Documentación de Astro HMS

Asistencia

Asistencia

Impresoras de tickets

Impresoras de tickets

Máquina de Check-in

Máquina de Check-in

Edición web

Edición web

Estrategia

Otros

Otros

Monitor de Cocina

Otros servicios y departamentos

Máquinas de cambio automático

Máquinas de cambio automático

Lector de Documentos

Lector de documentos

Fabricación

Fabricación

Integraciones

Procedimiento donde se documentan los casos de uso y la operativa de las integraciones contables entre Astro HMS y el sistema contable, asegurando el registro correcto, la validación y el control de la información financiera.

Channel Manager

Channel Manager

Grupos

Gestión comercial especializada para grupos, reuniones y eventos, incluyendo elaboración de propuestas, tarifas negociadas y seguimiento personalizado.

Daypass

Venta de servicios de uso diurno (piscina, spa, coworking, etc.) o experiencias puntuales, ya sea por canales directos o plataformas externas.

Transferencias

Transferencias

Plan Contable

El procedimiento de Plan Contable define la estructura de cuentas que utiliza el hotel para registrar sus operaciones financieras, estableciendo la codificación, jerarquía y naturaleza de cada cuenta.

Cuentas Contables

Las Cuentas Contables son los códigos y denominaciones que conforman el Plan General Contable (PGC) o el plan adaptado de la empresa, y sirven para clasificar, registrar y controlar todas las operaciones económicas y financieras.

Informes

Informes

Modo Comedor

Modo Comedor

Informes

Informes

Usabilidad

Usabilidad

Diarios Contables

Los diarios contables en Odoo son los libros auxiliares donde se registran y agrupan los asientos según su naturaleza, facilitando la organización y el control contable.

Nóminas

Las Nóminas son los documentos que recogen de forma detallada la retribución que percibe un trabajador por sus servicios en un periodo determinado, generalmente mensual, y las deducciones que se le aplican según la normativa laboral y fiscal.

Activos y Amortizaciones

Los Activos y Amortizaciones forman parte fundamental de la contabilidad de una empresa

Facturación electrónica

Facturación electrónica: Voxel, BSFactura y FacturaE

Otros

Channel Manager

Channel Manager

Legionella

La legislación obliga a los hoteles, según el RD 487/2022, a implantar planes de prevención y control de la Legionella en sus instalaciones de riesgo (agua, spas, piscinas, climatización), con mantenimiento, análisis y registros periódicos para garantizar la seguridad sanitaria de los huéspedes.

Asignación de habitaciones

La asignación de habitaciones debe seguir criterios estratégicos que equilibren la experiencia del cliente con la eficiencia operativa

Contabilidad Analítica

La Contabilidad Analítica (también llamada contabilidad de costes) es una rama de la contabilidad que se utiliza para analizar la rentabilidad interna de la empresa, midiendo los ingresos y gastos por áreas, productos, departamentos, proyectos o centros de coste.

Auditorías

Una auditoría contable es un proceso de revisión y verificación independiente de los estados financieros de una empresa, con el fin de comprobar que la información reflejada en la contabilidad es veraz, completa y cumple con la normativa vigente.

Modelos y Declaraciones

Los Modelos y Declaraciones son los documentos oficiales que las empresas deben presentar ante la Agencia Tributaria (AEAT) u otros organismos, reflejando la información contable y fiscal de su actividad. Su contabilización es importante porque genera asientos específicos que impactan en tesorería y en cuentas de impuestos.

Préstamos

Préstamos

Extras

Extras

Pre Check-In

Firmas electrónicas

Firmas electrónicas

Datáfonos inteligentes

Datáfonos inteligentes

Cerraduras electrónicas

Cerraduras electrónicas

Motor de Reservas

Motor de Reservas

Informes de BI

Reservas de Calendario

Reservas de Calendario

Informes Contables

Los Informes Contables son documentos que recogen y presentan de forma estructurada la información financiera y económica de la empresa, elaborados a partir de los registros contables.

INE - Instituto Nacional de Estadística

Recoger datos agregados de ocupación, clientes, nacionalidades y estancias. Enviar el formulario mensual de forma telemática al INE. Revisar los datos antes del envío para evitar rechazos o inconsistencias.

Tarjetas de crédito

Productos

Productos

Empleados

Empleados

Facturación de proveedores

Registro y validación de facturas de proveedores para asegurar su correcta imputación contable y programación de pagos en el sistema Astro HMS.

