Guía de Uso y Configuración del Motor de Reservas de AstroHMS

¿Qué es el Motor de Reservas?

El Motor de Reservas (o BE, por sus siglas en inglés) es la ventana de venta directa del hotel en su página web. Está totalmente integrado con el sistema de gestión del hotel (PMS) y el Channel Manager de Astro HMS. Esto significa que cuando un cliente reserva una habitación en la web, la disponibilidad se actualiza inmediatamente en el backend del hotel, evitando sobreventas (overbooking).

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Una de sus mayores ventajas es el carrito persistente: el sistema guarda una "reserva temporal" mientras el cliente navega y añade extras. Si por cualquier motivo el pago se completa pero el cliente cierra la pestaña del navegador antes de tiempo, el sistema crea la reserva tentativa de manera automática en el servidor, garantizando que nunca se pierda una venta cobrada y pudiendo recuperar con un click de manera segura la reserva sin tener que introducirla manualmente.

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Otras de las ventajas es la conexión directa que tiene con el Channel Manager y la capacidad de las reglas que este permite para la publicación de inventario.

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El Viaje del Huésped: La Experiencia Paso a Paso

Para entender cómo configurar el motor, primero debemos ver lo que experimenta el cliente en la página web pública durante su proceso de compra:

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Búsqueda Inicial

El cliente selecciona el hotel (si es una cadena con varias marcas), introduce las fechas de su estancia y el número de huéspedes (adultos, niños, bebés, cunas o mascotas). El calendario interactivo le mostrará pequeñas alertas visuales si un día exige un mínimo de noches, o si está bloqueado para entradas o salidas.

Selector de Marca / Destino

Este panel está diseñado específicamente para cadenas hoteleras, grupos multipropiedad o marcas con más de un establecimiento. Permite al cliente seleccionar o cambiar de hotel de forma rápida y visual sin necesidad de salir del motor de reservas:

• Gestión multipropiedad integrada: Permite unificar la venta directa de todo vuestro porfolio en un solo punto. El huésped puede alternar entre los distintos establecimientos disponibles (por ejemplo, cambiar de "Hotel Sol" a "Hotel Tierra") con un solo clic.
• Presentación visual y atractiva: En lugar de mostrar un simple desplegable de texto, el selector incluye una miniatura fotográfica de alta calidad junto al nombre de cada hotel. Esto mejora notablemente la experiencia de usuario (UX), facilita la identificación del destino y refuerza la imagen de marca de cada propiedad.
• Actualización instantánea: Al cambiar el hotel de destino, el motor actualiza automáticamente los resultados de la búsqueda para mostrar la disponibilidad, habitaciones y ofertas específicas de la nueva propiedad seleccionada de forma transparente.

Nota: Solo para configuración multi marca (Venta de varios establecimientos por el mismo motor de reservas)

Calendario de Precios

Debajo de cada número de día aparece el precio "desde" (la tarifa más económica disponible para la ocupación seleccionada ese día). El sistema utiliza un código de colores tipo semáforo para ayudar al cliente a identificar las temporadas o días más económicos:

• Verde (ej. 1 al 5 de julio): Indica los días con tarifas más competitivas o económicas del mes.
• Naranja (ej. 13 y 14 de julio): Indica días de tarifa media o alta.
• Rojo (ej. 1 y 2 de agosto): Días de tarifa máxima (picos de temporada alta o fines de semana de alta demanda).

Indicadores y Restricciones (La Leyenda)

Si te fijas en la parte inferior izquierda de la ventana emergente, verás una leyenda que explica los símbolos que "afectan" a los días:

• Días con línea diagonal gris (ej. 15 de julio, 24 de agosto): Significa Sin disponibilidad. El hotel tiene todas sus habitaciones agotadas para esa noche exacta y el sistema bloquea el día para que no se pueda hacer clic en él.
  
• Números con una línea horizontal debajo (ej. 10 y 12 de julio): Representa una restricción de Estancia mínima ($\geq N$ noches). Si el cliente quiere hacer su check-in (entrada) ese día, el sistema le obligará a reservar un número mínimo de noches fijado por el hotel (por ejemplo, mínimo 3 noches).
  
• Puntito Naranja (ej. debajo del día 10 de julio): Significa Sin entrada (restricción técnica CTA - Closed to Arrival). Indica que el hotel no acepta que una reserva comience ese día, aunque sí puede haber huéspedes durmiendo en el hotel si entraron en días anteriores.
  
