Registro de auditoría y trazabilidad de reservas

Para asegurar que la documentación del establecimiento sea técnica, precisa y fácil de consultar por cualquier usuario, incluido durante una auditoría, se presenta la información organizada y detallada.

Trazabilidad y auditoría de reservas

El sistema registra automáticamente todas las modificaciones realizadas sobre una reserva para garantizar una gestión transparente y segura. Toda la actividad se almacena cronológicamente en el historial de auditoría (panel de chatter), ubicado dentro de la ficha de cada reserva.

1. Datos registrados por acción

Cada entrada en el historial detallada de forma explícita:

• Usuario: Identificación exacta de quién realizó el cambio.
• Fecha y hora: Registro temporal preciso del momento de la modificación.
• Trazabilidad: Comparativa clara entre el valor anterior y el nuevo valor aplicado.

2. Campos auditados (cabecera de reserva)

El sistema monitoriza cualquier cambio realizado en los siguientes campos:

• Información identificativa: Brand, Localizer, Reference.
• Estados y control: Locked, Locked Accommodation Price, Active, Status (selling_state), Booking state, Cancelled state.
• Fechas y horarios: Selling datetime, Cancellation datetime, Arrival date, Departure date, Arrival time, Confirmed arrival time, Departure time, Confirmed departure time, Check-in datetime done, Key delivered datetime, Check-out datetime done.
• Gestión comercial y financiera: Agency, Retail Agency, Holder, Alternate Payer, Hotel contract, Forced price, Discount, Total price, Internal notes.
• Servicios adicionales: Transfer Arrival time, Transfer Departure time.

3. Registro de líneas de detalle

Cuando se realizan cambios en las líneas de la reserva, el sistema genera automáticamente un registro en el chatter con los siguientes prefijos para facilitar su identificación:

A. Cambios en líneas de alojamiento (Prefijo: Accommodation line updated)

Se auditan los siguientes cambios:

• Room Type: Cambio en el tipo de habitación.
• Fare: Cambio en la tarifa aplicada.
• Occupancy: Cambio en la ocupación (número de adultos/niños).

B. Cambios en líneas de habitación (Prefijo: Room line updated)

Se auditan los siguientes cambios:

• From: Cambio en la fecha de inicio de la ocupación.
• To: Cambio en la fecha de fin de la ocupación.
• Room: Cambio en el número de habitación asignada.

4. Formato de visualización

• Horas: Todas las horas registradas se visualizan estrictamente en formato HH:MM.
• Estructura: El historial presenta el valor anterior junto al nuevo valor (ej: Valor Antiguo → Valor Nuevo), permitiendo identificar al instante qué dato ha sido modificado y por quién.