Mejoras

Contratos

Contratos

Reclutamiento

Reclutamiento

Personalización del Portal

Dispositivo de asistencia

Dispositivo de asistencia

Usabilidad

Usabilidad

Modo Limpieza

Modo Limpieza

Orden del vigilante nocturno

Orden del vigilante nocturno

Plan del vigilante nocturno

Plan del vigilante nocturno

Gobernanta

Gobernanta

Otros servicios y departamentos

Otros departamentos

Mantenimiento Correctivo

Mantenimiento Correctivo

Facturación

Glosario y conceptos básicos sobre el módulo de Facturación. Definiciones, conceptos varios, etc.

Otros servicios y departamentos

Otros Departamentos

Valet

Valet

Encuestas

Encuestas

Informes

Informes

Comedor

Mantenimiento

El procedimiento de Mantenimiento en Astro HMS corresponde al módulo del departamento de servicios técnicos y está diseñado para gestionar de forma integral las incidencias, tareas preventivas y correctivas en el hotel.

Fabricación

Fabricación

Inventario

APPCC

APPCC

RGPD

Garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos solicitando siempre el consentimiento explícito, preservando la confidencialidad de la información del huésped, gestionando sus derechos de acceso, rectificación o eliminación, y manteniendo actualizadas las políticas de privacidad y los contratos con terceros.

Sistemas de Gestión

Sistemas de Gestión

Conocimiento

Conocimiento

Mantenimiento Preventivo

Mantenimiento Preventivo

Informes

Informes

Turismo

TPV Virtual

Método orientado a ventas por teléfono o correo electrónico (Mail Order / Telephone Order). Permite introducir manualmente los datos de la tarjeta del cliente en una interfaz segura, cumpliendo con los requisitos de PCI DSS.

OTA's y TTOO

OTA's y TTOO

Acciones de venta

Configuración

Ciclo de deming

Asientos Contables

Los asientos contables son los registros básicos de la contabilidad: anotaciones que reflejan, en el libro diario, cada operación económica de la empresa siguiendo la partida doble (un cargo y un abono).

SII - Suministro Inmediato de la Información

El SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) es un sistema implantado por la AEAT que obliga a determinadas empresas a remitir electrónicamente los registros de facturación en tiempo casi real (normalmente en un plazo de 4 días hábiles desde la emisión o recepción de la factura).

SILOE

SILOE es la herramienta oficial para que los hoteles comuniquen a Sanidad los controles y la calidad del agua de sus piscinas, garantizando el cumplimiento legal y la seguridad de los usuarios.

TPV Físico

Consiste en una integración directa con un terminal físico (pin pad) conectado al ordenador. El sistema inicia la transacción desde el software, y el cliente introduce su tarjeta en el TPV físico. Ideal para recepciones u oficinas donde se cobra presencialmente.

Entrega a cuenta

Entrega a cuenta

Motor de Reservas

Motor de Reservas

Cobros de facturas

Motor de Reservas

Canal directo a través del sitio web del Hotel o Cadena, clave para captar reservas sin comisiones y con control total sobre la oferta, promociones y disponibilidad.

Veri*factu

El procedimiento VERI*FACTU (Verificación de Facturas) es el sistema establecido por la Agencia Tributaria en España para garantizar la integridad, conservación e inviolabilidad de las facturas emitidas por las empresas.

ATIB: Declaraciones y Modelos

Presentaciones fiscales autonómicas obligatorias ante la Agencia Tributaria de Illes Balears.

ATC: Declaraciones y Modelos

Presentaciones fiscales autonómicas obligatorias ante la Agencia Tributaria Canaria.

Canal de Denuncias

El Canal de Denuncias en hoteles es un sistema seguro y confidencial para que empleados, clientes o proveedores informen sobre fraudes, incumplimientos legales o riesgos sanitarios, garantizando protección al denunciante y transparencia en la gestión.

Anticipo

Central de Reservas

Atención personalizada vía telefónica o email, especialmente eficaz para segmentos como familias, estancias largas o clientes frecuentes que requieren asesoramiento.

Channel Manager

Distribución automatizada de tarifas e inventario en plataformas como Booking.com, Expedia o Airbnb, garantizando presencia en múltiples escaparates digitales.

Estrategia de gestión de precios

Estrategia de gestión de precios

Contratos con Canales y TTOO

Contratos con Canales y TTOO

Depósitos de Fianza

Controles para la gestión del importe retenido como garantía al cliente durante su estancia, ya sea por alojamiento, servicios adicionales o posibles daños en las instalaciones del hotel. Su finalidad es asegurar el resguardo de los intereses del establecimiento.

Extras

Venta de servicios considerados como extras, ya sea por canales directos o plataformas externas.