• Puntito Azul (ej. debajo del día 10 de julio): Significa Sin salida (restricción técnica CTD - Closed to Departure). Indica que el hotel no permite que se realicen check-outs o salidas en esa fecha específica.

Nota: Si quieres ver los precios que se ven el calendario, puedes ir al contrato, al apartado de 'Disponibilidad de la Marca HMS' y filtrar por las lineas que ponga 'Showcase price (calendar)'.

Seleccionador de personas y habitaciones

Este panel permite al cliente definir con total precisión quiénes viajan y cuántas estancias necesitan. El diseño es completamente dinámico y se adapta de forma automática según la configuración comercial de vuestro establecimiento:

• Modo Solo Adultos (Vista simplificada): Se muestra de forma predeterminada (ideal para hoteles Adults Only o estancias corporativas). El cliente solo tiene que indicar el número de adultos y habitaciones para realizar la búsqueda.
• Modo Familiar (Configuración activa): Si el hotel admite familias, esta opción se habilita de forma muy sencilla desde los Ajustes de la plataforma. Al hacerlo, el selector se expande para desglosar la ocupación en tres categorías diferenciadas: Adultos, Niños y Bebés.

Sincronización con el PMS y Reglas de Ocupación (La Lógica)

Toda la inteligencia de este seleccionador proviene directamente de vuestro sistema de gestión (PMS). Esto garantiza que las búsquedas se adapten a vuestra política de ocupación y eviten errores en la reserva:

• Rangos de Edad Dinámicos (ej. 3-17 años / 0-2 años): Las etiquetas que aparecen debajo de cada categoría de huéspedes no son fijas. Son el reflejo exacto de las edades de los ocupantes que tengáis configuradas en el PMS. Si cambiáis los tramos en vuestro sistema, el motor de reservas se actualizará de inmediato.
• Selector de Edad Individual (ej. "Niño 1 - edad"): Al añadir niños, el motor abre campos obligatorios para seleccionar la edad exacta de cada menor. Esto es crucial para que el motor consulte en el PMS y aplique la tarifa precisa que le corresponde a cada rango de edad (por ejemplo, aplicando un descuento diferente para un niño de 4 años que para uno de 15).
• Lógica de Distribución de Habitaciones: El sistema incluye un indicador de ayuda que recuerda al cliente: "Al menos un adulto por habitación. Distribuiremos a los huéspedes después". Esto facilita la reserva de múltiples habitaciones, permitiendo al motor repartir de forma inteligente a los niños y adultos según las capacidades reales de vuestras habitaciones disponibles.

Selector de Código Promocional / Empresa

Este panel permite a los huéspedes directos, empresas colaboradoras o agencias de viajes activar tarifas privadas, acuerdos corporativos o descuentos específicos directamente en su proceso de búsqueda:

• Segmentación por tipo de código: Permite al cliente seleccionar el tipo de acceso que tiene (por ejemplo, códigos de campaña promocional directa, tarifas corporativas de empresa o accesos para agencias de viajes).
• Carga y cálculo inmediato: El usuario solo tiene que introducir su código y pulsar en "Aplicar". En ese mismo instante, el motor valida el código contra el PMS y recalcula de forma automática los resultados de búsqueda, aplicando el descuento correspondiente sobre las tarifas disponibles para las fechas y ocupación seleccionadas.

Importante: El código promocional debe escribirse exactamente igual esté escrito en la Lista de Ofertas. Manteniendo las Mayusculas, minúsculas, espacios y acentos. Recomendamos poner código promocionales simples.

Condiciones y Soporte (La Letra Pequeña)

Para evitar incidencias o frustraciones durante el proceso de compra, el selector cuenta con herramientas de información y asistencia integradas:

• Control de restricciones: El sistema avisa de forma preventiva al cliente de que algunos códigos están vinculados a condiciones muy específicas (como un número mínimo de noches, tipos de habitación concretos o periodos de viaje delimitados). Si el cliente no cumple estos requisitos en su búsqueda, el descuento no se activará.
• Botón de ayuda rápida: En la parte inferior se incluye la opción "¿Problemas con tu código promocional?". Este acceso rápido asiste al usuario si el código ha caducado, si está mal escrito o si no se aplica como esperaba, ofreciendo una vía de resolución para evitar que abandone la web del hotel sin reservar.

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Nota: Si el cliente accede al botón de '¿Problemas con tu código promocional?' este le redirigirá a la pagina de "Contacta con nosotros" de la página web que tiene la herramienta AstroHMS.

