Un hotel trabaja con muchas piezas a la vez: reservas que llegan por la web, por Booking.com o por un turoperador; recepción, limpieza y mantenimiento; restaurante y punto de venta; facturas, impuestos y nóminas. Durante años lo habitual ha sido un programa para cada cosa. Un ERP hotelero las reúne en una sola plataforma con una sola base de datos.
¿Qué es un ERP hotelero?
ERP (Enterprise Resource Planning) es el nombre que se da al software que gestiona todos los procesos de una empresa en un único sistema. Un ERP hotelero es ese mismo concepto adaptado a un alojamiento: además de la contabilidad, las compras o los recursos humanos que tiene cualquier ERP, incluye la operativa propia de un hotel, como las reservas, la recepción, la distribución en canales o el housekeeping.
La diferencia práctica es que la información entra una vez y está en todas partes. Una reserva que llega por un canal ya está en el PMS, descuenta disponibilidad en el resto de canales, genera la factura y llega a contabilidad sin que nadie la vuelva a teclear.
ERP hotelero, PMS, channel manager y motor de reservas: en qué se diferencian
- PMS (Property Management System): gestiona la operativa diaria del alojamiento: reservas, llegadas y salidas, asignación de habitaciones y cuentas de los huéspedes. Así es el PMS de Astro HMS.
- Channel manager: publica tarifas y disponibilidad en las OTA y los turoperadores y descarga sus reservas. Channel manager integrado.
- Motor de reservas: permite reservar directamente en la web del hotel, sin comisiones de intermediarios. Motor de reservas para hoteles y cadenas.
- ERP hotelero: engloba todo lo anterior y le suma finanzas, compras, punto de venta, mantenimiento, recursos humanos y el resto de departamentos.
Cuando estas piezas son programas distintos hay que conectarlas entre sí, mantener las tarifas en varios sitios y revisar que los datos cuadran. En un ERP hotelero todo en uno ese trabajo desaparece.
Qué módulos debe incluir
- Reservas y recepción (PMS), con check-in online o en quiosco para que el huésped llegue con los datos ya rellenos.
- Distribución: channel manager y motor de reservas sobre la misma base de datos.
- Finanzas: facturación, contabilidad y conciliación bancaria. Módulo de finanzas.
- Punto de venta para restaurante, bar o recepción, con cargo a la habitación. Punto de venta.
- Housekeeping y mantenimiento: tareas de limpieza, estados de habitación e incidencias. Gobernanta y mantenimiento.
- Compras, CRM, recursos humanos y business intelligence para el resto de departamentos y para decidir con datos.
La normativa española que debe resolver
Un software pensado para otros mercados suele dejar al hotel las obligaciones legales españolas. Un ERP hotelero que trabaja en España tiene que traerlas resueltas:
- Registro de viajeros (RD 933/2021): envío de los partes a SES.Hospedajes. Cómo se configura en Astro HMS.
- Tasa turística según la comunidad autónoma. Configuración de la tasa turística.
- SII y Verifactu en la facturación. Caso de uso de Verifactu.
- Encuesta de ocupación del INE, a ser posible de forma automática. Envío automático al INE.
¿Por qué en la nube (SaaS)?
Un ERP hotelero SaaS funciona desde el navegador, sin servidores en el hotel. Se accede desde recepción, desde una tablet en el comedor o desde casa; las actualizaciones llegan solas; y una cadena trabaja con todos sus hoteles en el mismo sistema.
Cómo elegir un ERP hotelero
- Que sea de verdad una sola plataforma y no varios programas conectados entre sí.
- Que conecte con tus canales: las OTA y, si trabajas con ellos, los turoperadores.
- Que resuelva la normativa española sin hojas de cálculo aparte.
- Que se pueda migrar: los datos de tu sistema actual tienen que poder pasar al nuevo. Migración de datos desde cualquier plataforma y formato.
- Que haya soporte cercano, en tu idioma y en tu horario.
Astro HMS, el ERP hotelero todo en uno
Astro HMS es un ERP hotelero SaaS todo en uno para hoteles, cadenas, apartamentos turísticos, campings y villas. Reúne en una sola plataforma el PMS, el channel manager, el motor de reservas, el punto de venta, las finanzas y el resto de departamentos, con la normativa española resuelta. Pide una demo y te enseñamos cómo funcionaría en tu alojamiento.