Caso de uso: Forzar manualmente una reserva a Cancelada o No show con "Términos y Condiciones"
Existe un asistente para marcar las reservas, con estado “entrada pendiente”, como canceladas o no show. Este asistente tendrá un comportamiento según si la reserva está relacionada con Términos y Condiciones o no.
En este caso, se describe el marcaje de una reserva como Cancelada o No Show, que sí tiene Términos y Condiciones relacionados.
PMS > Operativa > Reservas > Entrar en reserva
Configuraciones previas
Para que una reserva esté relacionada con Términos y Condiciones de Cancelación y, por tanto, dicha información aparezca en el asistente de Cancelación, estos deben haberse incluido previamente en el sistema.
Para que se apliquen estos términos a una cancelación o no show, se deberán haber configurado previamente desde el PMS y deberán estar indicados dentro de las características de la reserva.
1. Configuración términos y condiciones
PMS > Configuración > Término y condiciones
Dentro del menú de Configuración del módulo PMS, se encuentra la opción “Términos y condiciones”.
En esta opción de configuración se pueden incluir, una por línea, cada política de cancelación:
2. Términos y condiciones en la reserva
Para que la cancelación o no show de una reserva tenga aplicada una política de cancelación, esta debe ir indicada dentro de las características de la reserva, en el apartado “Términos y condiciones”.
Aparecerán detallados en la pestaña “Términos y condiciones” de la parte inferior de la reserva:
PASO A PASO:
Importante: No se puede cancelar una reserva con fecha de cancelación superior a la fecha de entrada. En caso de querer cancelarla a posteriori, será necesario modificar la fecha de entrada.
1º Acceder a la reserva cancelada o no show
PMS > Operativa > Reservas > Entrar en reserva
2º Iniciar el asistente de cancelación/no show
Dentro de la reserva, clicar sobre el botón “Asistente de cancelación/no show”.
3º Completar los datos de la cancelación/no show
El asistente abrirá una ventana emergente en la que incluir los datos de la cancelación o el no show. En caso de que existan Términos y Condiciones relacionados con la reserva, el asistente contará con está información:
Pestaña Básico:
- Estado cancelado o no show: Indicar si la reserva se ha cancelado o es un no show
- Fecha de cancelación: Indicar la fecha de la cancelación (en el caso de no show, este campo no aparece).
- Crear factura: Marcar el check si se quiere crear la factura en este momento. La factura solo podrá generarse por un usuario que sea administrador de Facturación.
- Gastos de cancelación: Por defecto aparecerán los gastos definidos en los Términos y Condiciones, coincidiendo con el campo “Importe” de la columna “Términos y condiciones del PMS”.
Pero estos gastos de cancelación se pueden modificar manualmente, incluyendo un importe distinto al definido en “Términos y condiciones”. Habitualmente, una modificación de estos gastos va acompañada de una Nota explicativa.
La modificación manual de los gastos de cancelación, quedará también reflejada dentro del apartado Valoración de la reserva:
- Plantilla de correo electrónico: En los Términos y Condiciones, se puede incluir una plantilla de correo electrónico para la comunicación con el cliente. En caso de querer utilizar una plantilla distinta a la incluida en los Términos y Condiciones, se escogerá en el desplegable de este apartado.
- Nota: Incluir las notas pertinentes a la cancelación. Esta nota aparecerá en el apartado Cancelación de la pestaña Nota:
Pestaña Términos y Condiciones del PMS:
Este apartado se completa automáticamente según la información incluida en los Términos y Condiciones del PMS. Los valores de “Importe” y “Plantilla de correo electrónico”, como se ha informado en el apartado anterior, pueden ser modificados manualmente a la hora de realizar la cancelación.
4º Reserva en estado cancelado
La reserva pasará de un estado de “Confirmado” a un estado “Cancelado” tras la aplicación de la cancelación/no show.
Consecuentemente, el resto de departamentos implicados, tendrán la información actualizada, tanto para la disponibilidad de alojamiento, como para otras operativas (comedor, limpieza…)
5º Valoración de la reserva
La valoración de la reserva pasará a tener la información de la cancelación. Este estado de valoración será uno u otro, según los Términos y Condiciones de Cancelación y según las posibles modificaciones manuales realizadas durante el Asistente de Cancelación.
6º Cancelación incluida como extra
Si una cancelación supone un importe a pagar, se incluirá dentro de los extras de la reserva con el producto y el grupo de facturación configurado para tal fin.
7º Estado de cancelación verificado
Se haya creado o no la factura, una vez realizada la cancelación de una reserva con Términos y Condiciones relacionados, el estado de la cancelación aparecerá como “Verificado”:
