Documentación de Astro HMS

Asistencia

Asistencia

Mantenimiento Preventivo

Organiza y ejecuta mantenimiento preventivo programado, definiendo planes periódicos, generando órdenes de trabajo y registrando su ejecución para prevenir averías e incidencias.

Informes

Reúne los informes del sistema POS, incluyendo ventas por punto, producto o empleado, resúmenes de turno y reportes clave para control financiero e inventario.

Estrategia

Facturación electrónica

Regula la emisión y envío de facturas electrónicas en formatos digitales, cumpliendo normativa local y plataformas intermediarias, incluyendo FacturaE y herramientas como Voxel o BSFactura.

Daypass

Venta de servicios de uso diurno (piscina, spa, coworking, etc.) o experiencias puntuales, ya sea por canales directos o plataformas externas.

Monitor de Cocina

Otros servicios y departamentos

Channel Manager

Channel Manager

Transferencias

Transferencias

Usabilidad

El procedimiento Usabilidad, dentro de Punto de Venta, detalla guías diarias para transacciones, apertura y cierre de turnos, descuentos, gestión de mesas y cargos a habitación.

Otros

El procedimiento Otros canales de comunicación gestiona atención y mensajes vía canales no tradicionales (WhatsApp, Telegram, SMS...) abarcando protocolos internos y con huéspedes dentro del proceso de Comunicación.

Máquinas de cambio automático

El procedimiento integra máquinas automáticas de efectivo que permiten pagar o cambiar moneda y se conectan a puntos de venta para registrar cobros y cierres seguros.

Activos y Amortizaciones

Los Activos y Amortizaciones forman parte fundamental de la contabilidad de una empresa

Channel Manager

Channel Manager

Legionella

La legislación obliga a los hoteles, según el RD 487/2022, a implantar planes de prevención y control de la Legionella en sus instalaciones de riesgo (agua, spas, piscinas, climatización), con mantenimiento, análisis y registros periódicos para garantizar la seguridad sanitaria de los huéspedes.

Préstamos

El procedimiento Préstamos gestiona el registro y seguimiento contable de préstamos, incluyendo recepción, pago de intereses y devolución del principal dentro de Contabilidad.

Asignación de habitaciones

La asignación de habitaciones debe seguir criterios estratégicos que equilibren la experiencia del cliente con la eficiencia operativa

Mantenimiento Correctivo

Gestiona incidencias y averías inesperadas desde la notificación hasta el cierre, incluyendo asignación de tareas, seguimiento de reparaciones, registro de costes y control de habitaciones fuera de servicio.

Contabilidad Analítica

La Contabilidad Analítica (también llamada contabilidad de costes) es una rama de la contabilidad que se utiliza para analizar la rentabilidad interna de la empresa, midiendo los ingresos y gastos por áreas, productos, departamentos, proyectos o centros de coste.

Auditorías

Una auditoría contable es un proceso de revisión y verificación independiente de los estados financieros de una empresa, con el fin de comprobar que la información reflejada en la contabilidad es veraz, completa y cumple con la normativa vigente.

Informes de BI

Permite analizar el rendimiento del hotel mediante datos organizados, configurando períodos, consultando métricas clave y generando informes que apoyan la toma de decisiones estratégicas.

Extras

Extras

Cerraduras electrónicas

Cerraduras electrónicas

Reservas de Calendario

El procedimiento Reservas de Calendario gestiona reservas de actividades, servicios o espacios con agenda, asegurando registro correcto, evitando duplicidades y garantizando comunicación con huéspedes y proveedores.

Informes Contables

Gestiona la elaboración de informes contables y financieros, incluyendo balance, cuenta de pérdidas y ganancias, libro mayor y sumas y saldos, a partir de los registros contables.

Reclutamiento

El procedimiento de Reclutamiento gestiona necesidades de personal, publicación de ofertas, filtrado de candidaturas, entrevistas y selección dentro del proceso de Recursos Humanos.

Gobernanta

Supervisa, planifica y controla la calidad de la limpieza, gestionando planes, tareas y órdenes de limpieza, generadas manual o automáticamente según políticas y criterios del departamento.

