Realizar y validar un ajuste de inventario

Realizar el recuento físico de productos del almacén y ajustar las cantidades registradas en el sistema para que coincidan con el inventario real. Permite gestionar el inventario de forma global, por ubicación padre o por ubicación concreta, generando automáticamente los movimientos de stock necesarios para corregir las diferencias.

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Antes de empezar

Antes de crear un inventario, definir el alcance del recuento que se desea realizar:

• Inventario de todos los productos: Recuento global de todos los productos almacenables, sin filtrar por ubicación.
• Inventario por ubicación padre: Recuento de todos los productos de una ubicación principal y sus sub-ubicaciones.
• Inventario por ubicación concreta: Recuento de los productos de una ubicación específica.

Nota: El nombre del inventario siempre debe empezar por 'Inventory'. Una vez validado, no se podrá modificar.

Importante (Criterios de inclusión de productos en la hoja de recuento):

• Productos activos (con o sin stock): Aparecen por defecto en la hoja, incluidos los artículos con saldo 0. Esto permite registrar mercancía localizada físicamente en el almacén que el sistema consideraba agotada.

• Productos archivados Y sin existencias (stock 0): Se ocultan automáticamente de la lista para evitar acumulación de líneas inactivas.

• Productos archivados CON existencias (stock positivo o negativo): Permanecen visibles en el recuento para permitir al equipo regularizar el saldo pendiente hasta dejar la cuenta a cero.

Paso a paso

1º Acceder a Ajustes de Inventario

Inventario > Operaciones > Ajustes de Inventario. 

Desde el módulo Inventario, acceder a la opción 'Ajustes de inventario' del menú 'Operaciones'. Desde esta pantalla se podrán ver todos los inventarios existentes y también crear nuevos, clicando en el botón 'Nuevo'.

2º Crear o abrir un inventario

Hacer clic en 'Nuevo' para crear un inventario desde cero, o seleccionar uno existente de la lista para editarlo. A continuación, completar los campos del encabezado:

• Nombre: Debe comenzar por 'Inventory' seguido de una referencia descriptiva (por ejemplo: Inventory Mayo 2025).
• Marca (campo personalizado AstroHMS): Seleccionar la marca o establecimiento al que pertenece el inventario. Permite filtrar y agrupar los inventarios por establecimiento.
• Responsable (check propietario): Indicar el usuario asignado o propietario del inventario para fines de trazabilidad. Este campo permite saber quién es el responsable del recuento.

3º Configurar el tipo de inventario

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• Inventario global: Dejar el campo 'Ubicaciones' en blanco. El sistema mostrará automáticamente todos los productos almacenables de todas las ubicaciones.
• Inventario por ubicación: Indicar la ubicación concreta en el campo 'Ubicaciones'. El sistema mostrará solo los productos almacenables de esa ubicación. Esta opción sirve tanto para ubicaciones padre como para ubicaciones específicas.

4º Rellenar las cantidades contadas

Opción A: Registro desde Escritorio (Método Tradicional)

En la columna Contado, introducir directamente las unidades recontadas físicamente para cada producto.

Nota: La columna 'A Mano' muestra siempre las cantidades actuales a día real en el sistema, independientemente de la fecha del inventario. Se debe tener en cuenta en cuenta si se está registrando un inventario de una fecha anterior.

En cada línea de producto también se puede revisar y modificar:

• Fecha programada: Fecha en la que se debe procesar el ajuste de inventario.
• Usuario: Persona responsable del recuento de esa línea concreta, para fines de trazabilidad.
• Lote/Número de serie: Si el producto está gestionado por lotes o números de serie, cada uno aparecerá en su propia línea.

Revisar indicadores: Si la cantidad contada es mayor que la de la columna A Mano, la columna Diferencia aparecerá en verde; si es menor, en rojo.

