Guía de uso del Punto de Venta

El Punto de Venta es la herramienta central para la gestión del servicio en sala. Esta guía recorre de forma ordenada todas las funciones disponibles, desde la apertura de una mesa hasta el cierre de sesión, incluyendo la gestión de comandas, tickets, cobros e informes. Está pensada tanto para personal de nueva incorporación como para consultas rápidas durante el servicio.

Primeros pasos al abrir una mesa

Antes de empezar a tomar la comanda, hay dos cosas importantes que hacer:

1. Indicar el número de comensales

Ve a Acciones > Clientes e introduce el número de personas en la mesa.

Nota: Se necesita que se active la configuración para Bares/Restaurantes. Se puede configurar como obligatorio o solo como petición.

Este paso puede estar configurado como obligatorio y/o requerido al entrar en la mesa y te saltará directamente cuando indiques el número de comensales.

2. Indicar el número de habitación (si aplica)

Si el cliente va a cargar el consumo a su habitación, indícalo con el botón correspondiente.

Importante: La lista mostrará solo las habitaciones con estado 'Estancia' o 'Esperando Llaves', con la siguiente información:

• Nombre y número de habitación
• Nombre del primer huésped
• Marca del hotel (solo en caso de tener más de una)
• Fecha entrada y Fecha salida
• Servicio contratado (SA, HD, HMP, HPC, HTI)
• Estado de la estancia y de la habitación
• • Estado de la Estancia: Aquí tenemos tres posibles estados expresados en iconos.
  • • Reserva de llegada (día de llegada de la Reserva). Está expresada con un avión hacia abajo.
    • Reserva de salida (día de salida de la Reserva). Está expresada con un avión hacia arriba.
    • Reserva en Pernoctación. Está expresado con una cama.
  • Estado de la Reserva: Aquí tendremos dos posibilidades.
  • • Reserva en "Estancia". Esta expresado con una puerta de Hotel abierta.
    • Reserva "Esperando Llaves". Esta expresado con un llave.

Nota: Se necesita que se indiquen las Marcas que pueden acceder a este Punto de Venta en la Configuración del mismo.

Nota: Si no se encuentra la habitación a primera vista, dispones de un botón de Buscar mas para aumentar el rango de búsqueda.

Identificación mediante tarjeta electrónica

También puedes identificar al huésped leyendo su llave electrónica. El procedimiento varía según el dispositivo:

• PC: conecta el lector de tarjetas y pásala directamente desde la mesa o la pantalla principal. No requiere ninguna acción adicional en pantalla.
• Móvil o tablet: pulsa el icono de código de barras para activar la lectura NFC desde la mesa y acerca la tarjeta al dispositivo.

Importante: Para ello será necesario la grabación de estas mediante nuestro PMS en la Reserva, Daypass o CreditPass además de tener un lector de tarjetas conectado al ordenador donde trabajamos o que la tablet tenga lector NFC.

Editor de la comanda

La comanda se puede crear tanto desde el POS por el camarero, como por el cliente desde su móvil mediante la carta online.

Botones de edición principales

Hay tres botones clave en el editor, que deben estar marcados en azul antes de usarlos:

1. Ctd.: Cantidad

• Para sumar: Selecciona el producto, activa 'Ctd.' e introduce la cantidad con el teclado numérico.

• Para restar: Selecciona el producto, activa 'Ctd.' y pulsa el botón rojo.

2. %: Descuento por producto

• Selecciona el producto, activa % e introduce el porcentaje de descuento.
• Para eliminar o modificar el descuento usa el botón rojo.
• Ejemplo: producto de 10€ con 50% de descuento → se cobra 5€.

3. Precio

• Selecciona el producto, activa 'Precio' e introduce el nuevo importe.

Nota: Esta opción se puede habilitar o deshabilitar desde la configuración del Punto de Venta.

Cancelar una línea ya enviada a cocina

Tienes dos opciones según lo que necesites:

1. Mantener la línea en el ticket pero cancelar en cocina: selecciona la línea, pulsa 'Ctd.' y luego el botón rojo. Después pulsa 'Pedido' para enviar el -1 a cocina.
2. Eliminar la línea del ticket: pulsa dos veces para borrar el producto y luego 'Pedido' para enviar el -1 a cocina.

