Manual de Usuario: Módulo de Gestión Documental

El módulo de Gestión Documental de Astro HMS, actúa como el repositorio centralizado de todos los archivos de tu organización. Su objetivo no es solo almacenar archivos, sino integrarlos directamente con los procesos de negocio (huéspedes, facturas, compras, contratos).

Conceptos fundamentales

Para operar el sistema de manera eficiente, es necesario comprender estos tres pilares:

• Espacios de Trabajo (Workspaces): Son los "contenedores" principales. Cada espacio puede tener reglas de acceso diferentes (ej. Recursos Humanos, Contabilidad, Expedientes Médicos). Solo los usuarios con permisos pueden ver el contenido de un espacio específico.
• Etiquetas (Tags): Es la forma principal de clasificar. A diferencia de las carpetas rígidas, los documentos pueden tener múltiples etiquetas, permitiendo búsquedas transversales.
• Acciones: Son flujos automatizados que se ejecutan sobre los documentos (ej. "Mover a carpeta de Facturas Pagadas", "Enviar por correo", "Crear registro de gasto").

Operaciones básicas

Carga de documentos

Puedes ingresar archivos de tres formas principales:

1. Arrastrar y Soltar: Simplemente arrastra el archivo desde tu escritorio a la interfaz del módulo.
2. Botón "Subir": Utiliza el botón de carga en la barra superior.
3. Correo Electrónico: El sistema puede configurarse para capturar archivos adjuntos enviados a direcciones específicas (como facturas@astrohms.com).

Organización y clasificación

Una vez subido el documento, el sistema lo pone en estado "Bandeja de entrada" hasta que se clasifique:

1. Selecciona el archivo.
2. En el panel lateral derecho, asigna las Etiquetas correspondientes.
3. Asigna el Espacio de Trabajo destino (si no se asignó automáticamente).
4. Si el documento corresponde a un registro en Astro HMS (ej. una factura para un proveedor), utiliza el campo "Relacionado con" para enlazar el archivo al registro específico en el sistema.

Tabla de acciones rápidas

Mejores prácticas para usuarios

Importante: Para mantener el orden en Astro HMS, evita la creación excesiva de subcarpetas. Es más eficiente usar Etiquetas. Por ejemplo, en lugar de crear una carpeta "Facturas 2026", sube la factura y etiquétala como Año: 2026 y Tipo: Factura. Esto permite filtrar todo el histórico con un solo clic.

1. Mantén la Bandeja de Entrada limpia: Procesa los documentos a diario para que no se acumulen archivos "sin clasificar".
2. Utiliza el buscador avanzado: Puedes filtrar por nombre, tipo de archivo, fecha de creación o etiqueta.
3. Integración con procesos: Siempre que subas una factura, asegúrate de utilizar la función de enlace a contabilidad para que el departamento financiero pueda ver el documento original sin salir de la factura.

Resolución de dudas comunes

• ¿Puedo ver versiones anteriores de un documento?
  Sí. El sistema gestiona el control de versiones automáticamente. Si reemplazas un archivo, puedes acceder al histórico de cambios en el panel lateral del documento.
• ¿Qué pasa si borro un documento por error?
  Los documentos eliminados suelen ir a una papelera de reciclaje o archivo temporal. Contacta al administrador del sistema si necesitas recuperar un documento eliminado accidentalmente.