Servicios externos y catering fuera del hotel

Cómo se gestionan los proveedores externos de un evento, y los eventos que se sirven fuera del hotel.

Servicios externos: DJ, floristería, fotógrafo...

Hay dos tipos de proveedor externo, y confundirlos es lo que rompe el proceso:

• Personas (el DJ, el fotógrafo): se ofrece el servicio a un proveedor de una lista ordenada por preferencia (el mismo mecanismo que usa Spa para sus masajistas externos) — se le avisa por correo con un enlace para aceptar o rechazar, y si no contesta en dos horas se pasa al siguiente de la lista.
• Suministros (flores, tarta): se gestionan como un pedido de compra normal, con la entrega programada para la hora en que se esperan en el hotel.

En los dos casos, el resultado acaba siendo una línea en la orden de servicio que dice quién llega, a qué hora y por dónde entra — para que nadie se quede en la puerta sin que recepción lo esperase, que es el fallo más típico y más evitable de un banquete.

Un evento fuera del hotel (catering)

Cuando el banquete se sirve fuera de las instalaciones, la comida sale físicamente del economato y de cocina (y a veces de bodega, lencería o mantenimiento), viaja, se consume en parte y vuelve lo que sobra. El sistema factura al evento solo el consumo real (lo que salió menos lo que volvió), no todo lo que se llevó. Un evento de catering no reserva ningún salón del hotel, pero genera igualmente su orden de servicio, sin las líneas de montaje/desmontaje (no hay ninguna sala del hotel que vestir).

Al cerrar un catering que todavía está "despachado", el sistema cuenta primero lo devuelto y lo reintegra a su departamento de origen antes de cerrar — así el coste del evento y el stock siempre cuadran entre sí.