Variación de existencias

Este documento describe el proceso de contabilización automática que AstroHMS realiza al validar un ajuste de inventario (cierre de inventario) en el módulo de Inventario. Tiene como objetivo explicar qué cuentas contables intervienen, cómo deben configurarse en las categorías de producto y qué asientos genera el sistema de forma automática.

Nota: La configuración de las cuentas contables se realiza una única vez en cada categoría de producto. Una vez parametrizado correctamente, el sistema genera los asientos de variación de existencias de forma automática en cada cierre.

Variación de existencias

Según el Plan General Contable (PGC), al cierre de cada ejercicio o período es obligatorio realizar un inventario físico de las existencias y contabilizar el correspondiente asiento de variación de existencias. Este ajuste puede originar un ingreso o un gasto según la evolución del stock.

Cuentas que intervienen

Las existencias de mercaderías se recogen en el Grupo 3 del PGC. La cuenta más habitual en el sector hotelero (economato) es:

Nota: Para existencias de materias primas (subgrupo 31) se utiliza la cuenta 611; para otros aprovisionamientos (subgrupo 32), la 612. En un hotel estándar, la cuenta 300/610 es la más frecuente.

Mecánica del asiento de cierre

La regularización de existencias se realiza siempre en dos apuntes simultáneos, nunca por diferencia:

Resultado según la variación

Configuración propiedades de la cuenta

Las cuentas contables que el sistema utilizará para generar los movimientos automáticos se definen en la ficha de cada categoría de producto. La ruta de acceso es: Inventario > Configuración > Categorías de productos > {Categoría seleccionada} > Propiedades de la cuenta

La sección Propiedades de la cuenta contiene los siguientes campos configurables:

Ejemplo de configuración por tipo de categoría

A continuación se muestra una configuración de referencia para las categorías más habituales en el economato de un hotel:

Requisitos previos

• Verificar que todas las entradas y salidas del período están registradas en el módulo de Inventario (recepciones de pedidos, traspasos, autoconsumos, mermas).
• Comprobar que los productos están correctamente asignados a su categoría y que dicha categoría tiene configuradas las Propiedades de la cuenta.
• Realizar el conteo físico del stock en almacén y preparar el listado de existencias finales.

Paso a paso cierre de inventario

1º Acceder a los ajustes de inventario

Inventario > Operaciones > Ajustes de inventario

Desde el módulo inventario, en el menú 'Operaciones', acceder a la opción 'Ajustes de inventario'.

2º Crear un nuevo ajuste de inventario

Crear un nuevo ajuste de inventario clicando en el botón 'Nuevo'. Seleccionar si aplica a todos los productos, o a una ubicación padre o a una ubicación hija. Y clicar en el botón 'Iniciar ajuste'.

3º Introducir las cantidades

Tras terminar el proceso de ajuste, aparecerá en la parte superior de la ficha el número de filas de productos relacionados.

Al clicar sobre este botón de 'Ajustes', se abrirá automáticamente el listado de productos relacionados con este ajuste de inventario. En este listado, introducir las cantidades físicas contadas para cada producto en la columna 'Cantidad contada'.

4º Revisar las diferencias

Revisar las diferencias entre el stock del sistema y el stock físico contado desde la columna 'Diferencia'.

5º Validar el ajuste de inventario

Regresar a la ficha del Ajuste de inventario y pulsar 'Pasar a hecho'. En este momento AstroHMS genera automáticamente los asientos contables de variación de existencias. La ficha quedará en estado 'Hecho'.

Nota: Una vez validado el ajuste de inventario, el sistema genera en contabilidad los movimientos automáticos usando las cuentas configuradas en la categoría de cada producto. No es necesario crear los asientos manualmente.

6º Asiento generado

Tras validar el ajuste, el sistema de AstroHMS genera automáticamente dos líneas de asiento por cada categoría de producto con diferencias de stock:

Ejemplo práctico

A continuación se muestra un ejemplo completo de cierre de inventario en un hotel con tres categorías de producto. Se incluyen los dos escenarios posibles: incremento de stock y reducción de stock.

Contexto del ejemplo

Hotel con cierre de inventario a 31 de diciembre. Se han contado físicamente tres almacenes: Cocina (Alimentación), Bar (Bebidas) y Economato General (Suministros). La configuración de cuentas en cada categoría es la siguiente:

Datos del inventario físico

Caso 1. Alimentación: inventario final MAYOR que el inicial

El stock de cocina ha aumentado en 1.200 €, lo que significa que hay más mercancía en almacén de la que había al inicio. Esto genera un ingreso en la cuenta de resultados.

Asiento generado automáticamente por AstroHMS:

Resultado

La cuenta 610 queda con saldo acreedor de 1.200 €. Supone un ingreso que incrementa el resultado del ejercicio.

Caso 2. Bebidas: inventario final MENOR que el inicial

El stock de bar ha disminuido en 850€. Puede deberse a consumos no registrados, mermas o roturas. Genera un gasto adicional en la cuenta de resultados.

Asiento generado automáticamente por AstroHMS:

Resultado

La cuenta 610 queda con saldo deudor de 850 €. Supone un gasto que reduce el resultado del ejercicio.

Caso 3. Suministros: sin variación

El stock de suministros coincide exactamente entre el inicio y el final del período. No se genera ningún impacto en resultados, aunque el sistema igualmente registra los dos apuntes de anulación y restablecimiento por el mismo importe.

Resultado

La cuenta 612 queda con saldo cero. No hay impacto en el resultado del ejercicio.

Resumen global del cierre

Impacto neto en la cuenta de resultados tras el cierre de los tres almacenes:

Verificación de los asientos generados

Una vez validado el ajuste de inventario, se puede verificar el resultado contable desde dos rutas:

1. Desde el módulo de Facturación

Facturación > Contabilidad > Apuntes contables

Filtrar por fecha de cierre

Desde el recuadro de búsqueda superior, crear un filtro personalizado con la fecha del cierre para facilitar la búsqueda.

Filtrar por cuenta

Filtrar también por cuenta 300 o 610 para revisar los movimientos generados.

2. Desde el ajuste de inventario

Inventario > Operaciones > Ajustes de inventario > {Ajuste validado}

Consultar el botón o enlace de Asientos contables vinculados al ajuste.

Nota: Si un producto no genera asiento al validar el ajuste, revisar que su categoría tiene correctamente configurado el campo 'Cuenta de gastos'. Si este campo está vacío, el sistema no puede generar el movimiento automático.

Errores frecuentes y resolución

Checklist de Configuración

Antes de realizar el primer cierre de inventario, verificar que se han completado los siguientes puntos:

• Todas las categorías de producto del economato tienen configuradas las Propiedades de la cuenta.
• El campo Cuenta de gastos contiene la cuenta de variación de existencias del Grupo 61 (610, 611 o 612 según el tipo de mercancía).
• El campo Cuenta de ingresos contiene la cuenta de ventas correspondiente (700 u otras del Grupo 7).
• Todos los movimientos de stock del período (recepciones, traspasos, mermas) están registrados y validados.
• Se ha realizado el conteo físico de existencias y se dispone del listado para introducir en el ajuste de inventario.

Nota: Se recomienda realizar el ajuste de inventario al final de cada período (mensual o anual) y antes de cualquier cierre contable formal, para garantizar que la cuenta de balance 300 refleja el valor real del stock.