Impuesto sobre Estancias Turísticas

Calcular correctamente la tasa turística por tipo de establecimiento, régimen y número de noches. Informar al huésped durante la reserva y el check-in del importe y motivo del impuesto. Declarar y liquidar trimestral o mensualmente según la normativa local. Archivar justificantes y registros por establecimiento y período.

SES.Hospedajes y otros

Transmitir automáticamente los datos obligatorios de los huéspedes al sistema SES.Hospedajes u otros sistemas regionales (Mossos, Ertzaintza). Controlar la generación correcta de los partes viajeros y su envío. Verificar que se recogen todos los campos obligatorios, según nacionalidad y edad. Auditar registros enviados vs registrados.

Otros Acuerdos

Otros Acuerdos

PMS

Glosario y conceptos básicos sobre el modulo de PMS. Definiciones, conceptos varios, etc.

Cancelación / No show

Gestión de las reservas canceladas o con estado "No show"

Contable/Fiscal

Contactos

Aqui explicaremos los conceptos básicos y definiciones del modulo de contactos y toda su casuística.

Ajustes

Aqui explicaremos los conceptos básicos y definiciones del modulo de ajustes y toda su casuística.

Configuración contrato Agencia

Configuración contrato Agencia

Catálogo. Comercializadora

Catálogo. Comercializadora

Hotelero

El cierre del día del hotel es el procedimiento de verificación y consolidación diaria de la operación, que incluye la comprobación de facturación, cargos a reservas, ingresos, cobros y estado de habitaciones, garantizando que toda la información quede cuadrada y lista para el inicio del siguiente día operativo.

Riesgo Financiero o crédito

El procedimiento de Riesgo Financiero dentro del proceso de Gestión de Reservas tiene como objetivo controlar y minimizar las posibles pérdidas económicas derivadas de impagos, cancelaciones sin cobertura o comportamientos financieros inadecuados de clientes o agencias.

Check-in

El Check-in es el registro de la llegada del huésped: se verifica su identidad y reserva, se asigna la habitación y se actualiza el estado a En curso.

Gestión de huéspedes

La Gestión de Huéspedes abarca el registro, seguimiento y control de clientes, incluyendo historial, preferencias y clasificación (repetidores o no gratos), para personalizar la experiencia y garantizar un servicio de calidad.

Reservas

Gestiona la creación, modificación y confirmación de reservas, tanto directas como procedentes de canales conectados, garantizando el control de la ocupación, la correcta aplicación de tarifas y la trazabilidad de todas las operaciones comerciales.

Tesorería: pagos

Tesorería: pagos

Correos Electrónicos

Canal estratégico para fidelización, promociones puntuales y recuperación de clientes, mediante comunicaciones segmentadas y personalizadas.

Punto de Venta

Descripción

Revisión y Control

La Revisión y Control Periódico de la Disponibilidad del Hotel es el proceso de verificar con informes y listados que la ocupación, reservas y bloqueos estén actualizados, asegurando una disponibilidad real y coherente en todos los canales para evitar sobreventas y optimizar la gestión comercial.

Presupuestos, Pedidos de compras y albaranes

El procedimiento “Pedidos y Compras” dentro del proceso “Gastos” en Astro HMS controla la adquisición de bienes y servicios, desde la solicitud hasta la recepción y validación de facturas, garantizando trazabilidad, control presupuestario y correcta imputación contable.

Disponibilidad y Estados de Habitaciones

Deseos, peticiones y reclamaciones

Deseos, peticiones y reclamaciones

Incidencias en Helpdesk

Incidencias en Helpdesk

Documentación Astro HMS

Documentación Astro HMS

Gobernanta

Glosario y conceptos básicos sobre el modulo de Gobernanta. Definiciones, conceptos varios, etc.

E-mail (IA)

Marketing

Encuestas

Comunicación Interna

Comunicación Interna

Gestión de reservas

El proceso de Gestión de Reservas controla la creación, modificación y cancelación de reservas, optimizando disponibilidad y tarifas para garantizar ocupación, rentabilidad y una experiencia fluida al huésped.

Huésped

Facturación Manual

Facturación Manual

Modificaciones y Rectificaciones

Modificaciones y Rectificaciones

IoT y Hardware

General

General

AEAT: Declaraciones y Modelos

Presentaciones fiscales obligatorias (IVA, IRPF, Sociedades, retenciones, etc.) que la empresa debe entregar a Hacienda para cumplir con la normativa tributaria.

Check -out

Stock / Inventario

Permite registrar movimientos de inventario derivados de compras registradas como gastos, asegurando control logístico y trazabilidad.

Grupos

Grupos

AAVV y TTOO

AAVV y TTOO

Garantías