Caso de uso: Revisión y Gestión de Solicitudes de Existencias – Responsable de Economato

🧭 Transferencias

El Responsable de Economato es el encargado de revisar, gestionar y validar las solicitudes de existencias enviadas por los Jefes de Departamento. 

Desde esta interfaz, puede autocompletar transferencias internas, autocompletar compras, aprobar o rechazar las solicitudes, optimizando el flujo de stock y asegurando el abastecimiento de cada departamento.


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Proceso de Revisión de Solicitudes

1. Acceso a la Lista de Solicitudes

El Responsable de Economato debe ingresar al módulo de Gestión de Stock dentro del sistema y dirigirse a la sección de Solicitudes de Existencias Confirmadas.

2. Visualización de Disponibilidad de Stock

Cada solicitud de existencias se presenta en una lista con detalles sobre los productos solicitados, su ubicación de origen y su disponibilidad.

  • Línea en Verde: Indica que hay stock suficiente en la ubicación origen y puede realizarse la transferencia interna.
  • Línea en Rojo: Indica que no hay stock suficiente, por lo que es necesario gestionar una compra o fabricación.

3. Autocompletar Solicitudes (Paso Obligatorio Antes de la Aprobación)

Antes de aprobar o rechazar una solicitud, el Responsable de Economato debe ejecutar el proceso de autocompletado, el cual asigna automáticamente los productos disponibles según su ubicación y necesidad.

Nota: Este proceso no confirma la transferencia ni la compra, solo verifica y sugiere la mejor manera de abastecer la solicitud.

Opciones de Autocompletado

  • Autocompletar Transferencias Internas
    • Si el stock está disponible en la ubicación origen, se asignará automáticamente para la transferencia interna.
    • Una vez completado, la línea seguirá en verde, indicando que el stock está listo para ser aprobado.
  • Autocompletar Compras
    • Si no hay suficiente stock en la ubicación origen (línea en rojo), el sistema sugerirá una compra al proveedor según la configuración del producto.
    • Se puede modificar el pedido antes de la aprobación.

4. Selección de Múltiples Solicitudes para Compra

En caso de que varias solicitudes requieran compras, el Responsable de Economato puede seleccionar múltiples solicitudes y agruparlas en un solo pedido si los productos pertenecen al mismo proveedor.

Si los productos provienen del mismo proveedor: Se generará un único pedido consolidado, optimizando costos y tiempos de abastecimiento.

Si los productos pertenecen a diferentes proveedores: Se generarán pedidos separados según la configuración de cada producto.

Nota: La agrupación de solicitudes en un solo pedido facilita la gestión con los proveedores y evita compras fraccionadas innecesarias.

5. Aprobación o Rechazo de la Solicitud

Aprobar la Solicitud

  • Si la solicitud está correctamente autocompletada, el Responsable de Economato puede aprobarla.
  • En caso de transferencia interna, se ejecutará el movimiento de stock.
  • Si es una compra, se generará automáticamente el pedido al proveedor o se agrupará en un pedido consolidado si aplica.

Rechazar la Solicitud

  • Si la solicitud no es válida, el Responsable de Economato puede rechazarla, dejando una nota con el motivo.
  • El Jefe de Departamento podrá ver el motivo del rechazo y realizar una nueva solicitud si es necesario.

6. Resumen del Flujo de Trabajo

  1. Acceder a la lista de solicitudes confirmadas.
  2. Verificar stock en la ubicación origen.
  3. Ejecutar el autocompletado (transferencia interna o compra).
  4. Seleccionar múltiples solicitudes si se requiere compra.
  5. Agrupar compras en un solo pedido si coinciden los proveedores.
  6. Aprobar o rechazar la solicitud según corresponda.
  7. Si se aprueba, se ejecuta la transferencia o la compra según lo asignado.

Advertencias y Consideraciones

  • El autocompletado es obligatorio antes de la aprobación.
  • Las solicitudes con stock disponible deben priorizar la transferencia interna antes de generar una compra.
  • Los rechazos deben incluir una justificación para informar al Jefe de Departamento.
  • La consolidación de pedidos solo se realiza si todos los productos pertenecen al mismo proveedor.

Este proceso garantiza una gestión eficiente de existencias, optimizando la utilización del stock disponible y asegurando un control riguroso sobre compras y transferencias en el hotel.