Caso de uso: Gestionar y crear un grupo

Objetivo: Crear y administrar un grupo de reservas, centralizando datos de alojamiento, facturación y servicios comunes. Permite generar varias reservas vinculadas, con control sobre precios, extras y condiciones asociadas.

PMS > Operativa > Grupos

Datos a completar en la cabecera al crear un nuevo grupo:

Deberás indicar los siguientes campos:

• Titular: Persona o entidad a quien se facturará.
• Marca: Hotel donde se alojarán los huéspedes.
• Empresa: Se asigna automáticamente al seleccionar la marca.
• Agencia: Canal o intermediario de la reserva.
• Fecha de venta: Fecha en que se generó la solicitud.
• Categoría y contrato hotel: Opcional, útil para segmentar o valorar mediante contrato.
• Fechas de llegada y salida.
• Estado del grupo: Define si se encuentra en pre-reserva, esperando o confirmado.

Importante: Si el grupo está en estado Confirmado, pero no tiene reservas creadas, restará inventario según lo indicado en la pestaña Solicitud de Alojamiento. Una vez se crean reservas reales, solo esas reservas cuentan, y no lo que se indique la pestaña de Solicitud de Alojamiento.

El estado del grupo modificará el estado de cada una de las reservas generadas, igualmente individualmente puedes modificar el estado de cada una de las reservas y no afectará a la totalidad del grupo.

Solicitud de Alojamiento

Desde este apartado puedes indicar el número de reservas a crear, junto con:

• Tipo de habitación
• Tarifa y ocupación
• Fuente del precio (por ejemplo, Lista de Precios o Precio Forzado)

Nota: Si seleccionas precios desde Lista de Precios, deberás haber asignado un contrato válido.

Podrás definir fechas de entrada y salida personalizadas por línea, además de añadir más líneas posteriormente si necesitas generar reservas adicionales.

Excepciones de Experiencia

Contamos con la capacidad de modificar o establecer excepciones en la experiencia del cliente, ya sea para una línea específica del grupo o de forma global para todas las líneas.

Excepción de la línea

En este apartado se podrá modificar la experiencia correspondiente a una de las líneas de la solicitud de alojamiento.

El sistema permitirá realizar ajustes desde la fecha de llegada y hasta un (1) día antes de la fecha de salida.

En la fecha de salida, únicamente será posible activar la casilla de “Picnic”, no siendo editables el resto de opciones.

Excepción de todas las líneas

En este apartado se podrá indicar una excepción que afecte a todas las líneas de la solicitud de alojamiento, modificando la experiencia del cliente para el día o los días especificados.

Será posible aplicar estas excepciones desde la fecha de llegada y hasta un (1) día antes de la fecha de salida.

En la fecha de salida, únicamente estará habilitada la opción de marcar la casilla de “Picnic”, sin posibilidad de modificar otros parámetros.

Extras

Se incluyen extras aplicables al grupo completo (no se copian a cada reserva individual). Se facturan si se emite una factura por la opción de grupos.

Nota

Campo para observaciones o notas, y pasará al apartado "Nota Interna" de la reserva individual.

Nota: Al crear las reservas a partir del grupo se indicará la información que indiques en este apartado. Solo al crearlo la primera vez, si lo modificas una vez creada las reservas individuales, estas no se modificarán.

Confirmación de Horas

Confirmación de Horas:  Puedes indicar horarios de llegada/salida y servicios (por ejemplo, transporte). 

🔄 Utiliza el botón Propagar para aplicar cambios a reservas ya creadas.

Nota: Al crear las reservas a partir del grupo se indicará la información que indiques en este apartado.

Reservas

Aquí verás todas las reservas generadas automáticamente. Incluye datos clave como: número de reserva, fechas, huésped principal, habitación, precios, estado y enlace directo a cada reserva.

Consejo: Puedes usar el filtro de búsqueda por grupo en la lista de reservas para localizar rápidamente las reservas vinculadas.

Otra Información

Otra Información: Precio base contrato: Solo visible si has seleccionado un contrato en la cabecera. Permite indicar un precio base especial para el grupo (al que se suman los suplementos del contrato).

Comedor

Puedes asignar un comedor concreto a todo el grupo. Al modificar este campo, puedes propagarlo a las reservas ya creadas.

Nota: Al crear las reservas a partir del grupo se indicará la infor que indiques en este apartado.

Creación de reservas

Una vez completado el formulario, pulsa Crear reservas para generar las reservas de forma automática desde la información introducida: