Todo lo que
necesitas saber

Cada estado de limpieza puede relacionarse con un color. Esta configuración se realiza desde la configuración dentro del módulo de Gobernanta. Del mismo modo, cada icono está relacionado con un estado de limpieza. Los iconos aparecen por defecto, igual que los colores, pero estos últimos son customizables.

Paso a paso para crear una reserva no confirmada o en proceso dentro del PMS, permitiendo recabar la información necesaria para gestionarla en caso de que acabe convirtiéndose en una venta.

El Pre Check-in permite al huésped completar anticipadamente parte del registro de su llegada. Consiste en validar y actualizar sus datos personales, adjuntar documentación requerida, confirmar servicios contratados y, en algunos casos, realizar el pago previo. De esta forma se agiliza el proceso en recepción, reduciendo tiempos de espera y mejorando la experiencia del cliente al llegar al hotel.

Qué mide cada indicador, cómo se calcula y de dónde vienen los datos — para dirección, revenue y operaciones

Definir y habilitar un catálogo de notas preestablecidas para agilizar la comunicación con cocina. El proceso requiere la creación centralizada de las notas y su posterior asignación a terminales específicos.

Configurar y gestionar la cuenta bancaria de la empresa que aparecerá en el documento PDF. AstroHMS permite definir una cuenta por defecto basada en el contacto de la compañía y modificarla manualmente en facturas específicas.

Paso a paso para la instalación Técnica de 'Astro Windows'. El objetivo de este caso de uso es ofrecer soporte para la descarga e instalación técnica de 'Astro Windows' para el correcto funcionamiento de la plataforma.

Paso a paso para crear y configurar un producto para que se pueda vender a través de los extras del PMS. Si el producto ya está creado, directamente se marcará como disponible para la venta desde el PMS. Si el producto no está creado, se deberán seguir todos los pasos de este caso de uso.

La creación y gestión de grupos en un PMS permite unificar varias reservas bajo un mismo bloque (por ejemplo, agencias, eventos o grupos de viajeros), facilitando la asignación conjunta de habitaciones, cargos, servicios y facturación centralizada.

A la hora de crear o editar productos en el sistema, es esencial elegir correctamente su tipo, ya que esta configuración define cómo se comportará en el inventario, en el punto de venta y en los procesos internos del hotel. Una selección adecuada garantiza un control preciso del stock, una correcta facturación y una operativa más ágil para el personal.

Paso a paso para identificar y resolver las causas más comunes de los descuadres entre el Balance de Sumas y Saldos y el informe de Pérdidas y Ganancias (PyG), garantizando así la coherencia y fiabilidad de la información contable generada por el sistema.

El control y seguimiento de la asistencia de los empleados es un aspecto clave para la correcta gestión de los recursos humanos. Disponer de información precisa sobre las horas trabajadas, las horas extra y otros registros asociados permite un mejor análisis, control y cumplimiento de las obligaciones laborales.

Paso a paso para dar de alta el establecimiento en Alltours, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la descarga automática de reservas. Esta integración permite la descarga automática de las reservas vía correo electrónico.

Paso a paso y rutas para la configuración automática de habitaciones. La asignación automática de habitaciones permite optimizar la ocupación del establecimiento, distribuyendo las reserva de la mejor forma según los criterios de prioridad establecidos.

Paso a paso para la configuración y conexión entre AstroHMS y Roomtryp desde el módulo Channel Manager. Esta integración permite la descarga automática de las reservas vía correo electrónico.

Al intentar realizar operaciones con hardware local (cerraduras electrónicas, impresoras de tickets, escáneres) desde el entorno Cloud de Astro HMS, el navegador puede bloquear la comunicación mostrando errores de tipo CORS Policy o 502 Bad Gateway en la consola de desarrollador.

El sistema AstroHMS, dentro de su módulo Punto de Venta, permite limitar el acceso a las opciones según camarero. De este modo, solo ciertos usuarios podrán realizar acciones concretas como borrar comandas, aplicar descuentos, registrar pagos, negativizar o positivizar productos...

Este documento presenta los cambios resultantes de las actualizaciones en cuanto a sistemas, interfaz y funcionalidades de los módulos de AstroHMS entre la antigua versión 14 y la nueva versión 18, hasta el mes de marzo de 2026.

Paso a paso para enviar enlaces de pago mediante el PMS, pudiendo incluso personalizar el importe (sin exceder del total de la reserva). Existen varias posibilidades para realizar esta acción.

La Lista de Precios permite configurar todos los parámetros que intervienen en el cálculo de tarifas dentro de cada contrato del PMS. Desde esta sección se pueden definir precios, suplementos y condiciones especiales para cualquier tipo de situación.

El Channel Manager de Astro HMS incorpora un sistema de alertas que permite detectar, de forma automática, posibles incidencias en las conexiones con los proveedores. Estas alertas facilitan la identificación rápida de errores de configuración, problemas en la recepción o publicación de datos y cualquier anomalía que pueda afectar al flujo de reservas. A través de actividades y notificaciones, el sistema asegura que los usuarios responsables puedan gestionar y resolver las incidencias de manera eficiente, garantizando la correcta operativa del establecimiento.