Encuestas

Configura encuestas internas y externas para recopilar y analizar datos sobre estancias, preferencias de huéspedes, mercado y funcionamiento interno de los departamentos.

Facturación de proveedores

Registro y validación de facturas de proveedores para asegurar su correcta imputación contable y programación de pagos en el sistema Astro HMS.

Contratos

Contratos

Dispositivo de asistencia

Dispositivo de asistencia

Usabilidad

Usabilidad

Otros servicios y departamentos

Otros departamentos

Otros servicios y departamentos

Otros Departamentos

Valet

Valet

Tarjetas de crédito

El procedimiento Tarjetas de crédito establece protocolos de seguridad para manejo, almacenamiento y transmisión de datos.

Productos

El procedimiento Productos gestiona alta, modificación y fichas de artículos, codificación, descripción, unidad, categorización y costes de productos dentro del proceso de Aprovisionamiento.

Orden del vigilante nocturno

El procedimiento Orden del vigilante nocturno define la secuencia de acciones para cierre y auditoría en PMS, incluyendo validación de cargos, pagos, tarifas e informes.

Informes

Informes

Comedor

Mantenimiento

El procedimiento de Mantenimiento en Astro HMS corresponde al módulo del departamento de servicios técnicos y está diseñado para gestionar de forma integral las incidencias, tareas preventivas y correctivas en el hotel.

Fabricación

Fabricación

OTA's y TTOO

El procedimiento OTA's y TTOO gestiona reglas y conexiones del Channel Manager con plataformas como Expedia, Booking, TUI o Hotelbeds, integraciones en constante actualización.

Inventario

Recopila y define los conceptos clave de gestión de inventario, almacenes y control de stock en Astro HMS, facilitando su comprensión y uso diario en el establecimiento.

Nóminas

El procedimiento Nóminas registra contablemente salarios, retenciones y seguros sociales del personal, imputándolos a centros de coste según normativa laboral y fiscal.

Máquina de Check-in

Integra terminales de autoservicio para que huéspedes realicen check-in y obtengan llaves sin recepción, conectadas y sincronizadas con Astro HMS para gestionar habitaciones y accesos.

APPCC

APPCC

RGPD

Garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos solicitando siempre el consentimiento explícito, preservando la confidencialidad de la información del huésped, gestionando sus derechos de acceso, rectificación o eliminación, y manteniendo actualizadas las políticas de privacidad y los contratos con terceros.

Conocimiento

Conocimiento

TPV Virtual

Método orientado a ventas por teléfono o correo electrónico (Mail Order / Telephone Order). Permite introducir manualmente los datos de la tarjeta del cliente en una interfaz segura, cumpliendo con los requisitos de PCI DSS.

Acciones de venta

Configuración

Turismo

El procedimiento Turismo asegura cumplimiento legal turístico, gestión de licencias, categorización del establecimiento y provisión de información obligatoria al huésped.

Sistemas de Gestión

El procedimiento Sistemas de Gestión abarca implementación, mantenimiento y auditoría de sistemas de calidad, incluyendo manuales, control documental, no conformidades, acciones correctivas y auditorías internas.

Pre Check-In

El procedimiento Pre Check-in permite a huéspedes completar trámites online antes de la llegada, reduciendo carga de recepción y mejorando la experiencia mediante el Portal del Huésped.

Otros

El procedimiento IoT integra dispositivos y hardware auxiliares en la operativa del hotel, incluyendo configuración y casos de uso de miniordenadores como Raspberry Pi.

Ciclo de deming

Asientos Contables

Los asientos contables son los registros básicos de la contabilidad: anotaciones que reflejan, en el libro diario, cada operación económica de la empresa siguiendo la partida doble (un cargo y un abono).

TPV Físico

Es una integración con terminal físico (pin pad) que permite iniciar transacciones desde el software y procesar pagos presenciales en TPV.

SILOE

SILOE es la herramienta oficial para que los hoteles comuniquen a Sanidad los controles y la calidad del agua de sus piscinas, garantizando el cumplimiento legal y la seguridad de los usuarios.

SII - Suministro Inmediato de la Información

El SII obliga a ciertas empresas a enviar electrónicamente a la AEAT los registros de facturación en tiempo casi real, generalmente dentro de 4 días hábiles.

