Caso de uso: Crear y gestionar contactos

🧭 PMS,Compras,Inventario,Contactos

Este caso de uso describe el proceso para crear y administrar contactos en Astro HMS, incluyendo clientes, proveedores, huéspedes, agencias o empresas relacionadas. Explica las secciones del formulario de contacto y los campos más relevantes que afectan a ventas, compras, contabilidad y PMS.

Contactos > Gestión de contactos > Crear y editar contacto

Objetivos

  • Crear un contacto nuevo (individual o compañía).
  • Comprender la estructura del formulario de contacto.
  • Gestionar información de venta, compra, contabilidad y PMS.
  • Relacionar subcontactos y direcciones.

Conceptos clave

  • Contacto individual: Persona física asociada a una empresa o registrada de forma independiente.
  • Compañía: Entidad jurídica que agrupa varios contactos (empleados, departamentos, sedes).
  • Subcontactos: Contactos dependientes de una compañía principal, vinculados mediante jerarquía.
  • PMS: Módulo del sistema orientado a la gestión hotelera (huéspedes, agencias, reservas).

Configuraciones previas

No se requieren configuraciones previas obligatorias.

Sin embargo, para visualizar las secciones contables es necesario contar con permisos de contabilidad.

Crear un contacto

  1. Puedes crear un contacto desde:
    • El módulo Contactos.
    • Cualquier formulario del sistema (como una reserva o factura) escribiendo el nombre y seleccionando “Crear” o “Crear y Editar”.
    Nota: Esta opción permite registrar un nuevo contacto directamente desde cualquier proceso del sistema.
  2. Indica si el contacto será:
    • Individual, si se trata de una persona física.
    • Compañía, si representa una empresa.
  3. Añade los datos básicos del contacto:
    • Nombre o razón social
    • Dirección
    • Teléfono y correo electrónico
    • CIF/NIF u otro identificador fiscal

Pestañas del formulario de contacto

Contactos y Direcciones

Permite añadir subcontactos relacionados, como empleados o sedes.

Estos contactos se vinculan jerárquicamente al contacto principal.

Venta y Compra

Incluye información comercial relevante:

  • Condiciones de pago y plazos.
  • Política de entrega.
  • Lista de precios y métodos de envío.
  • Proveedor predeterminado (en caso de compras).

Importante: Los datos definidos aquí pueden afectar directamente las facturas y los pedidos de venta o compra.

Facturación / Contabilidad

Contiene información contable:

  • Cuentas bancarias.
  • Asientos contables asociados.
  • Configuración de impuestos y cuentas por cobrar/pagar.

Nota: Esta sección solo es visible para usuarios con permisos contables.

Importación de facturas de vendedor

[pendiente de validación]

To Do – Sección destinada a la carga e importación automática de facturas de proveedor.

Control de crédito

[pendiente de validación]

To Do – Configuración de límites y alertas de crédito por cliente o empresa.

Filiales

[pendiente de validación]

To Do – Relación de filiales asociadas a una compañía principal.

Notas internas

[pendiente de validación]

To Do – Espacio para anotaciones privadas o información de gestión interna.

PMS

Para contactos vinculados al módulo PMS, como:

  • Huéspedes (asociados a reservas).
  • Agencias de viaje.
  • Compañías corporativas con acuerdos de alojamiento.

Información mercantil

Sección dedicada a datos legales de la empresa:

  • Registro mercantil.
  • Número de inscripción.
  • Información sobre el capital y representantes legales.

AEAT

Configuración específica para grandes empresas o aquellas bajo el régimen SII (Suministro Inmediato de Información).

Incluye datos requeridos por la Agencia Tributaria.

Asignar un partner

[pendiente de validación]

To Do – Asociación del contacto a un partner o entidad externa.

CRM

[pendiente de validación]

To Do – Integración con el módulo CRM para seguimiento de oportunidades y leads.

EDI (Intercambio Electrónico de Datos)

[pendiente de validación]

To Do – Configuración de intercambio electrónico de documentos comerciales.