Importar o adjuntar facturas de proveedores y acreedores

Aclararemos cómo adjuntar facturas a registros ya existentes o importar nuevas facturas recibidas de proveedores y acreedores. La funcionalidad permite digitalizar documentos, automatizar la gestión de cuentas por pagar y mejorar la trazabilidad contable.

Facturación > Proveedores > Facturas de proveedores

Adjuntar facturas a registros existentes

Permite adjuntar archivos PDF/XML enviados por los proveedores al registro de facturas ya existentes en el sistema.

Importante: Configurar previamente un correo electrónico dedicado a la recepción de facturas (ej. facturas@empresa.com) y el mapeo del proveedor.

Nota: No se genera un nuevo asiento contable; únicamente se vincula el documento al expediente.

Importar facturas nuevas

Permite importar facturas que aún no están registradas en el sistema.

Importante: Para que el sistema pueda generar automáticamente un nuevo registro de factura, es necesario contar previamente con una plantilla de importación configurada para ese tipo de documento o proveedor.

Nota: Las plantillas definen los campos clave: proveedor, fecha, importe, impuestos, conceptos, etc.

Requisitos de Configuración

Correo Electrónico Dedicado

• Se debe crear una dirección de correo exclusiva para la recepción de facturas (ej. facturas@empresa.com).
• Esta dirección debe configurarse en el sistema:
• Módulo: Configuración > Correo entrante.
• Tipo: IMAP o POP3.
• Acción por defecto: “Crear o adjuntar factura”.

Asignación a Empresas o Clientes

Una vez configurado el correo, se puede establecer una regla de asignación automática por dominio o remitente. Esto sirve para identificar a qué proveedor o empresa corresponde cada factura recibida. Es posible definir reglas como, por ejemplo:

@proveedorA.com → Empresa Proveedor A

@grupoX.net → Empresa Grupo X

Flujo automático de trabajo

1. El proveedor envía la factura al correo dedicado.
2. El sistema identifica el remitente y lo asigna según las reglas de dominio.
3. Si ya existe registro → se adjunta el documento/ factura.
4. Si no existe y hay plantilla → se genera el registro de factura de forma automática.
5. El usuario es notificado para revisión y validación.
   
   

Plantillas de Importación (Opcional)

Solo son necesarias si se desea importar facturas nuevas y no existe el registro previamente. Cada plantilla debe contener:

• Nombre del proveedor o tipo de factura.
• Campos obligatorios a extraer del PDF/XML.
• Reglas de validación de datos (formato, monedas, impuestos).
• Posibilidad de configurar OCR si se reciben facturas escaneadas.
  
  

Ventajas

• Reducción de errores manuales en la introducción de datos.
• Automatización del ciclo de cuentas por pagar.
• Centralización y trazabilidad de documentos contables.
• Mejora en la auditoría y control interno.