Perfiles de diseño de factura: qué campos muestra cada factura y por qué cambian de una marca/cliente a otro

AstroHMS no usa un único diseño de factura para todos los hoteles y clientes: qué plantilla PDF se imprime y qué campos aparecen en cabecera y en las líneas se decide por una jerarquía de configuración, para poder adaptar la factura a lo que pide cada agencia o cada marca sin tocar nada a mano cada vez.

La cadena de resolución

Al imprimir o enviar una factura, AstroHMS busca en este orden hasta encontrar una configuración, tanto para la plantilla PDF como para el perfil de diseño (qué campos se ven):

1. Cliente (partner) concreto.
2. Etiqueta del cliente (la primera etiqueta que tenga una plantilla/perfil configurado).
3. Diario contable de la factura.
4. Marca (res.brand).
5. Plantilla/perfil genérico del sistema, si nada de lo anterior está configurado.

La plantilla de correo con la que sale la factura sigue la misma cadena (cliente → diario → marca → estándar de Odoo), de forma independiente a la plantilla PDF.

Configurar la plantilla PDF y el perfil por Marca

En la ficha de la Marca:

• Plantilla de factura: qué informe QWeb se usa para imprimir sus facturas.
• Perfil de diseño de factura por defecto: qué perfil decide los campos que se ven.
• Cuenta bancaria en factura: Automático (la primera cuenta de la compañía, comportamiento estándar de Odoo), No mostrar cuenta bancaria, o Cuenta fija (siempre la misma cuenta, independientemente de cuál tenga la compañía por defecto).
• Plantilla de correo de la factura: vacío usa la estándar de Odoo. Para marcas que facturan a agencias y no quieren que el correo muestre el número de cuenta de la compañía, existe la variante "Invoice: Sending (no bank account)" - misma plantilla, sin esa frase.

Configurar por Cliente (agencia, touroperador)

En la ficha del cliente, pestaña Contabilidad, grupo "Diseño de factura":

• Un perfil de diseño concreto para ese cliente (gana sobre marca y diario).
• Una plantilla de correo concreta para ese cliente.
• En "Excepciones de diseño de factura": ajustar un campo suelto (posición, etiqueta, ancho) sin tener que duplicar el perfil entero solo para ese cliente.

Una Etiqueta de cliente (categoría) también puede llevar su propio perfil asignado, para aplicarlo a todos los clientes con esa etiqueta de una vez.

Qué es un Perfil de diseño y cómo editarlo

Un perfil (Contabilidad > Configuración > Perfiles de diseño de factura) es una lista de campos PMS, cada uno con:

• Qué dato muestra: Marca, Localizador, Referencia, Reserva, Habitación, Tipo de habitación, Huésped, Fecha de llegada, Fecha de salida, Noches, Tarifa, Ocupación, Código o Descripción.
• Dónde va: Encabezado (cabecera del PDF), Columna de línea (una columna en la tabla de líneas de la factura) u Oculto (no se muestra).
• El ancho (solo aplica a los de cabecera): Compacto, Normal o Ancho (fila completa).
• Una etiqueta personalizada, si no se quiere usar la etiqueta estándar del campo.

Importante: Los perfiles sembrados de fábrica están marcados como "Perfil del sistema" y NO se pueden editar, archivar ni borrar directamente - un intento de guardarlos da error. Para adaptarlos: Acción > Duplicar, y editar la copia. La copia ya sale sin la protección de sistema.

Ejemplo práctico: añadir la fecha a cada línea de la factura

Si una marca no tiene ningún formato propio asignado (ni en marca, ni en diario, ni en clientes), usa el perfil del sistema por defecto, que no se puede tocar. Para que cada línea de la factura (incluidos los extras) muestre su fecha:

1. Duplicar el perfil por defecto desde Perfiles de diseño de factura.
2. En la copia, añadir el campo "Fecha de llegada" en posición "Columna de línea", con la etiqueta que se prefiera (por ejemplo "Fecha").
3. Asignar esa copia como "Perfil de diseño de factura por defecto" en la ficha de la Marca.

Resultado: la línea de alojamiento muestra la fecha de llegada de la reserva, y cada línea de extra (cargo, cena, etc.) muestra su propia fecha.

Nota: Si la factura mezcla alojamiento y muchos extras, un perfil con muchas columnas de cabecera (tipo de habitación, código, ocupación...) puede dejar poco ancho para la descripción y hacer que cada línea ocupe dos renglones, alargando la factura. Ocultar columnas que no sean imprescindibles (por ejemplo Código u Ocupación) deja más sitio y cada línea cabe en un renglón, a cambio de no imprimir esos datos.

Descarga en lote de facturas

Desde la vista de lista de Facturas, seleccionando varias:

• Descargar facturas PDF (ZIP): un PDF por factura, comprimidos en un ZIP.
• Descargar facturas PDF (unificado): fusiona todos los PDF en un único archivo - solo si todas las facturas seleccionadas son del mismo cliente.

Seleccionando una única factura, se descarga directamente el PDF sin pasar por el ZIP.