Identificación de una Agencia

Para indicar a la plataforma que un contacto corresponde a una agencia, se debe habilitar la opción correspondiente en su ficha de contacto.

1. Accede al módulo de Contactos.
2. Abre la ficha del contacto deseado.
3. En la pestaña PMS, activa el check “Agencia”.

Al hacerlo, el sistema identificará automáticamente este contacto como una agencia de viajes o touroperador.

Facturación

Concepto Facturable a

El campo Facturable a permite definir a quién se deben dirigir las facturas generadas a partir de las reservas asociadas a la agencia.

Las opciones disponibles son:

• Agencia:
  • La factura se emite a nombre de la agencia.
  • Si no se ha especificado un huésped, el campo Cliente se completará con la agencia.
• Huésped:
  • La factura se emite directamente al huésped.
  • Si no hay un cliente asignado, el sistema utilizará los datos del huésped como cliente.
• Excluir de la Facturación:
  • Las reservas asociadas a esta agencia no se tendrán en cuenta en el proceso de facturación, aunque seguirán considerándose dentro de los informes de producción.
  • El estado de facturación de las reservas será siempre “Nada que facturar”.
• Excluir de Facturación y Producción:
  • Las reservas con esta configuración no se incluirán ni en el proceso de facturación ni en los informes de producción.
  • Este modo es útil para agencias o integraciones que generan reservas informativas, bloqueos técnicos o test de canales, evitando que afecten a la contabilidad o estadísticas.
  • El estado de facturación también será “Nada que facturar”.
    

Condiciones de Pago

En la ficha de la agencia es posible definir plazos de pago personalizados.

Estos plazos se aplicarán automáticamente a las facturas generadas para reservas de dicha agencia, independientemente de si se facturan al huésped o a la propia agencia.

Agrupación de Venta de reservas

El sistema permite definir cómo se agruparán las reservas al generar la facturación de una agencia.

Esta configuración es especialmente importante para touroperadores (TTOO), donde es habitual emitir facturas conjuntas.

Las opciones de agrupación disponibles son:

• Localizador
• Localizador y fecha de llegada
• Tarifa
• Reserva
• Fecha de llegada y fecha de salida
• Fecha de llegada, fecha de salida y tipo de habitación
• Fecha de llegada, fecha de salida y producto
• Grupos

Si este campo se deja en blanco, el sistema agrupará todas las reservas de la agencia sin aplicar ningún criterio de localizador o fechas.

Comentarios en Facturas

Es posible añadir comentarios personalizados que se incluirán automáticamente en las facturas emitidas a una agencia.

• Campo: Comentario de Facturas
  El texto introducido en este campo se mostrará únicamente en las facturas emitidas hacia esa agencia.
• Check Forzar en Facturas de Clientes:
  Si se activa, el comentario se aplicará también en las facturas emitidas a los huéspedes vinculados a dicha agencia.

Contratos por Marca

Una misma agencia puede contar con diferentes contratos según la Marca.

Esta configuración se puede realizar tanto desde la ficha de la agencia como desde el propio contrato.

Dentro de la tabla de contratos se debe indicar:

• Marca
• Contrato asociado

Además, si existen Términos y Condiciones específicos por Marca o Contrato, pueden asignarse directamente en cada línea de la tabla.

De esta forma, el sistema aplicará automáticamente los Términos y Condiciones correspondientes según la Marca, el Contrato y la Agencia.

Temporalidad de los Contratos

Los contratos pueden configurarse con vigencia por temporada, definiendo los campos:

• Fecha de inicio
• Fecha de fin

Esto permite gestionar contratos de manera flexible y adaptada a distintos periodos del año.

Tipos de Agencias

IMSERSO

Astro HMS incluye una configuración específica para agencias IMSERSO, que habilita funcionalidades y condiciones particulares para este tipo de reservas.

Entre ellas se incluyen opciones especiales y parámetros adaptados a las necesidades de este programa.