Caso de uso: Fechas de Bloqueo / Cierre en Contabilidad

🧭 Facturación

Las Fechas de Bloqueo en el módulo de Facturación de Astro HMS permiten establecer límites temporales a la creación o modificación de asientos contables y facturas.

Su finalidad es garantizar la integridad de la información contable y evitar modificaciones posteriores a un período ya revisado, cerrado o declarado ante la administración.

Facturación  → Contabilidad → Lock Dates

Tipos de fechas de bloqueo

Astro HMS permite definir tres niveles de bloqueo para cubrir las distintas etapas del proceso contable:

1. Fecha de bloqueo para todos los usuarios

  • Campo: Fecha de bloqueo (para todos los usuarios)
  • Función: impide que cualquier usuario, incluidos los administradores, cree, modifique o elimine asientos contables con una fecha anterior a la indicada.
  • Uso habitual: se configura tras el cierre definitivo de un ejercicio o período contable, cuando ya se han realizado todas las validaciones y comprobaciones.

2. Fecha de bloqueo para usuarios no asesores

  • Campo: Fecha de bloqueo (para usuarios no asesores)
  • Función: restringe la modificación de asientos anteriores a la fecha indicada únicamente para usuarios sin permisos de asesor contable.
  • Uso habitual: permite que el equipo contable o la asesoría dispongan de acceso temporal para realizar ajustes, mientras el resto de usuarios no puede modificar períodos cerrados.

3. Fecha de bloqueo de impuestos

  • Campo: Fecha de bloqueo de impuestos
  • Función: bloquea cualquier modificación en facturas o asientos que afecten a los impuestos declarados hasta la fecha indicada.
  • Uso habitual: se establece tras la presentación de los modelos tributarios (IVA, IRPF, etc.) para asegurar la coherencia entre la contabilidad y las declaraciones presentadas.


Ejemplo Práctico

Si la empresa presenta la declaración de IVA del segundo trimestre el 20 de julio de 2025, se recomienda:

  • Configurar la fecha de bloqueo de impuestos en 30/06/2025, para evitar cambios en el periodo declarado.
  • Una vez revisada toda la contabilidad del trimestre, establecer la fecha de bloqueo para todos los usuarios también en 30/06/2025.

Recomendaciones

  • Definir las fechas de bloqueo únicamente tras validar conciliaciones y asientos contables.
  • Utilizar la fecha de bloqueo para usuarios no asesores durante la fase de revisión interna.
  • Aplicar la fecha de bloqueo total una vez cerrado el período o ejercicio.
  • Registrar los cambios de fechas como parte del control interno y trazabilidad contable.