Plan del vigilante nocturno

El procedimiento Plan del vigilante nocturno organiza actividades del turno, incluyendo rondas, comprobaciones, tareas administrativas, auditoría nocturna y cierres de caja antes del amanecer.

Plan Contable

El procedimiento Plan Contable define la estructura, codificación, jerarquía y naturaleza de cuentas, incluyendo alta, modificación y mapeo, asegurando cumplimiento legal y reflejo económico.

Personalización del Portal

El procedimiento Personalización del Portal configura imagen, contenido y opciones del Portal del Huésped, adaptándolo a la marca y estrategia del hotel para mejorar la experiencia y eficiencia.

Motor de Reservas

Define la configuración y gestión del motor de reservas online integrado en la web, incluyendo actualización de contenidos y conexión con herramientas externas para potenciar ventas directas.

Lector de Documentos

Define protocolos para instalar y usar lectores de documentos de identidad, integrando dispositivos de varios proveedores para agilizar registros y cumplir normativa de seguridad.

Integraciones

Documenta casos de uso y operativa de integraciones contables entre Astro HMS y sistemas externos, asegurando registro, validación y sincronización correcta de la información financiera.

Cobros de facturas

Veri*factu

El procedimiento VERI*FACTU garantiza integridad e inviolabilidad de facturas mediante, entre otros, QR único y hash encadenado, evitando manipulaciones en la facturación.

Informes

Agrupa los informes del módulo de limpieza, incluyendo gestión de lencería y control de precios y costes, para optimizar operaciones y supervisar recursos en el área de Housekeeping.

Motor de Reservas

Canal directo a través del sitio web del Hotel o Cadena, clave para captar reservas sin comisiones y con control total sobre la oferta, promociones y disponibilidad.

Informes

Agrupa los informes del módulo de Comedor, incluyendo previsión de comensales y análisis operativo y financiero, para optimizar la gestión de servicios y recursos.

Motor de Reservas

Gestiona la integración de motores de reservas externos con Astro HMS, permitiendo intercambio de datos y optimización de ventas.

ATIB: Declaraciones y Modelos

Presentaciones fiscales autonómicas obligatorias ante la Agencia Tributaria de Illes Balears.

ATC: Declaraciones y Modelos

Presentaciones fiscales autonómicas obligatorias ante la Agencia Tributaria Canaria.

Canal de Denuncias

El Canal de Denuncias en hoteles es un sistema seguro y confidencial para que empleados, clientes o proveedores informen sobre fraudes, incumplimientos legales o riesgos sanitarios, garantizando protección al denunciante y transparencia en la gestión.

Anticipo

Modo Limpieza

Gestiona el uso del módulo de gobernanta en modo limpieza, facilitando al personal la organización y ejecución de tareas diarias asignadas por el responsable.

Impresoras de tickets

Gestiona la configuración, instalación y compatibilidad de impresoras de tickets, facturas o comandas en los puntos de venta, integradas con el módulo POS de Astro HMS.

Central de Reservas

Atención personalizada vía telefónica o email, especialmente eficaz para segmentos como familias, estancias largas o clientes frecuentes que requieren asesoramiento.

Channel Manager

Distribución automatizada de tarifas e inventario en plataformas como Booking.com, Expedia o Airbnb, garantizando presencia en múltiples escaparates digitales.

Contratos con Canales y TTOO

Contratos con Canales y TTOO

Impuesto sobre Estancias Turísticas

Gestiona el cálculo, comunicación, declaración y archivo de la tasa turística según tipo de establecimiento, régimen y noches, cumpliendo normativa local y registro de justificantes.

Modo Comedor

Regula la operativa en el acceso al comedor, verificando identidad y régimen del huésped manual o automáticamente para controlar de forma ágil el consumo.

Modelos y Declaraciones

Define la gestión y contabilización de modelos fiscales ante la AEAT u otros organismos, y los procedimientos para preparar auditorías, organizar documentación y atender requerimientos contables.

Mejoras

Establece estrategias de mejora de alojamiento como upgrade sin coste, upselling con aumento de facturación y cross-selling de servicios adicionales para incrementar ingresos y satisfacción.