Marcar producto como no pendiente de envío a las impresoras de comandas

Si has añadido un producto a la comanda pero aún no lo has enviado a cocina, puedes pulsar dos veces sobre él para marcarlo como no pendiente de envío. El producto permanece en el ticket pero no se incluirá en el próximo envío a cocina al pulsar el botón de Pedido.

Esto es útil cuando, por ejemplo, añades un artículo por adelantado pero quieres controlar manualmente en qué momento se manda a cocina.

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Nota: Se necesita activar la opción de impresoras de comandas en la Configuración del Punto de Venta para realizar esta acción.

Funciones durante el servicio

1. Alérgenos

Si los alérgenos están configurados en los productos, aparecerán automáticamente debajo de cada artículo en la comanda.

Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración de cada producto.

2. Asignar platos a comensales

Puedes indicar para qué comensal es cada plato, visible también en las impresoras de cocina. Recuerda primero indicar el número total de comensales. Puedes fijar un comensal para que se asigne automáticamente a cada línea que introduzcas.

Puedes también fijar el comensal para que cada línea que tices se ponga automáticamente.

Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración del Punto de Venta.

3. Orden del servicio

Asigna a cada plato su momento de servicio (entrante, primero, segundo…). Se muestra siempre detrás del nombre del plato. Puedes dejarlo marcado para que se aplique automáticamente a los productos que vayas añadiendo. También permite imprimir los "marchar" en la impresora de comandas.

También podemos dejarlo marcado para que se marque sobre todo los productos que vayamos ticando.

Para imprimir en la impresora de comandas los "marchar":

Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración del Punto de Venta.

4. Notas

Desde Acciones > Nota puedes añadir notas a la comanda, tanto escritas manualmente como preestablecidas por categoría.

Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración del Punto de Venta.

5. Lista de precios

Desde el botón 'Lista de precios' puedes cambiar la tarifa aplicada al ticket. Si está configurado el cambio automático, se aplicará solo. En caso contrario, deberás hacerlo manualmente.

Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración del Punto de Venta.

Gestión de tickets y mesas

1. Varios tickets en una misma mesa

Desde dentro de la comanda encontrarás unas pestañas en la parte superior que representan los tickets abiertos en esa mesa. Desde ahí puedes crear Nuevos Pedidos para gestionar cuentas separadas desde el principio.

Nota: Se necesita que se active la configuración para Bares/Restaurantes. 

2. Dividir la cuenta

Ve a Acciones > Dividir para separar el pago. Al seleccionar productos e indicar unidades, el sistema generará tantos tickets como cobros realices.

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Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración del Punto de Venta.

3. División por comensales

Si quieres dividir el total entre los comensales, el sistema lo repartirá por el mismo método de pago. Si se van a usar métodos diferentes, deberás indicarlo manualmente.

Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración del Punto de Venta.

4. Transferir o fusionar mesa

Ve a Acciones > Transferir/Fusionar para mover la comanda a otra mesa.

Nota: En la mesa destino no tiene que haber otro ticket.

5. Fusionar tickets de dos mesas

Desde Acciones > Transferir/Fusionar puedes juntar los tickets de dos mesas distintas en una sola.

Nota: En la mesa destino tiene que haber otro ticket.

Descuentos globales

Desde Acciones > Descuento puedes aplicar un descuento sobre el total del ticket en ese momento. Si después añades más productos, el descuento no se recalcula automáticamente: deberás volver a aplicarlo.

Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración del Punto de Venta.

Impresión de comandas

El botón de impresión envía a cocina los productos pendientes y las cancelaciones. Si hay algo pendiente de imprimir, el botón aparece en azul, además lo veremos en el mapa de mesas con un indicativa en la mesa rojo con el número de líneas pendientes de enviar.

Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración del Punto de Venta, además de configurar las impresoras.

Take Away

El modo Take Away permite gestionar pedidos para llevar directamente desde el mapa de mesas. Para activarlo, entra en una mesa y ve a Acciones > Take Away. El sistema te pedirá que selecciones una lista de precios, por si los pedidos para llevar tienen una tarifa diferente a la del consumo en sala.

Una vez activado, la mesa quedará marcada con la etiqueta 'Take Away' en el mapa de mesas, lo que permite identificar visualmente de forma rápida qué pedidos son para llevar y cuáles son de consumo en sala.

Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración del Punto de Venta.