Distribución de Habitaciones

Si se solicitan varias habitaciones a la vez (por ejemplo, para un grupo o familia), el sistema permite repartir de forma sencilla a los huéspedes entre las distintas habitaciones.

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Resultados de Precios y Selección

Las opciones se organizan por tipo de habitación, tipo de régimen (solo alojamiento, alojamiento con desayuno, media pensión, etc.) y tipo  de tarifa publicada. El orden que muestra la tipología de habitación es un orden de precio (de menor a mayor) intentando captar al cliente lo antes posible, luego el orden de las tarifas, depende del orden indicado en la configuración del PMS (secuencia), de esta manera podremos personalizar más el orden de las tarifas.

Los descuentos y promociones se destacan claramente con el precio original tachado y el porcentaje de rebaja.

El orden de visualización va desde mas barato hacia mas caro. El orden de visualización de las tarifas va por la secuencia en la configuración de la misma en el PMS.

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Extras y Venta Aumentada (Upsell)

Antes de pagar, el motor ofrece de manera inteligente mejoras para su estancia. Por ejemplo, puede sugerir cambiar a una habitación superior por un pequeño suplemento por noche, o permitirle añadir servicios adicionales con horarios reales (como masajes en el Spa, mesas en el restaurante o sesiones de gimnasio).

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Formulario de Datos (Checkout)

El cliente introduce sus datos personales. El sistema es inteligente: reconoce si los campos obligatorios cambian según la nacionalidad del huésped y se adapta visualmente para ponérselo fácil tanto en ordenadores como en teléfonos móviles.

Nota: Los idiomas debes configurarlo tu previamente en el apartado web de ajustes. Las traducciones se deben generar. Los campos solicitados y obligatorios son los necesarios para el cumplimiento del Real Decreto 933/2021 del Ministerio del Interior.(SES.HOSPEDAJES).

Pago Seguro y Confirmación

El cliente es redirigido a la pasarela bancaria segura (Redsys). Una vez completado el pago con éxito, el motor le muestra su número de localizador y le permite descargar directamente su bono de reserva en PDF.

A tener en cuenta durante el proceso de pago:

• Tarjeta no válida / Denegada: En caso de que el cliente utilice una tarjeta de crédito no válida (por falta de fondos, tarjetas no habilitadas para compras por internet, etc.), la reserva solo se mantendrá guardada temporalmente durante el tiempo límite que se haya configurado en Ajustes. Pasado ese tiempo, se cancelará automáticamente.
• Cierre incompleto de la pasarela: Si el cliente realiza el pago con éxito, pero cierra la ventana o no pulsa el botón de aceptar/volver en la plataforma de Redsys para regresar al motor de reservas, el sistema guardará su reserva en estado de Tentativa. Dentro de esta tentativa se creará un enlace directo para que el equipo del hotel pueda verificar el pago y completar la reserva de forma manual.

Panel de Configuración en AstroHMS (Para el Administrador)

Toda la gestión del motor se realiza desde el propio entorno de AstroHMS, dentro de la sección de Website > Configuración > Motor de Reservas. Al modificar los parámetros aquí, los cambios se aplican de forma inmediata en la web.

Ajustes Generales de Marca

A continuación, se detallan los campos clave que un consultor o director de hotel puede editar directamente desde la interfaz visual:

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Permitir Niños o Bebés

Indícalo si Niños o bebés están permitidos. Activan o desactivan los selectores en la barra de búsqueda de la web. Si su hotel no admite Niños o bebés, desmarcar esta casilla ocultará la opción para el cliente. Marcar según la política comercial del establecimiento.

Importante: Recuerda configurar las edades en la configuración de Ocupantes del PMS.

Nota: Configuración Recomendada en caso de aceptar este tipo de ocupación en tu establecimiento.

Permitir Mascotas

Indícalo si Mascotas están permitidos. Activan o desactivan los selectores en la barra de búsqueda de la web. Si su hotel no admite mascotas, desmarcar esta casilla ocultará la opción para el cliente. Marcar según la política comercial del establecimiento.

Importante: Recuerda configurar el precios del producto [PET] Mascota en el PMS. En caso de que sea Gratuito indicar precio 0 en el producto.

Nota: Es necesario configurar si quieres vender este tipo de Extras por el Motor de Reservas.

