Caso de uso: Realizar comprobaciones diarias
La opción "Realizar comprobaciones diarias", ubicada en el módulo PMS, permite ejecutar el proceso de Cierre del Día, consolidando información operativa y contable. Valida reservas, facturación, pagos y genera registros necesarios para cumplir con normativas y garantizar la correcta continuidad operativa.
PMS > Cierre > Realizar comprobaciones diarias
Objetivos
- Validar el estado de las reservas y sus componentes (habitaciones, extras, tasas).
- Comprobar la facturación y los pagos antes de cerrar el día.
- Generar registros automáticos para autoridades y control de caja.
- Avanzar la fecha operativa y contable del sistema.
Conceptos clave
- Fecha de Trabajo: Fecha operativa activa para registrar movimientos en el sistema.
- Fecha de Bloqueo: Fecha límite para modificaciones contables; se relaciona con el cierre contable.
- Cierre del Día: Proceso automatizado de validaciones y generación de informes clave.
- SES.HOSPEDAJES: Plataforma oficial para el envío de partes de entrada de viajeros.
- Actividad generada: Notificación creada automáticamente sobre reservas con errores o inconsistencias.
Configuraciones previas
Es necesario asegurarse de contar con las configuraciones necesarias antes de continuar el proceso. Accede a la documentación de configuración desde este enlace.
Flujo o Pasos
1º Acceder al proceso de comprobación
- Dirígete al módulo PMS.
- Haz clic en Cierre.
- Selecciona Realizar comprobaciones diarias.
2º Indicar los parámetros del cierre
- Fecha a cerrar: Es la nueva fecha de trabajo.
- Empresa y Marca a cerrar.
- Si el check de sincronización de fechas está activo, se actualizará también la fecha de bloqueo.
Validaciones realizadas
Estado de reservas
- Reservas con entrada en la fecha seleccionada: deben estar en estado "Estancia" o "No Show".
- Reservas con salida: deben estar en estado "Fuera".
Facturación y pagos
- Verifica facturas de alojamiento y extras de las reservas con salida ese día.
- Comprueba que los pagos estén registrados correctamente.
- Revisa si se ha generado la Tasa Turística (si aplica según CC.AA.).
Importante: Se omiten reservas cuya facturación está configurada a través de una Agencia.
Nota: Si las facturas tienen fecha de vencimiento posterior a la de emisión (ej. +30 días), se podrá cerrar el día sin error, según lo configurado.
Verificaciones adicionales
- Generación de Tasa Turística: Verifica en Extras o en Facturas Simplificadas, si se usa PdV en Recepción.
- Habitación asignada: Todas las líneas de habitación deben tener una habitación asignada.
- Gestión de Overbooking: Asegurarse de registrarlo correctamente en la pestaña correspondiente.
Resultados del procedimiento
- Generación y envío a SES.HOSPEDAJES, si está configurado correctamente.
- Registro de control de cierre de caja, útil para recepción y bar.
- Avance de la Fecha de Trabajo.
- Avance opcional de la Fecha de Bloqueo (si el check está marcado).
Nota: Si se intenta avanzar la fecha de bloqueo, el sistema no permitirá cerrar si existen facturas en estado borrador hasta esa fecha.
Notificaciones de error
Importante: No son errores del sistema. Son avisos generados para alertar sobre inconsistencias que deben corregirse manualmente.
¿Qué sucede si hay errores?
- El sistema generará actividades en las reservas que presenten incidencias.
- Debes acceder a la reserva, revisar el chatter y marcar la actividad como hecha una vez solucionado.
- Luego, vuelve a ejecutar el proceso de cierre.
Ejemplos de actividades generadas
- Estado de reserva incorrecto (ej. "Pendiente", "Esperando Llaves").
- Extras sin facturar (revisar todas las páginas si hay muchos).
- Líneas de alojamiento sin habitación asignada.
- Alojamiento sin facturar.
- Tasa turística no generada en reservas donde es obligatoria.
El sistema valida todos los requisitos de cierre del día, genera los registros necesarios, actualiza la fecha de trabajo y —si corresponde— la fecha de bloqueo, dejando el sistema operativo para la siguiente jornada.