Dirigir un hotel en España supone cumplir con un buen número de obligaciones ante distintas administraciones: Interior, Hacienda, el INE, Sanidad y, según la zona, la comunidad autónoma o el ayuntamiento. Esta guía las reúne en un solo sitio y enlaza a los artículos donde explicamos cada una en detalle.
Registro de viajeros y SES.Hospedajes
El Real Decreto 933/2021 obliga a los alojamientos a registrar los datos de sus huéspedes y de la transacción, y a comunicarlos a las autoridades a través de la plataforma SES.Hospedajes del Ministerio del Interior. En Cataluña y el País Vasco la comunicación se hace con sus policías autonómicas.
Facturación: Verifactu, SII y factura electrónica
Hacienda controla la facturación de los hoteles por dos vías, según el tamaño de la empresa: el SII o Verifactu. Una empresa sigue una u otra, nunca las dos. A eso se suma la factura electrónica entre empresas.
SII (Suministro Inmediato de Información)
Con el SII, la empresa lleva sus libros registro del IVA en la sede electrónica de la Agencia Tributaria: envía los datos de cada factura emitida y recibida en un plazo de cuatro días hábiles. Es obligatorio para:
- las empresas que facturan más de 6 millones de euros al año, algo habitual en hoteles grandes y cadenas;
- las inscritas en el registro de devolución mensual del IVA (REDEME);
- los grupos de IVA.
Cualquier otra empresa puede acogerse de forma voluntaria. A cambio, quien está en el SII no presenta los modelos 347 y 390 y queda fuera de Verifactu.
En Astro HMS las facturas de clientes y proveedores se envían al SII desde la propia contabilidad, y el sistema avisa de las que Hacienda rechaza:
- Controlar errores del SII en facturas de clientes y proveedores
- Gestión de fallos en el SII
- Cuadre del IVA entre la AEAT (SII) y Astro HMS
Verifactu
Para el resto de empresas, la Ley Antifraude exige que los programas de facturación garanticen que los registros no se pueden alterar, y el sistema Verifactu permite enviarlos a la Agencia Tributaria en el momento de facturar.
- Qué es Verifactu y cómo afecta al sector hotelero
- 16 preguntas frecuentes sobre Verifactu para hoteles
Si dudas de cuál te corresponde: Verifactu o SII: qué es mejor para tu hotel.
Factura electrónica
Además, la factura electrónica entre empresas será obligatoria. Guía de facturación electrónica para hoteles.
Tasa turística
Baleares y Cataluña cobran un impuesto autonómico por estancia, y cada vez más municipios aplican su propia tasa. El hotel la cobra al huésped, la declara y la ingresa, con tarifas que cambian según la temporada, la categoría y la edad del viajero.
En Baleares, el impuesto sobre estancias turísticas se calcula y se declara desde el propio PMS. Software hotelero para Baleares.
Estadística: la encuesta de ocupación del INE
Cada mes, los hoteles a los que el INE se lo solicita deben enviar sus datos de ocupación, viajeros y precios. Es una estadística oficial de respuesta obligatoria.
Sanidad: piscinas y seguridad alimentaria
- Piscinas: los hoteles con piscina de uso colectivo deben llevar el autocontrol de la calidad del agua y notificarlo a Sanidad a través de SILOÉ (Reales Decretos 742/2013 y 3/2023). SILOÉ en hoteles, explicado.
- Cocina y restauración: el sistema de autocontrol APPCC (análisis de peligros y puntos de control crítico) es obligatorio para cualquier establecimiento que sirva comida. Cómo se lleva el APPCC en Astro HMS.
Normativa autonómica
Cada comunidad autónoma tiene su ley de turismo y su registro de establecimientos. En Baleares, por ejemplo, la Ley 3/2022 añadió obligaciones de sostenibilidad y circularidad. Qué supone la Ley 3/2022 para los hoteles de Baleares.
Impuestos y contabilidad
Además de lo anterior, un hotel presenta las declaraciones de IVA, retenciones y sociedades como cualquier empresa. Guía para preparar los impuestos con Astro HMS.
Cumplir sin multiplicar el trabajo
Casi todas estas obligaciones salen de los mismos datos: las reservas, los huéspedes y las facturas. Cuando el PMS, la facturación y la contabilidad están en programas distintos, cada declaración obliga a copiar y cuadrar datos. En Astro HMS todo está en el mismo ERP hotelero, y el PMS genera los envíos a SES.Hospedajes, el INE, el SII o Verifactu a partir de la información que ya tiene. Pide una demo.