Contabilizaciones Automáticas del Cierre de Sesión del Punto de Venta

Este documento describe los movimientos contables que genera AstroHMS de forma automática al cerrar una sesión del Punto de Venta (TPV). Cubre el asiento principal de ventas, el tratamiento de los distintos métodos de pago, el flujo de conciliación bancaria mediante la importación del extracto N43 y, con especial detalle, los asientos por diferencias de recuento de efectivo al cierre.

Nota: Este documento es independiente de la documentación de cierre de inventario. Los movimientos contables del TPV no deben confundirse con los asientos de variación de existencias del economato, que se tratan en un documento separado.

Visión General del Proceso

Al pulsar 'Cerrar sesión' en el TPV, AstroHMS ejecuta automáticamente tres acciones contables:

Importante: cuentas contables orientativas. Todos los números de cuenta que aparecen en este documento (570, 572, 700, 477, 430, 659…) son ejemplos orientativos basados en el Plan General Contable español. Las cuentas reales utilizadas en cada instalación pueden diferir en función de la configuración de los diarios contables de AstroHMS: el diario del TPV, el diario de ventas, el diario de caja y el diario bancario pueden tener asignadas cuentas distintas según el plan de cuentas del cliente. Siempre prevalece la configuración real del sistema sobre los ejemplos de este documento.

Cómo Genera los Asientos AstroHMS: Mecanismo Real

AstroHMS genera un asiento contable por cada pedido de venta en el momento del pago, no al cerrar la sesión. Lo que ocurre al cerrar la sesión es que esos asientos pendientes se consolidan y validan. El mecanismo varía según el tipo de venta:

Venta con Ticket / Factura Simplificada (Cliente Genérico)

Cuando el cliente no solicita factura nominal, AstroHMS emite un ticket o factura simplificada. La venta se imputa a un contacto genérico configurado en el TPV (habitualmente llamado 'Cliente TPV' o similar). Este es el flujo más habitual en un punto de venta de hotel.

Flujo contable completo

AstroHMS genera dos bloques de asientos diferenciados:

Movimiento 1 — Asiento de venta (inmediato, por cada pedido)

En el momento en que se valida el cobro de cada pedido, AstroHMS genera el asiento de venta. La cuenta 430000 (cliente genérico TPV) recoge el derecho de cobro; la 705 registra el ingreso y la 477 el IVA repercutido:

Movimiento 2 — Asiento de cobro (inmediato, por cada pedido)

Inmediatamente después del asiento de venta, AstroHMS genera el asiento del método de pago. La cuenta 430100 (cuenta intermedia de cobros TPV) cancela la 430000:

Nota: Resultado tras cada venta:  La 430000 queda a saldo cero. El ingreso está en 705, el IVA en 477, y el saldo acumulado del día queda recogido en la 430100 hasta el cierre de sesión.

Cierre de sesión: liquidación de la 430100

Al cerrar la sesión, AstroHMS liquida el saldo acumulado en la 430100 mediante dos movimientos adicionales: primero consolida internamente la 430100, y luego traslada el saldo al método de pago (grupo 57):

Nota: Resultado al cierre:  La 430100 queda a saldo cero. El efectivo está en la 570, o en la cuenta puente si fue tarjeta (pendiente de conciliación N43 para llegar a la 572 Banco).

Si el pago es con tarjeta (cuenta puente → conciliación N43)

Cuando el método de pago es tarjeta, en el paso del cierre el grupo 57 es la cuenta puente (no la 570 de caja). El movimiento definitivo a la 572 Banco se produce al importar el extracto N43 y conciliar:

¿Dónde se configura la cuenta 430100?

La cuenta intermedia de cobros TPV (430100 en este ejemplo) se define en:

Punto de Venta → Configuración → TPV → pestaña Contabilidad → Cuenta temporal por defecto

El propio sistema la describe como: "Cuenta intermediaria que se utiliza para clientes sin identificar."

Es decir, cualquier venta realizada a un cliente genérico (sin identificar) quedará acumulada en esta cuenta configurable hasta que se cierre la sesión y se liquide contra el grupo 57. La cuenta 430000 (Clientes) es la cuenta por cobrar estándar del plan de cuentas, fija por la localización española, y no requiere configuración adicional en el TPV.

Venta con Factura Nominal (Cliente Identificado)

Cuando el cliente solicita factura con sus datos fiscales, AstroHMS genera una factura real en el módulo de contabilidad. El flujo es diferente al de la factura simplificada: el asiento de la factura se crea en el diario de ventas (no en el diario TPV) y la cuenta por cobrar es la del cliente real (430.xxx).

Flujo contable completo

Bloque 1 — Asiento de la factura (generado al validar la factura del cliente)

Se registra en el diario de ventas configurado en los ajustes del TPV. La cuenta por cobrar es la del cliente identificado, no la genérica:

Bloque 2 — Asiento del pago (generado por el método de pago al validar el cobro)

Se crea un asiento de pago que concilia la factura. La cuenta por cobrar del cliente queda saldada:

Resultado:

La factura permanece en estado 'Abierta' mientras la sesión está activa. Al cerrar la sesión, AstroHMS genera los asientos y concilia el pago con la factura. El estado final depende del método de pago:

•  Pago en efectivo (caja): la factura pasa directamente a estado 'Pagada' al cerrar sesión. La conciliación con la caja es automática.

•  Pago con tarjeta / banco: la factura pasa a estado 'En pago' (In Payment), no a 'Pagada'. Esto es así porque el cobro queda aparcado en la cuenta puente hasta que se importe el extracto N43 y se concilie con el banco. Sólo después de esa conciliación bancaria la factura cambia al estado definitivo 'Pagada'. En cualquier caso, la cuenta 430000.xxx del cliente queda a saldo cero tras el cierre.

