Orden de servicio (BEO)

La orden de servicio (BEO — Banquet Event Order, "hoja de evento") es el único documento que leen cocina, camareros, el equipo de montaje y el técnico de audiovisuales. Decide si un evento vendido sale bien o sale mal.

Se genera desde el evento, una hoja por salón y servicio, con el montaje y desmontaje ya puestos y rellena con todo lo cotizado — el alquiler del salón no aparece, porque no es una instrucción para nadie.

• "Traer de la cotización" solo baja lo que todavía no está en la hoja, así que pulsarlo otra vez no duplica líneas.
• Una hoja publicada queda congelada. Si algo cambia (60 comensales pasan a ser 75, el cóctel se traslada a la terraza), no se edita la hoja ya publicada: se genera una nueva revisión, la anterior queda marcada como "Sustituida" y sigue pudiéndose consultar (alguien ya la imprimió). Lo único que sí se puede corregir en una hoja publicada son las horas reales trabajadas, hasta que se confirman.
• Mientras la hoja está en borrador, los comensales esperados/garantizados se actualizan solos si cambian en el evento. Una vez publicada, un cambio así la marca como "A revisar" y avisa al comercial del evento — hay que generar una revisión nueva o pulsar "Marcar como revisada" si el cambio no afecta realmente a la hoja.
• Cancelar el evento cancela también sus hojas de servicio (borrador y publicadas); una hoja ya sustituida se queda como está. En una hoja publicada, el responsable de cada departamento implicado recibe un aviso de que el trabajo se cancela.