Realizar y validar un ajuste de inventario

Realizar el recuento físico de productos del almacén y ajustar las cantidades registradas en el sistema para que coincidan con el inventario real. Permite gestionar el inventario de forma global, por ubicación padre o por ubicación concreta, generando automáticamente los movimientos de stock necesarios para corregir las diferencias.

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Inventario > Operaciones > Ajustes de Inventario

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Antes de empezar

Antes de crear un inventario, define el alcance del recuento que deseas realizar:

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• Inventario de todos los productos: recuento global de todos los productos almacenables, sin filtrar por ubicación.
• Inventario por ubicación padre: recuento de todos los productos de una ubicación principal y sus sububicaciones.
• Inventario por ubicación concreta: recuento de los productos de una ubicación específica.

Nota: El nombre del inventario siempre debe empezar por 'Inventory'. Una vez validado no se podrá modificar.

Paso a paso

1º Acceder a Ajustes de Inventario

Dirígete a Inventario > Operaciones > Ajustes de Inventario. Desde esta pantalla podrás ver todos los inventarios existentes y crear nuevos.

2º Crear o abrir un inventario

Haz clic en 'Nuevo' para crear un inventario desde cero, o selecciona uno existente para editarlo. A continuación, completa los campos del encabezado:

• Nombre: debe comenzar por 'Inventory' seguido de una referencia descriptiva (por ejemplo: Inventory Mayo 2025).
• Marca (campo personalizado AstroHMS): selecciona la marca o establecimiento al que pertenece el inventario. Permite filtrar y agrupar los inventarios por establecimiento.
• Responsable (check propietario): indica el usuario asignado o propietario del inventario para fines de trazabilidad. Este campo permite saber quién es el responsable del recuento.

3º Configurar el tipo de inventario

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• Inventario global: Deja el campo Ubicaciones en blanco. El sistema mostrará automáticamente todos los productos almacenables de todas las ubicaciones.
• Inventario por ubicación: Indica la ubicación concreta en el campo Ubicaciones. El sistema mostrará solo los productos almacenables de esa ubicación. Esta opción sirve tanto para ubicaciones padre como para ubicaciones específicas.
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4º Rellenar las cantidades contadas

En la columna 'Contado', introduce las unidades que has recuento físicamente para cada producto.

Nota: La columna 'A Mano' muestra siempre las cantidades actuales a día real en el sistema, independientemente de la fecha del inventario. Tenlo en cuenta si estás registrando un inventario de una fecha anterior.

En cada línea de producto puedes también revisar y modificar:

• Fecha programada: fecha en la que se debe procesar el ajuste de inventario.
• Usuario: persona responsable del recuento de esa línea concreta, para fines de trazabilidad.
• Lote / Número de serie: si el producto está gestionado por lotes o números de serie, cada uno aparecerá en su propia línea.

Nota: Si la cantidad contada es mayor que la cantidad a mano, la columna Diferencia aparecerá en verde. Si es menor, aparecerá en rojo.

5º Validar el inventario

Una vez introducidas todas las cantidades contadas, selecciona las líneas que deseas aplicar (puedes seleccionarlas todas con el checkbox de cabecera) y haz clic en el botón Aplicar todo.

El sistema mostrará una ventana emergente donde podrás indicar una referencia o motivo del ajuste. Por defecto aparece la fecha del día. Haz clic en Aplicar para confirmar.

Importante: Una vez validado el inventario no se podrá modificar. Asegúrate de que todas las cantidades están correctamente introducidas antes de aplicar.

Al validar, el sistema genera automáticamente los movimientos de stock (líneas de movimiento de existencias) necesarios para corregir las diferencias entre las cantidades contadas y las cantidades registradas en el sistema.

6º Pasar a hecho y revisar movimientos

Tras validar el inventario, haz clic en Pasar a hecho para acceder a los movimientos de stock que se han generado como resultado del ajuste. Estos movimientos también se pueden consultar desde Inventario > Informes > Historial de movimientos.

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7º Imprimir la hoja de recuento

Desde el inventario, haz clic en el icono de Acciones y selecciona la opción Count Sheet (indicada con el icono de impresión). Se abrirá el diálogo de impresión para que puedas imprimir la hoja de recuento en la impresora que prefieras.

El momento de imprimir la hoja depende de cómo trabaje el equipo responsable del recuento:

• Antes de introducir las cantidades en el sistema: imprime la hoja en blanco y úsala como soporte físico para apuntar las unidades contadas durante el recuento. Una vez terminado, introduce los datos en el sistema a partir de la hoja impresa.
• Después de introducir las cantidades en el sistema: si el recuento se realiza directamente desde un dispositivo (móvil, tablet u ordenador), imprime la hoja una vez completado el conteo como registro físico o para revisión.