Paso a paso para la configuración de la tasa turística y detalles del impuesto según comunidad autónoma y/o provincia. Esta configuración previa es clave para que AstroHMS pueda realizar los cálculos correctos.

Paso a paso para la asignación de tipos de cama por habitación en una reserva. Esta información ayudará al departamento de Gobernanta la preparación de la habitación según esta preferencia del huésped. Esta configuración de realiza desde el módulo de PMS.

Definir los plazos y métodos de pago acordados con los proveedores para automatizar el cálculo de las fechas de vencimiento en las facturas de compra. Esto asegura un control financiero preciso y una gestión de tesorería eficiente.

Los cargos a habitación desde un Punto de Venta permiten imputar consumos o servicios realizados en bares, restaurantes u otros departamentos directamente a la reserva del huésped, centralizando así toda la facturación de la estancia.

Este caso de uso explica las gestiones de uso diario del Punto de Venta de AstroHMS con la integración con Cashlogy by Azkoyen. Se tratan desde las gestiones de cobrar, cancelar, etc., como las gestiones más administrativas con el cajón, así como la explicación de todas sus opciones.

Paso a paso para modificar el tipo de habitación de una habitación ya asignada a otra tipología. Es importante indicar en el cambio la fecha actual o una fecha futura, ya que estas modificaciones afectan a las reservas incluidas en este intervalo de tiempo.

Paso a paso para configurar el periodo de validez de los cursos realizados por los empleados, con el objetivo de supervisar el estado de las certificaciones de los empleados. Facilita el control de los tiempos de caducidad de los títulos, permitiendo cumplir de forma sencilla y controlada con la normativa.

Traspaso automático a otro diario en el Punto de Venta

Esta funcionalidad permite obtener una visualización e impresión detallada de la operativa de caja actual. El informe facilita el seguimiento preciso de los movimientos financieros registrados en la sesión abierta del Punto de Venta.

​Establecer la frecuencia de los reconocimientos médicos a nivel de departamento para automatizar el control de vencimientos y asegurar el cumplimiento normativo en la gestión de salud laboral del personal.

​Monitorizar el cumplimiento de las revisiones médicas mediante una vista centralizada, permitiendo identificar empleados con exámenes pendientes o caducados y aplicar segmentaciones por departamento o fecha.

Desde el Punto de Venta se puede acceder a la información de las reservas con habitación, de manera que se puede registrar una factura simplificada como cargo habitación, siempre y cuando la reserva esté en estado "Esperando llaves" o "Estancia".

Este documento describe los movimientos contables que genera AstroHMS de forma automática al cerrar una sesión del Punto de Venta (TPV). Cubre el asiento principal de ventas, el tratamiento de los distintos métodos de pago, el flujo de conciliación bancaria mediante la importación del extracto N43 y, con especial detalle, los asientos por diferencias de recuento de efectivo al cierre.

Paso a paso para validar un ajuste de inventario (cierre de inventario) en el módulo de Inventario de AstroHMS. Incluye las contables intervienen, cómo deben configurarse en las categorías de producto y qué asientos genera el sistema de forma automática.

Permite identificar rápidamente avisos operativos dentro de una reserva. Facilita la gestión eficiente de la ocupación, permite detectar fechas especiales como el cumpleaños del huésped y evita errores administrativos notificando automáticamente si existen localizadores repetidos.

Registrar y gestionar la documentación relativa a los reconocimientos médicos de la plantilla para asegurar el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales, manteniendo el historial de aptitud actualizado en el sistema.

En la pestaña Riesgo Financiero de la reserva se muestra el Total de Riesgo del cliente, que refleja el importe total de los cargos a habitación realizados y los consumos en curso en los distintos puntos de venta, permitiendo llevar un control actualizado del crédito utilizado por cada huésped durante su estancia.

Existen diversas formas de enviar un enlace de pago desde AstroHMS. Una de estas opciones es a través de los Términos y Condiciones de una reserva. En este caso, el envío se realizará desde el módulo PMS, dentro del apartado Términos y Condiciones de la reserva: 'Envío automático'.

​Permite registrar la entrada (check-in) de los huéspedes de forma individualizada dentro de una misma reserva. Esta funcionalidad es esencial cuando los integrantes de una reserva acceden a la habitación en fechas distintas a la oficial.

Este caso de uso explica cómo identificar y corregir las situaciones en las que algunos productos creados o presentes en el inventario no se muestran en los relevés. Normalmente es debido a una configuración incorrecta dentro del Planificador de Rueda de Comedor.

Asegura la integridad de los datos del grupo mediante el bloqueo automático de registros duplicados y optimiza la gestión operativa aplicando cambios simultáneos a múltiples reservas a través del asistente de modificación masiva.

