Caso de uso: Posibles causas de descuadre entre el Balance y el Informe de Pérdidas y Ganancias

Cuando el Balance de Sumas y Saldos no coincide con el informe de Pérdidas y Ganancias (PyG) a una fecha determinada, normalmente el origen del descuadre se encuentra en diferencias de fechas, cuentas mal imputadas o movimientos pendientes de contabilizar.

Ejemplo:

Facturación > Informes > [MIS] Informes MIS

A continuación se detallan los puntos más habituales a revisar para localizar el origen del problema.

1. Cuenta 129000: Resultado del ejercicio

La cuenta 129000 – Resultado del ejercicio recoge el beneficio o la pérdida generada durante el ejercicio económico. Para evitar descuadres entre el Balance y el PyG, es imprescindible realizar la distribución del resultado una vez finalizado el periodo correspondiente.

En el caso de ejercicios partidos (por ejemplo, ejercicios fiscales que no coinciden con el año natural) o cierres semestrales, es obligatorio efectuar la regularización y distribución del resultado a fecha 30/06 de cada año, o en la fecha de cierre definida por la organización.

¿Qué implica esta distribución?

• Traspasar el saldo de la cuenta 129000 a las cuentas de reservas, excedentes, resultados de ejercicios anteriores u otras cuentas patrimoniales definidas por el plan contable de la empresa.
• Registrar los asientos de distribución según las normas contables aplicables, evitando que el saldo de la 129000 permanezca sin movimiento cuando ya corresponde asignarlo.
• Garantizar que el resultado del ejercicio previo no siga afectando al PyG del ejercicio en curso.

Consecuencia de no realizarla

Si la distribución no se realiza correctamente:

• El Balance mostrará un saldo acumulado en la 129000.
• El PyG no cuadrará con el resultado esperado.
• Se producen diferencias visibles entre ambos informes a la misma fecha.

2. Cuentas de ingresos y gastos (Grupos 6 y 7)

Es la causa más frecuente de descuadres entre PyG y Balance.

Revisa si existen:

• Gastos o ingresos con fechas incorrectas (por ejemplo, del mes siguiente).
• Facturas duplicadas o registradas dos veces mediante procesos distintos.
• Asientos que pertenecen a otro ejercicio, pero han sido imputados en el actual.
• Asientos incompletos o descuadrados, que afectan solo a una parte del resultado.

En la mayoría de los casos, un movimiento de los grupos 6 o 7 con una fecha errónea basta para que el PyG no coincida con el Balance.

3. IVA y retenciones (Cuentas 470, 472, 475, 477)

Los impuestos representan otra fuente habitual de diferencias.

Comprueba:

• Que el IVA soportado o repercutido no esté contabilizado erróneamente como gasto/ingreso.
• Que todas las cuentas de IVA estén conciliadas y con saldo correcto.
• Que las fechas del IVA coincidan con las fechas de las facturas asociadas.
• Que las retenciones estén correctamente imputadas al periodo que corresponde.

Un IVA mal fechado o asignado a la cuenta incorrecta puede provocar diferencias tanto en el resultado como en el balance total.

4. Periodificaciones (Cuentas 480 y 485)

Las periodificaciones permiten diferir ingresos o gastos al ejercicio correcto.

Revisa que:

• Los gastos anticipados (480) estén correctamente repartidos en los meses correspondientes.
• Los ingresos anticipados (485) no estén afectando a un periodo equivocado.
• No existan periodificaciones incompletas o sin su contrapartida.

Si una periodificación está registrada, pero su gasto/ingreso asociado no lo está, aparecerá un descuadre evidente.

5. Clientes y proveedores (430, 400, 410…)

Errores en facturas o asientos pendientes también generan diferencias.

Comprueba:

• Facturas registradas pero no contabilizadas (o viceversa).
• Facturas contabilizadas con fecha incorrecta (por ejemplo, una factura del 31/12 que aparece como registrada el 01/01).
• Movimientos duplicados en facturas rectificativas o abonos.
• Anticipos mal imputados que afectan a la cuenta de resultado.

6. Otros casos a considerar

Aunque menos frecuentes, también conviene revisar:

• Asientos manuales sin contrapartida, que afectan solo a un lado del balance.
• Regularizaciones del ejercicio no ejecutadas o repetidas.
• Diferencias arrastradas de ejercicios anteriores, que se muestran por primera vez al comparar informes.
• Errores en cuentas puente, traspasos de cierre o reapertura del ejercicio mal realizados.

Resumen

Si el Balance y el PyG no coinciden, normalmente el origen se encuentra en: 

•  Fechas incorrectas 
• Movimientos duplicados 
• Impuestos mal contabilizados 
• Periodificaciones mal imputadas 
• Facturas pendientes o mal fechadas 

La revisión sistemática de los puntos anteriores permite localizar y corregir rápidamente el origen del descuadre.