Opción B: Conteo con Dispositivo Móvil / Táctil («Contador Abierto»)

Para agilizar el recuento sobre el terreno (móvil, tablet o pda), utilizar la interfaz táctil optimizada:

1. Acceder a la vista táctil:
   • En la parte superior izquierda de la ficha del inventario, hacer clic en el botón Contador abierto.
2. Seleccionar ubicación y revisar progreso:
   • La pantalla mostrará las ubicaciones asociadas al inventario, indicando el número total de productos y cuántos han sido contados hasta el momento (ejemplo: 2 / 131 productos contados).
   • Pulsar sobre la ubicación para desplegar la lista de productos.
3. Navegación y filtrado:
   • Utilizar la barra de búsqueda superior (Buscar por nombre o referencia...) o los botones de categoría (Bar, Cervezas, Pendientes, etc.) para localizar rápidamente los artículos.
   • Los productos ya contados mostrarán el valor registrado junto a un icono de candado.
4. Introducción de cantidades (Calculadora táctil):
   • Al pulsar sobre un producto, se abrirá un teclado numérico táctil.
   • Función Calculadora: Se pueden realizar operaciones matemáticas directas. Por ejemplo, si hay varios lotes o estanterías con el mismo producto, introducir 5+5 y el sistema sumará automáticamente el total (= 10).
   • Pulsar el botón Confirm para guardar la cifra en el producto.
5. Guardar y Aplicar:
   • Al finalizar el conteo en la lista, hacer clic en el botón Guardar (ubicado en la esquina inferior izquierda) para registrar los datos.
   • Desde la pantalla principal de la vista táctil, pulsar en el botón Apply Inventory (Aplicar Inventario) para procesar las diferencias registradas.

Precisión decimal en Unidades de Medida (UdM):

• Configuración de decimales: El número de decimales permitidos al introducir cantidades (ej. kg, litros) está determinado por la configuración en Inventario > Configuración > Categorías de unidades de medida (por defecto configurado a 2 decimales).

• Aviso de seguridad «Operación no válida»: Si se introduce una cifra con más decimales de los permitidos (ej. 1,05300 kg teniendo configurado un redondeo a 2 decimales), el sistema mostrará un mensaje emergente bloqueando la acción. Este aviso no es un error del sistema, sino un control de seguridad para evitar descuadres de redondeo. Si requieres introducir más decimales, ajusta la precisión desde el menú de configuración de categorías de UdM.

5º Aplicar y validar el inventario

Una vez introducidas todas las cantidades contadas, seleccionar las líneas que se desean aplicar (se pueden seleccionarlas todas con el checkbox de cabecera). Hacer clic en el botón 'Aplicar todo' o aplicar línea por línea individual según necesidad.

En caso de tener conflictos de stock, el sistema mostrará una ventana emergente donde se podrá indicar una referencia o motivo del ajuste. Por defecto aparece la fecha del día. Hacer clic en 'Aplicar' para confirmar.

Importante: Una vez validado el inventario, no se podrá modificar. Es necesario asegurarse de que todas las cantidades están correctamente introducidas antes de aplicar.

Al validar, el sistema genera automáticamente los movimientos de stock (líneas de movimiento de existencias) necesarios para corregir las diferencias entre las cantidades contadas y las cantidades registradas en el sistema.

6º Pasar a hecho y revisar movimientos

Tras validar el inventario, clicar en 'Pasar a hecho' para acceder a los movimientos de stock que se han generado como resultado del ajuste. Estos movimientos también se pueden consultar desde Inventario > Informes > Historial de movimientos.

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7º Imprimir o exportar

Una vez dentro del ajuste de inventario, se puede imprimir o exportar tanto la hoja de recuento como el inventario valorado (consumo de Economato).

Hoja de recuento

Desde el inventario, hacer clic en el icono de Acciones  y seleccionar la opción 'Hoja de conteo', desde el desplegable de 'Impresión'. Se abrirá el diálogo de impresión para poder imprimir o exportar la hoja de recuento.

El momento de imprimir la hoja depende de cómo trabaje el equipo responsable del recuento:

• Antes de introducir las cantidades en el sistema: Imprimir la hoja en blanco y usarla como soporte físico para apuntar las unidades contadas durante el recuento. Una vez terminado, introducir los datos en el sistema a partir de la hoja impresa.
• Después de introducir las cantidades en el sistema: Si el recuento se realiza directamente desde un dispositivo (móvil, tablet u ordenador), imprimir la hoja una vez completado el conteo como registro físico o para revisión.

Informe valorado (consumo)

Desde el ajuste de inventario, clicar en el icono de Acciones  y, dentro de la opción 'Imprimir', hacer clic en 'Inventario valorado (consumo)' para poder exportar o imprimir el consumo de Economato.