Configuración de cuentas de correo electrónico genéricas ("Otros") mediante SMTP/IMAP

El objetivo de este documento es guiar al usuario en la vinculación de servidores de correo electrónico de proveedores generalistas (distintos de Gmail o Microsoft 365) con la plataforma ASTROHMS. Esto permite centralizar el envío de notificaciones automáticas (presupuestos, confirmaciones) y la recepción de correos (como incidencias o respuestas de clientes).

2. Requisitos Previos

Antes de comenzar, es imprescindible solicitar al proveedor de correo o al administrador de sistemas los siguientes datos técnicos:

• Dirección de correo electrónico completa (ej. info@tudominio.com).
• Contraseña de la cuenta (o Contraseña de Aplicación si el proveedor tiene activa la verificación en dos pasos).
• Datos del Servidor Saliente (SMTP): Dirección del servidor, puerto y tipo de cifrado.
• Datos del Servidor Entrante (IMAP/POP3): Dirección del servidor, puerto y tipo de cifrado.

3. Paso a Paso: Configuración del Servidor Saliente (SMTP)

Este paso es necesario para que el sistema pueda enviar correos electrónicos (ej. propuestas comerciales, alertas).

1. Acceda al menú de Ajustes técnicos de la plataforma y diríjase a Servidores de correo saliente (SMTP).
2. Haga clic en Nuevo o Crear y complete los siguientes campos obligatorios:
   • Descripción: Un nombre identificativo (ej. SMTP - Correo Corporativo General).
   • Prioridad: Por defecto 10 (a menor número, mayor prioridad si hay varios servidores).
   • Servidor SMTP: La dirección de tu proveedor (ej. smtp.ionos.es, mail.tudominio.com).
   • Puerto SMTP: * Use 465 (si utiliza cifrado SSL/TLS).
     • Use 587 (si utiliza cifrado STARTTLS).
   • Seguridad de la conexión: Seleccione SSL/TLS o STARTTLS según las indicaciones de su proveedor.
3. Autenticación:
   • Nombre de usuario: Introduzca la dirección de correo completa.
   • Contraseña: Introduzca la contraseña de la cuenta.
4. Haga clic en el botón Probar conexión. Si todo es correcto, el sistema mostrará un mensaje de éxito ("Connection Test Successful").
5. Guardar.

4. Paso a Paso: Configuración del Servidor Entrante (IMAP)

Este paso es necesario si desea que el sistema lea un buzón de correo para procesar respuestas o transformarlas en tickets de soporte.

1. Diríjase a Servidores de correo entrante.
2. Haga clic en Nuevo o Crear y configure los parámetros:
   • Nombre: Un nombre descriptivo (ej. IMAP - Soporte/Atención Cliente).
   • Servidor de tipo: Seleccione Servidor IMAP (recomendado frente a POP3 para mantener copia en el servidor).
   • Nombre del servidor: La dirección provista por su alojamiento (ej. imap.ionos.es, imap.tudominio.com).
   • Puerto: Normalmente 993 para conexiones seguras IMAP.
   • SSL/TLS: Marque la casilla para activar la conexión cifrada.
3. Credenciales:
   • Nombre de usuario: La dirección de correo completa.
   • Contraseña: La contraseña de la cuenta.
4. Acción posterior al emparejamiento (Opcional): Defina qué módulo procesará estos correos (ej. Crear un nuevo Ticket de Incidencia, un Lead o un mensaje en el hilo del CRM).
5. Haga clic en Confirmar / Probar y confirmar. El sistema realizará una sincronización inicial para validar las credenciales.

5. Consideraciones de Seguridad y Errores Comunes

• Bloqueos por IP o País: Algunos proveedores generalistas (como cPanel locales) bloquean los intentos de conexión entrantes si el servidor de ASTROHMS está en un rango de IPs desconocido. Si la prueba falla y los datos son correctos, pida a su proveedor que añada la IP de ASTROHMS a la lista blanca (whitelist).
• Contraseñas de Aplicación (2FA): Si su proveedor generalista (como Zoho Mail o Yahoo) tiene activa la autenticación de doble factor, la contraseña normal de inicio de sesión no funcionará. Deberá ir a la seguridad de su correo, generar una "Contraseña de aplicación" específica para ASTROHMS y usar esa clave en la configuración.
• Límites de envío (Rate Limiting): Recuerde que los servidores "Otros" suelen tener límites estrictos de envío (ej. máximo 200 correos por hora). Evite usar estas cuentas para campañas masivas de marketing para prevenir que su dominio sea marcado como Spam.