Configuración

El módulo MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions — reuniones, incentivos, congresos y eventos) gestiona la venta y la operativa de salones, banquetes y bodas. Esta página cubre la configuración inicial, necesaria antes de vender el primer evento.

Menú: MICE → Configuración

Salones (Function Spaces)

Menú: MICE → Configuración → Salones

Cada salón se da de alta como un salón único (un espacio que no se divide) o como una combinación de dos o más salones más pequeños (módulos). Esto es importante para salones diáfanos que se dividen con paneles móviles: un salón abierto dividido en A, B, C, D y E se puede vender como "A+B", como "C" solo, como "D+E"... y cada combinación es un registro propio con su propio precio y su propio aforo — el aforo de una combinación no es la suma de sus módulos, porque los propios paneles separadores restan espacio.

• Cada salón lleva una tabla de aforo con una fila por montaje (una capacidad distinta en teatro, en escuela, en imperial, en forma de U, en banquete...).
• Dos reservas chocan en cuanto los módulos que ocupan se solapan — reservar "A+B" bloquea automáticamente "B" y "B+C", aunque sean registros distintos.

Montajes (Layouts)

Menú: MICE → Configuración → Montajes

Catálogo de disposiciones de mesas y sillas (teatro, escuela, imperial/mesa en U, cabaret, banquete...). Cada salón declara qué aforo admite con cada montaje de este catálogo.

Tipos de evento

Menú: MICE → Configuración → Tipos de evento

Clasificación comercial del evento (boda, congreso, reunión de empresa...), para poder filtrar y analizar después.

Marcar los productos de banquetes

Cada producto que se pueda vender en una cotización de evento (alquiler de salón, comida, bebida, audiovisuales, personal extra...) debe tener marcado su "Tipo MICE" en la ficha del producto: Alquiler de salón, Tarifa por delegado, Comida, Bebida, AV y técnica, Personal u Otro. Esta marca es la que después decide en qué cuenta contable cae cada línea — sin ella, todo lo que vende banquetes se confunde con Restauración en la contabilidad.

Motivos de pérdida: Denegación o Lamento

Menú: CRM → Configuración → Motivos de pérdida

Cuando se pierde una oportunidad de evento hay que distinguir dos cosas muy distintas: una denegación (se perdió porque el salón ya estaba vendido para esa fecha — esto es lo único que justifica construir más espacio para eventos) y un lamento (se perdió por precio o porque el cliente cambió de idea). Cada motivo de pérdida tiene una casilla "MICE: denegación" para marcar cuáles cuentan como lo primero. El sistema ya trae de serie el motivo "No hay salón disponible" marcado como denegación.

Prueba del menú: ¿se cobra o va incluida?

Por defecto la prueba de menú va incluida en el precio ya acordado y no se cobra aparte. Si el hotel cobra la prueba a partir de cierto número de comensales, hay que activar esa opción en la configuración del evento correspondiente.

Nota: No hace falta tocar nada más para que el módulo funcione: la limpieza automática de los salones, la cuenta contable de cada tipo de producto y el cálculo de rentabilidad por metro cuadrado (RevPAM) ya vienen resueltos de fábrica en cuanto lo anterior está bien configurado.