Vender un evento

Cómo vender un evento MICE: desde que se crea la oportunidad hasta que queda cotizado, con su salón reservado, su bloqueo de habitaciones (si duerme en el hotel) y su anticipo cobrado.

Menú: MICE → Ventas

Crear un evento

Menú: MICE → Ventas → Eventos

Un evento nace normalmente de una oportunidad del CRM, con el cliente, las fechas y el número de comensales previsto ("Pax esperados"). El evento tiene dos estados independientes:

• Estado de venta: Tentativa → Confirmado → Cancelado. Es la parte comercial: ¿está vendido o solo reservado en opción?
• Estado de operación: Pendiente → Montando → En curso → Finalizado. Es la parte operativa: aunque el evento ya esté firmado en mayo, operativamente sigue "pendiente" hasta que llegue el sábado del montaje.

Mientras el evento está en opción se le puede poner una fecha de caducidad de la opción — pasada esa fecha, el sistema la marca como caducada para que nadie la dé por buena sin revisar.

Buscar un salón disponible

Menú: MICE → Ventas → Buscar salón

Asistente que, dadas unas fechas, un número de comensales y un montaje, muestra qué salones (o combinaciones de salones) tienen hueco y aforo suficiente.

Reservar el salón

Desde el propio evento se añaden una o varias reservas de salón (pestaña correspondiente del evento, o directamente en MICE → Operaciones → Reservas de salón), cada una con:

• El salón o la combinación de salones.
• El montaje elegido.
• Las horas que ve el cliente (de cuándo a cuándo es "su" evento) y, aparte, las horas de montaje (antes) y desmontaje (después) — un salón que se está vistiendo es un salón que nadie más puede usar, así que la disponibilidad se comprueba sobre el bloque completo, aunque el cliente solo vea el tramo central.

Si se intenta reservar algo que ya choca con otro bloque, el sistema avisa — no deja vender dos veces el mismo salón, ni una combinación que se solapa con otra ya reservada.

Generar la cotización de venta

Desde el evento, un botón arma automáticamente un presupuesto normal (sale.order) con una línea de alquiler por cada salón reservado (al precio del tramo que ocupa) y una línea por persona por lo que el cliente coma y beba. A partir de ahí es un presupuesto como cualquier otro: anticipos, condiciones de pago, envío al portal del cliente... todo funciona igual.

La tarifa por delegado (day delegate rate) es un producto, no un descuento: agrupa sala, dos pausas de café, comida y audiovisuales en un único precio por persona y por día, y se cotiza como una sola línea multiplicada por el número de asistentes — es como lo piensa el cliente y como lo cotiza la competencia.

Bloquear habitaciones para el grupo

Si el evento duerme en el hotel (una convención, una boda con invitados alojados), un botón en el propio evento crea el bloqueo de habitaciones (pms.group) con el hotel y el titular ya rellenados. Un evento solo puede tener un bloqueo de habitaciones — pulsar el botón otra vez abre el que ya existe, no crea uno nuevo.

• Las fechas del bloqueo no son exactamente las del evento: se proponen con una noche antes de la llegada y otra después de la salida (los delegados suelen llegar la noche previa a una plenaria de primera hora, y los invitados de una boda suelen quedarse a dormir después). Quien abre el asistente puede ajustarlas a mano si hace falta.
• La categoría de reserva (del tipo "GRMICE" para corporativo o "GROCI" para boda/ocio, que ya usa recepción en sus informes) depende de cómo esté configurado el Tipo de evento del evento — si ese tipo no tiene categoría configurada, el bloqueo se crea sin categoría.
• El campo del bloqueo en la ficha del evento es de solo lectura: no se puede enlazar a mano un grupo de habitaciones que ya existiera por otro lado — solo se puede crear uno nuevo con el botón.
• Cancelar el evento cancela también el bloqueo de habitaciones automáticamente (pero cancelar el bloqueo a mano no cancela el evento).

Nota: No hay ningún enlace entre la reserva de habitación de un asistente concreto y el evento: la relación existe solo a nivel del bloqueo completo. Y el botón "Ver reservas" del evento no abre reservas de PMS — abre las reservas de salón de ese evento, que es algo distinto.

Cobrar un anticipo

Igual que una reserva de habitación o un grupo, un evento permite cobrar anticipos contra la cotización ya firmada y descontarlos de la factura final. El importe que propone el sistema es siempre lo que queda por pagar (cotización con impuestos, menos lo ya cobrado). Si el anticipo lo paga alguien distinto de quien recibe la factura final (p. ej. los padres pagan la señal y la pareja recibe la factura), el anticipo se queda pendiente de aplicar hasta que a ese pagador se le facture algo, y el evento avisa de ello.

Cosas a tener en cuenta

• Un salón en MICE nunca es una habitación de huésped (pms.room) — son conceptos distintos aunque ambos se llamen "habitación" en el día a día.
• Que el evento tenga el estado de venta "Confirmado" y el de operación "Pendiente" a la vez es normal: son dos ejes distintos (lo comercial y lo operativo) y avanzan por separado.