INE - Instituto Nacional de Estadística

Define la recogida, revisión y envío de datos de ocupación, clientes y estancias para la Encuesta de Ocupación Hotelera, asegurando periodicidad y formato exigido por el INE.

Grupos

Gestiona la comercialización de grupos, incluyendo propuestas, tarifas negociadas y seguimiento, estableciendo condiciones contractuales y de pago para reservas de gran volumen.

Estrategia de gestión de precios

Gestiona la fijación y ajuste dinámico de precios mediante Revenue Management, buscando maximizar ingresos, optimizar ocupación y mejorar la rentabilidad del establecimiento.

Firmas electrónicas

Define métodos y dispositivos para capturar firmas electrónicas o digitales de huéspedes, incluyendo integración en quioscos del PMS para firmar directamente en recepción.

Fabricación

Gestiona la transformación de materias primas en productos finales, registrando producción interna, controlando stock y realizando relevés para detectar mermas o desviaciones en cocina.

Extras

Define, tarifica y gestiona la venta de servicios y productos extras, asegurando su correcta carga en la cuenta del huésped para facturación por canales directos o externos.

Contable/Fiscal

Cancelación / No show

Gestión de las reservas canceladas o con estado "No show".

SES.Hospedajes y otros

El procedimiento gestiona la transmisión automática de datos de huéspedes a SES.Hospedajes u otros sistemas, controlando partes viajeros, campos obligatorios y auditoría de registros.

PMS

El procedimiento PMS, en Configuración y Ajustes, define conceptos y guía la configuración base del sistema, incluyendo habitaciones, tipos, ocupación y tarifas.

Otros Acuerdos

El procedimiento Otros Acuerdos gestiona acuerdos comerciales o de servicio especiales con entidades externas, como contratos de limpieza u otros, dentro del proceso de Catálogo.

Entrega a cuenta

Registra pagos parciales de huéspedes antes de la salida, gestionando anticipos, aplicándolos a la reserva, actualizando saldos y emitiendo justificantes o recibos.

Datáfonos inteligentes

Integra terminales de punto de venta para gestionar cobros con tarjeta, configurando los datáfonos y asegurando el registro automático en facturas y cuentas de huéspedes en Astro HMS.

Contactos

Aqui explicaremos los conceptos básicos y definiciones del modulo de contactos y toda su casuística.

Ajustes

Aqui explicaremos los conceptos básicos y definiciones del modulo de ajustes y toda su casuística.

Configuración contrato Agencia

Configuración contrato Agencia

Catálogo. Comercializadora

Catálogo. Comercializadora

Hotelero

Verifica y consolida diariamente facturación, cargos, ingresos, cobros y estado de habitaciones, asegurando que toda la información esté correcta para el inicio del siguiente día operativo.

Riesgo Financiero o crédito

El procedimiento de Riesgo Financiero controla y minimiza pérdidas por impagos, cancelaciones sin cobertura o comportamientos financieros inadecuados de clientes y agencias.

Check-in

El Check-in es el registro de la llegada del huésped: se verifica su identidad y reserva, se asigna la habitación y se actualiza el estado a En curso.

Facturación

Configura parámetros fiscales y administrativos del módulo de facturación, incluyendo series, impuestos, formatos y vencimientos, e incluye glosario y conceptos básicos del módulo.

Empleados

Gestiona la información y el ciclo de vida del empleado, incluyendo expedientes, cambios de puesto, evaluaciones, desvinculación y planificación de formación continua.

Edición web

Gestiona la edición, actualización y mantenimiento de contenidos web del hotel, incluyendo textos, imágenes y bloques, así como la creación y modificación de landings existentes o nuevas.

Diarios Contables

Gestiona la creación y uso de diarios contables, registrando y clasificando asientos por tipo de operación como ventas, compras, caja o bancos para control contable.

Depósitos de Fianza

Gestiona depósitos de fianza retenidos a huéspedes por alojamiento, servicios o daños, asegurando resguardo de intereses del hotel y devolución o facturación según corresponda.

Gestión de huéspedes

La Gestión de Huéspedes abarca el registro, seguimiento y control de clientes, incluyendo historial, preferencias y clasificación (repetidores o no gratos), para personalizar la experiencia y garantizar un servicio de calidad.