Importante sobre el diario: El asiento de la factura nominal se registra en el diario configurado en Punto de Venta → Configuración → TPV → pestaña Contabilidad → sección Diarios por defecto → campo Facturas. Si este campo apunta al mismo diario que los tickets, las facturas nominales y los tickets compartirán secuencia numérica, generando huecos. La buena práctica es configurar un diario de ventas separado para las facturas nominales del TPV.

Nota: AstroHMS requiere que el cliente esté seleccionado en el pedido antes de marcar la opción 'Factura'. Sin cliente identificado, no es posible emitir factura nominal desde el TPV.

Diferencia contable clave entre los dos tipos de venta

Métodos de Pago: Efectivo y Tarjeta

Efectivo

El cobro en efectivo se registra directamente en la cuenta del diario de caja del TPV (570.x). El asiento de cobro (Bloque 2) cancela la cuenta por cobrar genérica o la del cliente y carga la 570.

Punto de Venta → Configuración → Métodos de pago → Efectivo → Diario: Caja TPV (570.x)

Importante: recuento de efectivo al cierre Si el TPV tiene configurado un método de pago de tipo Efectivo, el recuento físico de caja es obligatorio antes de poder cerrar la sesión. AstroHMS mostrará la pantalla de Control de cierre donde el cajero debe introducir los billetes y monedas contados. Sin completar este paso, el sistema no permite validar el cierre. Omitir el recuento o introducir valores incorrectos generará una diferencia de caja que quedará registrada como gasto o ingreso en la contabilidad (ver sección 7).

Tarjeta / Terminal bancario → Cuenta puente y conciliación N43

Los cobros con tarjeta siguen un flujo en dos fases. Al validar el pago, el importe va a una cuenta puente (transitoria). Solo llega a la 572 Banco tras importar el extracto N43 y conciliar.

Flujo completo tarjeta:  Pago TPV → DEBE Cta. puente / HABER 430 POS  →  Importación N43 + conciliación → DEBE 572 Banco / HABER Cta. puente → Saldo Cta. puente = 0

Nota: La cuenta puente se configura en: Punto de Venta → Configuración → Métodos de pago → [Método tarjeta] → campo 'Cuenta intermedia'. Es imprescindible que este campo esté relleno para que el flujo de conciliación N43 funcione correctamente.

Tabla resumen por método de pago

Recuento de Efectivo al Cierre: Diferencias de Caja

Al cerrar la sesión, el cajero realiza el recuento físico del dinero en caja. AstroHMS muestra el importe teórico esperado y lo compara con el importe real contado. La diferencia genera un apunte adicional llamado 'Difference at closing PoS session'.

Nota: La cuenta que absorbe la diferencia debe configurarse en: Punto de Venta → Configuración → TPV → pestaña Contabilidad → campo 'Cuenta de diferencias de pérdidas/ganancias en efectivo'. Si este campo está vacío, AstroHMS dará error al cerrar una sesión con descuadre.

Escenario A – Cuadre exacto

El efectivo contado coincide con el esperado. No se genera ningún apunte adicional.

Sin diferencia:  La 570 y la 430100 cuadran exactamente. La cuenta 430100 queda a saldo cero. No se genera apunte adicional de diferencia.

Escenario B – Sobrante de caja (contado MÁS de lo esperado)

Datos: ventas en efectivo = 500 €  |  contado = 515 €  |  sobrante = +15 €

Sobrante:  La diferencia positiva va al HABER de la cuenta de diferencias (ingreso). La 570 recoge el importe físico contado.

Escenario C – Faltante de caja (contado MENOS de lo esperado)

Datos: ventas en efectivo = 500 €  |  contado = 488 €  |  faltante = –12 €

Faltante:  La diferencia negativa va al DEBE de la cuenta de diferencias (gasto/pérdida). Un faltante recurrente puede indicar errores operativos, descuadres en el cambio o incidencias de seguridad.

Tabla comparativa

Cuentas Clave y Dónde Configurarlas en AstroHMS

Importante: Recuerda. Las cuentas indicadas en la columna 'PGC habitual' son referencias orientativas del Plan General Contable español. La cuenta real que utilizará AstroHMS en cada caso depende de la cuenta configurada en el diario contable correspondiente. Verifica siempre en Contabilidad → Configuración → Diarios cuál es la cuenta de debe y haber de cada diario antes de interpretar cualquier asiento.

Errores Frecuentes al Cerrar Sesión

Checklist de Configuración Previa al Primer Cierre

Verificar los siguientes puntos antes de realizar el primer cierre de sesión en producción. Existe un contacto genérico TPV con su propia cuenta por cobrar (distinta de la de clientes nominales) configurada en la pestaña Contabilidad del contacto.

• Todos los productos vendidos en el TPV tienen configurada la cuenta de ingresos en su ficha (pestaña Contabilidad).
• Todos los impuestos aplicados en el TPV tienen cuenta asignada en la distribución de facturas (cuenta 477 o similar).
• El método de pago Efectivo tiene asignado el diario de caja correcto (cuenta 570.x).
• El método de pago Tarjeta tiene configurada la cuenta intermedia (cuenta puente) que permite conciliación.
• La cuenta de diferencias de pérdidas/ganancias en efectivo está configurada en el TPV (cuenta 659 u otra).
• El diario del TPV y el diario de ventas (para facturas nominales) están correctamente diferenciados en los ajustes del TPV.
• Se ha verificado que la importación del N43 resuelve correctamente los apuntes de la cuenta puente.

Nota: Se recomienda realizar un cierre de prueba antes de poner en producción el TPV, verificando que los asientos de venta, cobro y diferencias cuadran según los dos flujos (factura simplificada y factura nominal).