La creación de una Factura de Anticipo para Grupos sigue un proceso similar al de generar un anticipo para una única reserva. Sin embargo, en este caso el anticipo se vincula directamente al grupo, no a las reservas individuales. Esto implica que el anticipo solo podrá ser descontado posteriormente si la facturación se realiza desde el propio grupo.

Dentro de los grupos del PMS encontramos botones y campos equivalentes a los disponibles en las reservas, además de opciones específicas para gestionar la facturación de forma centralizada.

Opciones disponibles para facturar un grupo

La facturación de grupos puede realizarse desde dos ubicaciones:

1. En la propia pestaña del grupo, dentro del expediente del grupo.
2. Desde el Ayudante de Facturación de Grupos.

En ambos casos, el sistema abrirá el mismo asistente de facturación.

La facturación del grupo se genera como una entidad independiente de las reservas, lo que permite emitir facturas sin necesidad de tener reservas creadas. El anticipo generado desde el grupo no se distribuirá automáticamente entre las reservas. Si se requiere esta distribución, deberá realizarse desde los ayudantes de facturación específicos.

Generar una Factura de Anticipo del Grupo

En la sección del grupo disponemos de un botón específico para "registrar o devolver un pago anticipado", similar al que encontramos en las reservas.

Pasos para registrar el anticipo

1. Verificar el Grupo de Facturación asignado.
2. Pulsar el botón Registrar/Devolver Anticipo.
3. Completar los datos necesarios y confirmar.

El sistema generará automáticamente la Factura de Anticipo.

Datos obligatorios

• Si el importe supera los 3.000 €, será necesario completar los datos fiscales del cliente.
• Será obligatorio indicar:
  • El Diario por el que se realiza el cobro (pueden utilizarse diarios manuales o diarios conectados a TPVs virtuales —normales, MOTO, etc.—).
  • El Grupo de Facturación, ya que determinará cómo se imputará el anticipo en el momento de generar la factura final.

La factura de anticipo incluirá el producto "[AP] Advance Payment", obligatorio y no modificable, que se utilizará posteriormente al emitir la factura final.

¿Qué ocurre cuando facturamos una reserva con una factura de anticipo vinculada?

Si una reserva cuenta con una Factura de Depósito, el sistema añadirá automáticamente una línea de producto con cantidad –1, correspondiente al importe del depósito. Esto permitirá descontar el anticipo de manera automática en la factura final.

Al generar la factura definitiva deberás seleccionar la Factura de Anticipo que debe aplicarse.

Nota: Este sistema permite seleccionar entre varias facturas rectificativas o de anticipo si existen múltiples documentos vinculados.

Devolución del Anticipo o Factura Rectificativa

Para realizar la devolución de un anticipo o emitir una Factura Rectificativa, es imprescindible seguir el proceso correcto para garantizar una trazabilidad adecuada.

Pasos para emitir una factura rectificativa de anticipo

1. Acceder a la opción SALIDA dentro del asistente.
2. Seleccionar en el ayudante la opción correspondiente a Factura Rectificativa.
3. Indicar cuál es la Factura de Anticipo que se va a rectificar.
   • Si solo existe una, se seleccionará automáticamente.
   • Si hay varias, el sistema permitirá elegir la que corresponda.