Reservas

Gestiona la creación, modificación y confirmación de reservas, tanto directas como procedentes de canales conectados, garantizando el control de la ocupación, la correcta aplicación de tarifas y la trazabilidad de todas las operaciones comerciales.

Tesorería: pagos

El procedimiento Tesorería: pagos gestiona la ejecución de pagos a proveedores, incluyendo órdenes, cheques, pagarés, autorización, registro y control contable de las transacciones.

Punto de Venta

El procedimiento Punto de Venta configura terminales POS, productos, familias de artículos e impresoras de tickets dentro del proceso de Configuración y Ajustes.

Disponibilidad y Estados de Habitaciones

Revisa la disponibilidad y estado de las habitaciones, verificando limpieza, mantenimiento y bloqueos, para asegurar asignaciones correctas y habitaciones listas a tiempo.

Correos Electrónicos

Canal estratégico para fidelización, promociones puntuales y recuperación de clientes, mediante comunicaciones segmentadas y personalizadas.

Deseos, peticiones y reclamaciones

Gestiona solicitudes, deseos y quejas de huéspedes, asegurando registro, asignación y seguimiento, incluyendo preferencias, peticiones, reclamaciones, logística de camas, limpieza y resolución de incidencias en habitaciones.

Revisión y Control

La Revisión y Control Periódico de la Disponibilidad del Hotel es el proceso de verificar con informes y listados que la ocupación, reservas y bloqueos estén actualizados, asegurando una disponibilidad real y coherente en todos los canales para evitar sobreventas y optimizar la gestión comercial.

Presupuestos, Pedidos de compras y albaranes

El procedimiento “Pedidos y Compras” dentro del proceso “Gastos” en Astro HMS controla la adquisición de bienes y servicios, desde la solicitud hasta la recepción y validación de facturas, garantizando trazabilidad, control presupuestario y correcta imputación contable.

Incidencias en Helpdesk

Incidencias en Helpdesk

Documentación Astro HMS

Documentación Astro HMS

Modificaciones y Rectificaciones

Define el flujo para corregir o ajustar documentos fiscales, mediante rectificativas o modificaciones de datos y cargos antes o después de su emisión.

Marketing

Define estrategias de marketing y comunicación para fidelización, encuestas, newsletters o promociones, gestionando envíos y recopilación de información antes, durante o después de la estancia.

Huésped

Gestiona la facturación estándar a huéspedes, incluyendo cargos de alojamiento y extras, anticipos por pagos adelantados y facturación de daypass para clientes sin pernoctación.

Gobernanta

Recopila definiciones y conceptos del módulo de Gobernanta, incluyendo ajustes y personalización de tareas de limpieza, tiempos estándar por habitación y configuración de reportes de personal.

Facturación Manual

El procedimiento de Facturación Manual consiste en la generación de facturas no relacionadas con reservas.

E-mail (IA)

Utiliza inteligencia artificial para generar, traducir y personalizar respuestas por correo, optimizando la comunicación de ventas y también gestionando reservas confirmadas o en pre-reserva desde el Channel Manager.

Comunicación Interna

Comunicación Interna

Gestión de reservas

El proceso de Gestión de Reservas controla la creación, modificación y cancelación de reservas, optimizando disponibilidad y tarifas para garantizar ocupación, rentabilidad y una experiencia fluida al huésped.

IoT y Hardware

Grupos

Gestiona la facturación de grupos, incluyendo servicios agrupados, facturas divididas y anticipos, consolidando cargos de habitaciones y extras para reservas colectivas.

Cuentas Contables

Gestiona y utiliza cuentas contables para clasificar y registrar transacciones, incluyendo cuentas por defecto, mapeo de productos a ingresos y vinculación de clientes y proveedores en el sistema.

General

General

AEAT: Declaraciones y Modelos

Presentaciones fiscales obligatorias (IVA, IRPF, Sociedades, retenciones, etc.) que la empresa debe entregar a Hacienda para cumplir con la normativa tributaria.

Check -out

Stock / Inventario

Permite registrar movimientos de inventario derivados de compras registradas como gastos, asegurando control logístico y trazabilidad.

AAVV y TTOO

AAVV y TTOO

Garantías