Permitir Cunas

Indícalo si la venta/asignación de Cunas están permitidos. Activan o desactivan los selectores en la barra de búsqueda de la web. Si su hotel no admite/tiene cunas, desmarcar esta casilla ocultará la opción para el cliente. Marcar según la política comercial del establecimiento.

Importante: Recuerda configurar el recursos tipo Cuna en el PMS. En caso de que sea Gratuito indicar precio 0 en el producto. Te ayudará a llevar un Control de la disponibilidad del recurso Cuna.

Nota: Es necesario configurar si quieres vender este tipo de Extras por el Motor de Reservas.

Imagen de portada

La foto de cabecera que se muestra cuando el cliente está eligiendo hotel en webs con múltiples marcas o cadenas.Subir una imagen horizontal de alta calidad (Tamaño ​recomendado: 1200x400 (píxeles)).

Nota: Configuración Recomendada

Ofrecer seguro de cancelación

Ofrece la casilla de seguro de cancelación en el carrito; el % se aplica sobre el precio del alojamiento y se cobra con el prepago.

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Guardar tarjeta tras el cobro

Define si, además de cobrar la reserva, el sistema guarda de forma segura los datos de la tarjeta en la ficha del cliente para posibles cargos extra o penalizaciones futuras.

Importante: Activado por defecto (True) para mayor seguridad operativa.

TTL de Tentativa (Minutos) 

El tiempo de "vida" que tiene el carrito de compra. Es el número de minutos que el hotel le guarda las habitaciones bloqueadas a un cliente mientras este rellena sus datos. Si pasa ese tiempo y no paga, las habitaciones se liberan para que otros puedan comprarlas.

Importante: 30 minutos por defecto. Un tiempo muy corto puede frustrar al cliente; un tiempo muy largo bloquea inventario de forma innecesaria.

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Máximas habitaciones por búsqueda

Número máximo de habitaciones que pueden reservar en una misma búsqueda.

Importante: Necesario siempre indicar mínimo 1.​

Proveedor de pago preferido

Código del provider preferido para los pagos del booking engine (p.ej. 'redsys'). 

Importante: Vacío = primero por sequence.

Upselling de habitación (Estrategia de mejora)

Configura el comportamiento del banner que invita al cliente a reservar una habitación mejor.

• Desactivado: Desactivado.
• Ofrecer siempre mejoras: Se ofrece siempre que haya disponibilidad de categorías superiores.
• Solo cuando queda poco stock: Estrategia inteligente. Solo ofrece la mejora si quedan muy pocas habitaciones de la categoría base (ideal para liberar  las baratas y vender las caras).

Importante: "Solo cuando queda poco stock" es excelente para optimizar los ingresos del hotel (Revenue Management).

Validez del enlace de cotización

Días por defecto que vive un quote link comercial antes de expirar.

Extras vendibles

Productos ofrecidos como extras en checkout (early/late, balinesas, packs, excursiones…).

Importante: El precio sale del contrato.

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Precio del calendario

Precio mostrado como «desde» en el calendario de precios y en las tarjetas de establecimiento: el precio publicado (mejor promoción aplicada) o el precio base del contrato sin promociones.

• Precio publicado (con ofertas aplicadas)
• Precio base del contrato (sin ofertas)

Estrategias de Venta Avanzadas

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Activar ofertas de estancia partida

Si activa la casilla "Enable split-stay offers", el motor resolverá un problema clásico: cuando un cliente busca, por ejemplo, 7 noches seguidas y ninguna habitación individual está libre durante toda la semana completa. En lugar de decir "No hay disponibilidad", el sistema le ofrecerá de forma automática combinaciones combinando habitaciones (ej. 4 noches en la Habitación Estándar y 3 noches en la Suite Superior).

Mejora Automática de Régimen

No requiere ninguna configuración técnica. Si en el contrato del hotel hay cargadas tarifas con diferentes regímenes (ej. Solo Alojamiento y Alojamiento con Desayuno), el sistema calculará la diferencia de precio automáticamente y le mostrará un botón discreto al cliente diciendo: "Añade desayuno por solo X€ más por noche".

