Traspaso automático a otro diario en el Punto de Venta

Al cerrar la sesión de un Punto de Venta, el sistema puede realizar un traspaso automático del efectivo sobrante a otro diario, de manera que deje el diario del Punto de Venta únicamente con un fondo de caja (previamente configurado).

¿Qué ventajas supone trabajar con un traspaso automático a otro diario?

• El Punto de Venta iniciará el día siguiente siempre con el mismo fondo de caja.
• Si existe excedente, este queda contabilizado en este otro diario.
• El saldo siempre cuadrará, ya que el cajón quedará exactamente con el fondo de caja y no se genera un descuadre contable.

Ejemplo: El Punto de Venta cierra con 1.100€ y el fondo de caja previamente ha sido configurado en 100€. Al traspasar 1000€ al otro diario, en el diario del Punto de Venta quedan solo los 100€ del fondo. Esta acción se repetiría a diario según cada excedente.

Paso a paso

Nota: El fondo y el diario de destino son por Punto de Venta. Cada Punto de Venta puede tener un fondo y un diario distintos. O que un Punto de Venta utiltice el traspaso automático y otros no.

Importante: El traspaso automático es un movimieto interno de efectivo, desde el diario del Punto de Venta al nuevo diario creado para la transferencia. No se trata ni se reflejará como una venta o un cobro.

1º Crear el nuevo diario

Nota: Esta acción solo debe realizarse una vez. Cuando se haya creado el diario, ya no deberá volverse a realizar este paso.

Facturación > Configuración > Diarios > Nuevo

Desde el módulo de Facturación, acceder a la sección de 'Diarios' que se encuentra en el menú de 'Configuración'. Clicar en el botón 'Nuevo' para crear un nuevo diario.

Este diario deberá configurarse de la siguiente manera:

• Nombre: Indicar un nombre identificativo para este diario que absorberá el excedente del idiario del Punto de Venta.
• Tipo: Efectivo.

Nota: Al guardar el nuevo diario, AstroHMS creará automáticamente la cuenta contable asociada.

Tras haber configurado el diario, clicar en 'Guardar'. De esta manera se creará un diario que se podrá utilizar en todos los Puntos de Venta del establecimiento.

2º Activar el traspaso automático en los Puntos de Venta

Nota: Este punto debe realizarse una única vez, pero es necesario repetirlo para cada Punto de Venta con el que se quiera trabajar la funcionalidad de traspaso automático a otro diario.

Hay dos vías para acceder a los ajustes del Punto de Venta:

• Desde el módulo Ajustes: En el módulo Ajustes, seleccionar el apartado Punto de Venta del listado de la izquierda y en el desplegable elegir el Punto de Venta en el que activar el traspaso automático. Ajustes > Puntos de Venta > Punto de Venta.

• Desde el módulo Punto de Venta: En el módulo Punto de Venta, seleccionar la opción 'Ajustes' en el menú 'Configuración'. Se abrirá directamente, de este modo, el apartado Punto de Venta del módulo Ajustes. En el desplegable elegir el Punto de Venta en el que activar el traspaso automático. Punto de Venta > Configuración > Ajustes.

Una vez se ha accedido a los ajustes del Punto de Venta correspondiente, marcar el check 'Transferencia automática de efectivo', que se encuentra en el apartado 'Pago'. Para su configuración:

• Flotación de cierre de efectivo: Indicar qué importe se quedará como fondo de caja.
• Diario de destino de transferencia de efectivo: Indicar el nuevo diario que se ha creado para el traspaso automático.

Nota: Se debe repetir esta acción para cada uno de los Puntos de Venta donde se requiera trabajar con el traspaso automático.

Resultado esperado

Cierre de sesión en el Punto de Venta

¿Qué cabe esperar de la funcionalidad de transferencia automática de efectivo al cerrar la sesión de un punto de Venta?

• Cierre con más efectivo que el fondo de caja: Si al cerrar sesión hay más efectivo que el fondo de caja configurado, se creará automáticamente un movimiento que traspase el excedente al nuevo diario creado para tal finalidad.
• Cierre con el fondo de caja exacto: Si al cerrar sesión queda el mismo efectivo que el fondo de caja configurado, el sistema no realizará ninguna acción.
• Cierre con menor efectivo que el fondo de caja: Si al cerrar sesión queda menos efectivo que el fondo de caja configurado, tampoco se realizará ningún traspaso.

Apertura del Punto de Venta

Al abrir el punto de venta, se debe tener en cuenta que ahora existe un fondo de caja configurado que el Punto de Venta mantiene de un día para otro. Por lo tanto, al abrir la sesión se debe indicar ese fondo. Si se introduce '0' como saldo de apertura, el sistema realizará un aviso indicando que se generarán descuadres en los saldos contables.

Pueden darse dos casuísticas:

• Indicar el fondo: Cancelar el aviso e indicar el fondo correcto.
• Continuar con fondo '0': El Punto de Venta se abrirá de todas maneras, pero se deberá asumir por parte del trabajador ese descuadre.