Configurar el texto de protección de datos que firma el huésped en el quiosco

Cómo configurar el texto de protección de datos que el huésped lee y acepta antes de firmar el check-in en el quiosco, y cómo comprobar de un vistazo que está saliendo de verdad en la pantalla.

Ficha de la empresa (o del hotel) > pestaña GDPR

Cuándo aplica

Cuando hay que dar de alta la cláusula de protección de datos por primera vez, cuando cambia el texto legal, o cuando alguien avisa de que en la tablet no sale nada al firmar.

Conviene revisarlo siempre que se toque esta configuración, por un motivo: si la cláusula no está bien puesta, el check-in sigue funcionando con normalidad y el huésped firma igual, sin ver ningún texto. No aparece ningún error en la pantalla.

Pasos

1º Comprobar en qué estado está

Abrir la ficha del hotel o de la empresa y entrar en la pestaña GDPR. Arriba hay un aviso de color que dice si el quiosco está mostrando el texto:

La pestaña está siempre visible, también cuando algo falla.

2º Dar de alta el texto

El texto se guarda en la ficha de la empresa. Desde la ficha del hotel hay un enlace directo que lleva hasta allí.

En la lista de documentos, añadir una línea y rellenar:

• Nombre: cómo lo reconocerá el personal del hotel, por ejemplo Cláusula de protección de datos 2026.
• Tipo: elegir Tratamiento de datos. Es el que hace que el quiosco muestre el texto antes de la firma.
• Versión: número de la versión del texto legal. Si más adelante cambia, se sube el número y queda registrado qué versión aceptó cada huésped.
• Texto de la casilla: la frase corta que acompaña a la casilla que marca el huésped. Viene rellenada por defecto y se puede cambiar.
• Actividad de privacidad: el tratamiento al que corresponde.

El contenido largo de la cláusula, el texto legal completo que lee el huésped, se edita dentro del propio documento.

3º Guardar y volver a mirar el aviso

Tras guardar, el aviso de la pestaña debe pasar a verde. Ese es el único indicador de que la pantalla del quiosco mostrará la cláusula.

4º Añadir el texto de comunicaciones comerciales (opcional)

Se puede añadir un segundo documento de tipo Comunicaciones comerciales. Es el que permite al huésped aceptar recibir ofertas y novedades, y queda reflejado en su ficha de cliente.

Este documento no sustituye al de tratamiento de datos: si solo se da de alta el de comunicaciones comerciales, el aviso seguirá en rojo y la tablet seguirá sin mostrar la cláusula obligatoria.

Resultado esperado

El aviso de la pestaña GDPR está en verde, y al hacer un check-in en el quiosco el huésped ve el texto de protección de datos con su casilla de aceptación antes de firmar.

Lo que acepta cada huésped queda registrado: en la ficha del cliente hay un apartado de Consentimientos con todo lo aceptado o retirado y su fecha, y la ficha del huésped de la reserva muestra su estado.

Casos particulares

Cambiar la cláusula más adelante

• Para corregir una errata o un dato menor: editar el documento y dejar la misma versión.
• Para un cambio real del texto legal: subir el número de versión. Los consentimientos ya firmados se conservan asociados a la versión que aceptó cada huésped, que es lo que interesa si algún día hay que justificarlo.

Establecimientos con varias marcas o empresas

Los textos se definen por empresa y no se comparten entre ellas: si el grupo tiene varias, cada una necesita el suyo. Cada hotel hereda el de su empresa, y en su pestaña GDPR se ven, en solo lectura, exactamente los textos que se mostrarán al huésped en ese establecimiento.

Aviso importante: retirar un documento (desmarcarlo como activo) hace que el quiosco deje de mostrar la cláusula inmediatamente. Si era el único de tratamiento de datos, los huéspedes pasarán a firmar sin verla y el aviso de la pestaña se pondrá en rojo.