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¿Qué se muestra en la Web? (La Lista de Aceptación o Whitelist)

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Por defecto, el motor de reservas vende absolutamente todo lo que tenga precios y disponibilidad introducidos en el cuadro de tarifas (grid de contratos) de AstroHMS Sin embargo, si desea restringir o limitar qué habitaciones o tarifas específicas se publican en internet sin necesidad de borrar los precios del sistema interno, el consultor puede utilizar tres campos especiales en la ficha técnica del canal en nuestro Channel Manager:

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• Ocupaciones permitidas (be_occupancy_ids): Permite elegir qué combinaciones de personas y habitaciones van a internet. Si un tipo de habitación no tiene al menos una ocupación seleccionada aquí, no se publicará en la web.
• Tarifas permitidas (be_fare_ids): Para limitar el motor a promociones web concretas, ignorando tarifas confidenciales de agencias o turoperadores.
• Experiencias permitidos (be_product_ids): Permite acotar si en la web solo queremos vender, por ejemplo, Alojamiento y Desayuno, ocultando la Pensión Completa.
• Regla de oro: Si deja estos campos completamente vacíos, el sistema interpreta que no hay filtros y venderá todo el inventario disponible. Solo empezará a restringir en el momento en que añada algún elemento a la lista.

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Gestión de Pagos y Seguridad Operativa

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El motor está preparado para gestionar el dinero de sus clientes bajo estrictas normativas bancarias de seguridad:

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Configuración de la pasarela de cobro.

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Para las primera vez que debes configurar la pasarela de cobro en Astro HMS, tendremos que ir a Facturación > Configuración > Pagos en línea > Proveedores de pago.

Activar el que te interese, en caso de tener más de uno en la configuración del punto de venta puedes indicar el nombre de tu proveedor de pago para que el Motor de reservas use ese.

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Nota: Recomendamos rellenar los campos de Bussiones Name y Bussines Description con el nombre del Hotel o cadena ya que el cliente lo verá en la pantalla de pago.

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Cobro vs. Garantía

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Dependiendo de las condiciones de la tarifa que elija el cliente, el sistema sabe qué hacer con la tarjeta de crédito. Si la tarifa requiere un pago por adelantado, realizará el cargo inmediatamente. Si la tarifa es de "Cancelación Gratuita" pero requiere tarjeta como garantía, el sistema validará que la tarjeta sea real y la guardará de forma segura sin cobrar nada al cliente, realizando una verificación rápida.

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El "Modo Auxiliar" (Sin Pasarela)

Si por un problema ajeno al hotel la pasarela de Redsys deja de funcionar o cae el servicio del banco, el motor de reservas cuenta con un sistema de protección para no perder ventas. En lugar de mostrar un mensaje de error crítico que asuste al usuario, la web se transformará automáticamente mostrando una pantalla informativa elegante con los datos de contacto directos del hotel, el número de referencia de su carrito y el precio total real, invitando al huésped a llamar por teléfono o escribir un correo para finalizar su reserva offline de forma amigable.

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Superpoderes para el Equipo Comercial

El motor de reservas no es solo una herramienta pasiva en la web; incluye dos funciones muy potentes que el equipo comercial o de recepción puede aprovechar en su día a día para cerrar ventas directas:

Envío de Presupuestos Web (Quote Links)

Cuando un cliente llama por teléfono solicitando un presupuesto complejo (por ejemplo, tres habitaciones específicas para unas fechas concretas con un precio especial), el agente comercial puede preparar todo el carrito de compra directamente desde el backend de AstroHMS utilizando un asistente sencillo. Al finalizar, el sistema genera un enlace único de presupuesto personalizado que se envía por correo electrónico al cliente. Al hacer clic en este enlace, el cliente se encuentra con el motor de reservas ya configurado con las habitaciones, fechas y tarifas exactas que acordó con el vendedor. 

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El carrito está bloqueado para evitar errores: el cliente no puede alterar las habitaciones ni las fechas; su único trabajo es rellenar sus datos personales y realizar el pago seguro con su tarjeta. Esto agiliza de forma drástica la conversión de reservas telefónicas.

Recuperación Automática de Carritos Abandonados

El sistema cuenta con "vigilantes automatizados" (procesos internos en segundo plano) que se ejecutan continuamente:

• Si un cliente abandona la web con habitaciones en el carrito, el sistema espera a que pase el tiempo límite (TTL) y libera el inventario automáticamente para que vuelva a estar a la venta.
• Si un cliente llega hasta el paso del pago en Redsys pero la conexión falla o el cliente cierra la ventana antes de confirmar, el sistema no borra su selección. Mueve la reserva temporal a un estado especial y genera un token de recuperación que permite reactivar exactamente el mismo carrito para que el cliente pueda reintentar el pago sin tener que empezar la búsqueda desde cero.