Caso de uso
Supervisión y Corrección de Datos
Asistencia
En un entorno hotelero con operaciones 24/7, la supervisión de asistencia no puede limitarse a una revisión mensual. Los turnos cambiantes, los relevos en el Front Desk y las guardias nocturnas de los recepcionistas generan incidencias diarias que, si no se corrigen a tiempo, rompen la cadena de datos que llega hasta la importación de nóminas.
El panel de supervisión de AstroHMS actúa como un centro de control de calidad para el tiempo de trabajo.
Herramientas de Filtrado y Detección de Anomalías
Para gestionar eficientemente las asistencias, el Jefe de Recepción o el Administrador de RR.HH. no revisa línea por línea, sino que utiliza las búsquedas combinadas del sistema.
- Ruta de acceso: Asistencias --> Administrador --> Asistencias
- Filtros de control diario imprescindibles:
- Fichajes sin Salida: Muestra recepcionistas que registraron su entrada pero cuya jornada teórica ya terminó y no tienen registro de salida (fichajes abiertos).
- Errores de Conciliación: Alertas de empleados que han fichado en días marcados como "libres" o festivos sin autorización previa.
- Bolsa de Horas Extras Crítica: Agrupación por empleado para detectar quién está acumulando desviaciones por encima del umbral permitido debido a retrasos en los relevos de turno.
Matriz de Incidencias Comunes en Recepción y Soluciones
A continuación, se detallan los escenarios más habituales en el Front Desk y cómo deben resolverse técnicamente dentro del sistema:
| Incidencia Detectada | Impacto en el Sistema | Acción de Corrección en AstroHMS |
| Olvido de Fichaje de Salida (El recepcionista de mañana se va sin fichar y el de la tarde encuentra el quiosco bloqueado). | El sistema acumula horas indefinidamente. La Salida Automática podría cerrarlo tarde, inflando la jornada de forma irreal. | El supervisor debe abrir el registro de asistencia del empleado, hacer clic en Editar e introducir manualmente la hora exacta en la que terminó el turno (ej. 15:00). |
| Fichaje Duplicado (Por nerviosismo o doble clic en la tablet del Quiosco, el recepcionista registra Entrada-Salida-Entrada en un lapso de un minuto). | Crea micro-jornadas de segundos y rompe el cálculo del tiempo efectivo diario. | Se debe acceder al listado de asistencias de ese día y eliminar el registro huérfano o erróneo, dejando únicamente la marca legítima de entrada. |
| Confusión de Turno de Noche (El recepcionista nocturno entra el domingo a las 23:00 y sale el lunes a las 07:00). | Si el horario no está configurado cubriendo el cambio de día, el sistema puede dividir el fichaje o contar la salida del lunes como un retraso. | No modificar el fichaje. La solución es de configuración: verificar que el Horario de Trabajo en la Ficha del Empleado tenga la casilla de turno nocturno correctamente estructurada para que la jornada se compute al día de inicio. |
El Proceso Técnico de Corrección Paso a Paso
Cuando se identifica un error en la jornada de un recepcionista, el administrador debe seguir este protocolo para subsanarlo:
- Ve al módulo de Asistencias y busca al empleado utilizando la barra de búsqueda superior.
- Cambia a la Vista de Lista (es mucho más cómoda para editar que la vista Kanban).
- Haz clic sobre el registro de asistencia que contiene el error.
- Modifica los campos Check-in (Entrada) o Check-out (Salida) según corresponda utilizando el selector de fecha y hora.
- Añadir Nota de Justificación: En el campo de notas internas, es una buena práctica añadir el motivo del cambio (ej. "Se corrige salida por olvido del empleado en relevo de turno").
- Haz clic en Guardar.
Trazabilidad Legal y Auditoría (El "Audit Trail")
Un aspecto crítico que se debe tener en cuenta es el cumplimiento de las normativas de inspección de trabajo. AstroHMS no permite modificaciones invisibles.
⚠️ Nota de Cumplimiento Legal:
Cada vez que un supervisor altera una hora de entrada o salida de un recepcionista, el sistema registra en el chatter (el historial inferior del documento) los siguientes datos de forma imborrable:
- Qué usuario realizó la modificación (ej. Jefe de Recepción).
- La fecha y hora exacta en la que se hizo el cambio.
- El valor original (ej. 07:15) y el nuevo valor introducido (ej. 07:00).
Esta transparencia garantiza que ante una auditoría laboral o una revisión interna para la importación de nóminas, se pueda justificar cualquier cambio manual sin riesgo de sanciones por manipulación de registros de jornada.
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