Room Service

El modo Room Service permite gestionar pedidos servidos en habitación directamente desde el mapa de mesas. Para activarlo, entra en una mesa y ve a Acciones > Room Service.

Una vez activado, la mesa quedará marcada con la etiqueta 'Room Service' en el mapa de mesas, lo que permite identificar visualmente de forma rápida qué pedidos corresponden a servicio de habitación.

Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración del Punto de Venta.

Cobro y facturación

1. Imprimir proforma antes de cobrar

Ve a Acciones > Factura para imprimir el ticket antes de registrar el cobro.

Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración del Punto de Venta.

2. Buscar y reimprimir tickets ya cobrados

Desde el botón 'Pedidos' puedes buscar tickets cobrados por número de pedido, factura simplificada, fecha (aaaa-mm-dd), número de habitación o nombre del cliente. Desde aquí también puedes generar o reimprimir facturas.

3. Reimprimir recibo

Disponible filtrando por órdenes ya pagadas o aún activas.

3.1. Enviar ticket por email

En lugar de imprimir el ticket físicamente, puedes enviárselo al cliente por correo electrónico. Para ello:

1. Desactiva la impresión automática del ticket en la Configuración del Punto de Venta.

2. Al cerrar el cobro, el sistema mostrará una pantalla donde podrás introducir la dirección de email del cliente para enviarle el ticket.

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Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración del Punto de Venta.

4. Devoluciones y reembolsos

Para gestionar la devolución de un ticket, accede al pedido original desde el botón Pedidos, búscalo y ábrelo. Desde ahí encontrarás el botón de Devolver.

Al pulsarlo, el sistema te mostrará las líneas del ticket original donde podrás:

• Devolución completa: selecciona todos los productos para reembolsar el importe total.
• Devolución parcial: indica las unidades concretas de cada producto que se devuelven, dejando sin marcar o a cero los que no apliquen.

Una vez confirmada la selección, se generará un nuevo ticket con importe negativo que deberás cobrar con el método de pago correspondiente al reembolso (efectivo, tarjeta, etc.).

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Nota: El ticket de devolución queda registrado y vinculado al pedido original para trazabilidad.

Acciones rápidas desde el mapa de mesas

Sin entrar en la comanda, puedes acceder a acciones rápidas manteniendo pulsada la mesa más de dos segundos (o con clic derecho si usas ratón).

Limpieza de mesas

El POS incorpora un sistema de estados visuales que permite al personal de sala identificar de un vistazo si una mesa está lista, sucia o en proceso de limpieza, mejorando la coordinación y agilizando la rotación de mesas.

1. Estados disponibles

2. Cambio de estado

Desde el mapa de mesas, mantén pulsada la mesa (o pulsa el botón de opciones) y selecciona el nuevo estado. El cambio se refleja inmediatamente en todos los dispositivos conectados a la sesión.

El cambio puede configurarse como manual o automático. Si se activa el modo automático, la mesa pasa a 'Dirty' en el momento en que se cierra y cobra la comanda, sin intervención del camarero.

Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración del Punto de Venta.

Informes y cierre de sesión

1. Resumen de la sesión desde el POS

Desde el mapa de mesas, pulsa el botón de la impresora para generar un resumen que incluye pagos, impuestos y totales. Se imprime por la impresora de tickets.

2. Informe en PDF

Para obtener un informe más completo en formato A4, accede desde fuera de la caja o usa el botón de 'Descarga de venta diaria (Daily Sale)'.

3. Bloquear sesión/cambiar camarero

En la esquina superior derecha encontrarás el icono de candado. Al pulsarlo podrás seleccionar un camarero diferente o introducir un código de acceso.

Importante: Si esta opción está activada, para cerrar la caja primero debes cerrar el camarero y este debe tener derechos avanzados.

4. Selección de impresora de tickets al iniciar sesión

Al abrir el POS o al desbloquear/cambiar de camarero, el sistema puede solicitar que indiques qué impresora de tickets quieres usar durante esa sesión. Esto resulta especialmente útil cuando varios dispositivos comparten la misma sesión al mismo tiempo, ya que permite que cada uno imprima en la impresora físicamente más cercana sin interferir con los demás.

Una vez seleccionada, la impresora quedará asignada para esa sesión hasta que se vuelva a bloquear o cambiar de camarero.

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Nota: Se necesita activar la opción en la Configuración del Punto de Venta.