante las autoridades.

Integración absoluta con el módulo de Gobernanta

El asistente está 100% sincronizado en tiempo real con el departamento de pisos y limpieza, adaptando los partes de trabajo de las camareras de pisos según el tipo de prolongación:

1. Extensión sobre la misma habitación

Si el huésped prolonga su estancia permaneciendo en la misma habitación, el sistema lo detecta de forma automática y no ejecuta tareas de salida (check-out) en el módulo de Gobernanta. La habitación se mantendrá simplemente bajo la rutina de limpieza de 'Cliente en casa' (repaso diario).

2. Extensión con cambio de habitación

Si debido a la disponibilidad se activa la opción de mover al huésped a una habitación diferente, el sistema sí activará las tareas de salida para el cuarto original (para que el personal la limpie a fondo para la siguiente entrada) y programará la correspondiente tarea de entrada en la nueva habitación asignada.

Trazabilidad y reservas relacionadas en el backend

Una vez confirmado el asistente, el sistema deja constancia absoluta de la operación para fines de auditoría:

1. Ficha de la reserva madre

Otra información > Prolongación

El sistema archiva de forma inalterable las fechas efectivas resultantes y abre el bloque de 'Reservas relacionadas', colocando en el campo 'Reserva posterior' el enlace directo a la nueva estancia generada.

2. Ficha de la reserva de extensión

El nuevo registro (en estado inicial de 'Entrada pendiente') muestra un banner informativo de color amarillo muy visible en la parte superior: "This reservation is an extension of R/2026/XXXXXX (Extensión de salida)."

Esto advierte de inmediato al recepcionista de que se trata de una prolongación de un cliente que ya se encuentra físicamente en el hotel.