Caso de uso: Introducir extras en una reserva

🧭 PMS

Este caso de uso explica cómo introducir productos extra dentro de una reserva en el módulo PMS.

Los extras permiten añadir servicios o consumos adicionales (como parking, cuna, régimen adicional, etc.) que complementan la reserva original y pueden tener impacto económico o de previsión operativa.

Permite añadir, calcular y facturar productos extra en reservas, definiendo sus fechas de aplicación, precios y contactos facturables.


PMS > Operativa > Reservas > Extras > Introducción de productos


Objetivos

  • Introducir productos o servicios adicionales en una reserva.
  • Comprender cómo se determinan los precios de los extras.
  • Calcular correctamente los importes según fechas y cantidad.
  • Asignar la facturación de un extra a un contacto diferente al titular.
  • Utilizar el asistente de Upgrade/Upselling cuando aplique.
  • Mover un extra entre reservas sin necesidad de recrearlo.

Conceptos clave

  • Extra: Producto o servicio adicional asignado a una reserva.
  • Contrato: Acuerdo comercial que puede definir precios específicos para ciertos extras.
  • Precio de producto: Valor configurado en la ficha del producto en el módulo Ventas.
  • Facturable a: Contacto al que se asignará la factura de un extra.
  • Ayudante de Upgrade/Upselling: Asistente del sistema que genera automáticamente los extras derivados de una mejora de régimen o habitación.

Configuraciones previas

  1. Los productos extra deben estar creados previamente en el sistema.
  2. El usuario debe contar con permisos para acceder a la configuración del módulo PMS.
  3. Algunos extras, como los Upgrades o Upselling, se crean de forma automática mediante un ayudante asistido, sin intervención manual.

Importante: Si los productos no están creados, no podrán seleccionarse desde la reserva.

Indicar el precio de los extras

El precio de los extras puede establecerse en varios niveles:

  1. Contrato: Si la reserva tiene contrato asociado, se toma el precio definido en él.
  2. Ficha del producto: Si no existe contrato o no hay precio definido, se utiliza el precio de venta del producto.

El sistema prioriza el contrato y, si no aplica, usa el precio base del producto.

Introducir un extra en la reserva

  1. Accede al menú:
    PMS → Operativa → Reservas
  2. Abre la reserva deseada y haz clic en Editar.
  3. Dirígete a la pestaña Extras.
  4. Pulsa Insertar línea y selecciona el producto extra.
  5. Indica los siguientes campos obligatorios:
    • Fecha inicio: Día en que comienza a aplicarse el extra.
    • Fecha fin: Último día que no produce el extra.
    • Cantidad y Precio unitario.
  6. Guarda los cambios.

Nota: En el caso de Upgrade o Upselling, no es necesario introducir los extras manualmente. El sistema dispone de un ayudante específico que crea automáticamente los productos y servicios derivados del cambio de régimen o habitación, con sus precios y fechas correspondientes.

Cálculo de los extras

El cálculo total de un extra se realiza según la siguiente fórmula:

Fórmula:

Número de días (Fecha inicio – Fecha fin) × Cantidad × Precio unitario

Ejemplo 1

Inicio: 14/07/2021
Fin: 20/07/2021
Días: 7
Cantidad: 7
Precio: 10 €
Cálculo: 7 × 7 × 10 = 490 €

Ejemplo 2

Inicio: 14/07/2021
Fin: 14/07/2021
Días: 1
Cantidad: 7
Precio: 10 €
Cálculo: 1 × 7 × 10 = 70 €

Ejemplo 3

Inicio: 14/07/2021
Fin: 20/07/2021
Días: 7
Cantidad: 1
Precio: 10 €
Cálculo: 7 × 1 × 10 = 70 €

Nota:

Verifica si el servicio se cobra también el día de salida, según la política de cada producto.

Consideraciones de facturación

  • Si el extra se introduce con precio 0,00 €, se marcará con la etiqueta “Nada para facturar” y se excluirá del proceso de facturación.
  • Si se desea facturar un extra con precio 0,00 €, se debe asignar su precio base y aplicar un 100 % de descuento.

Extras “Facturable a”

Puedes definir que un extra se facture a un contacto distinto del titular de la reserva.

  1. En la columna Facturable a, selecciona el contacto:
    • Titular de la reserva
    • Huésped (nº1)
    • Agencia
    • Huésped específico
    • Contacto externo
  2. Al generar la factura, el sistema creará un documento independiente para ese contacto.


Importante:

Si no ves la columna Facturable a, pulsa los tres puntos (⋮) del encabezado y actívala.

Mover un extra entre reservas

Si necesitas trasladar un extra a otra reserva:

  1. Localiza el extra en el listado.
  2. Pulsa el botón Mover extra.
  3. Selecciona la reserva o habitación de destino.

El sistema trasladará todos los datos del extra automáticamente sin necesidad de recrearlo.