No es posible comparar directamente los informes de ocupación de Informes y la previsión de Comedor, ya que responden a lógicas distintas. Por un lado, Blazar se centra en reservas alojativas y ventas de habitaciones, mientras que Comedor integra restauración, extras y clientes externos. Deben usarse de forma complementaria según su finalidad (ventas y capacidad en informes, planificación operativa en Comedor).

Recuperar y volcar en el PMS, desde Channel Manager, la última comunicación (modificación o cancelación) asociada a un localizador que no se ha aplicado automáticamente.

Paso a paso para activar idiomas en el sistema y en la página web, de manera que se vean reflejados en el Portal del Huésped y se facilite el pre check-in a los usuarios. Primero se deben activar los idiomas en el sistema y, posteriormente, desde la configuración de la web.

Paso a paso para realizar el cierre de caja en el Punto de Venta (PdV). El proceso incluye la verificación de los cobros realizados, el cuadrado del dinero en efectivo y la validación final para asegurar que todo esté correctamente registrado. También se detallan los pasos a seguir si se tiene configurado un arqueo de caja y cómo hacer comprobaciones antes de finalizar el cierre.

​Obtenga el detalle de ventas y operaciones diarias mediante la impresión del Informe X. Acceda rápidamente desde la interfaz del Punto de Venta para un control efectivo del cierre de caja y auditoría operativa.

Paso a paso para informar de una petición expresa por el cliente de servicio frío. El objetivo de registrar esta información es mantener alineados a los departamentos implicados, para el buen funcionamiento de la operativa.

La apertura de caja es una funcionalidad muy sencilla de activar. Desde el módulo de Punto de Venta, se clicará sobre "Abrir caja registradora" en el POS correspondiente. Una vez abierta la caja, ya se puede iniciar la venta de los productos.

Devolución de una factura (Factura Rectificativa) enlazada a un pago MO/TO consiste en emitir una factura rectificativa por el importe a devolver y procesar la operación de reembolso a través del TPV Virtual en modalidad MO/TO, dejando registrado el movimiento en tesorería y vinculando la devolución al pago original.

La diferencia entre el IVA Soportado del Modelo 303 y el saldo contable de la cuenta 472 suele deberse a descuadres temporales o de registro, como facturas contabilizadas pero no incluidas en el periodo declarado, errores de imputación de cuentas, ajustes no deducibles o asientos pendientes de regularización.

El cobro de un depósito mediante el Punto de Venta de Recepción es una acción fácil de realizar. Se precisa de la creación de un producto que se utilizará en dichos casos de depósito. En el momento de hacer el cobro se puede indicar la habitación relacionada con el cargo.

Permitir a los empleados la consulta de su cuadrante de trabajo desde un acceso externo y seguro. Este proceso facilita la visualización de los turnos asignados sin necesidad de acceder al backend del sistema, garantizando la autonomía del personal.

Permite acceder al listado de habitaciones dentro del módulo de Gobernanta, donde se visualizan los datos más relevantes de cada habitación en el dia de que te interese.

Habilitar la solicitud obligatoria de comensales al abrir un ticket en el Punto de Venta. Este ajuste garantiza el control preciso del número de personas atendidas y la gestión de cubiertos en cada servicio realizado.

Paso a paso para dar de alta el establecimiento en Alltours, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la descarga automática de reservas. Esta integración permite la descarga automática de las reservas vía correo electrónico.

Paso a paso para cuando Sidetours cree un nuevo mercado con un nuevo código y sea necesario actualizar el Diccionario de la conexión en Astro, añadiendo en el apartado de Socio la nueva agencia correspondiente.

Paso a paso para enviar un pedido a una dirección que no pertenece a la empresa desde la que se ha realizado la compra. Desde el apartado 'Enviar a' se escogerá la opción 'Dropship'. Este caso de uso precisa de una configuración previa.

Paso a paso para la descarga del fichero CSV (BavelSpain) para subirlo manualmente a la plataforma de Voxel para el envío de las facturas. Una vez se ha descargado el fichero, se debe subir al portal de Voxel, siguiendo las instrucciones de su plataforma.

Permitir la localización y extracción de un informe detallado de todos los tickets registrados con un valor total de 0,00 €. Esta consulta facilita el control de consumos internos o cortesías aplicadas en el punto de venta.

Para cobrar la tasa turística desde el Punto de Venta de Recepción será necesario añadirla como producto. Este caso de uso explica el paso a paso para configurar la tasa turística de manera que pueda cobrarse de este modo y que el cálculo se realiza de forma correcta y automática.

Paso a paso para la creación de un creditpass relacionado con clientes que no se hospedan en el hotel, pero que contarán con un crédito sin habitación asignada al que poder hacer cargos para el consumo de distintos servicios del establecimiento.

Devolución de productos en un pedido de Compras

Habilitación del parámetro de seguridad que oculta el saldo teórico durante el arqueo de caja. Este proceso obliga al usuario a realizar un conteo físico real, evitando sesgos operativos y errores en la conciliación.

Configurar un acceso directo tipo PWA en los dispositivos móviles o tablets que utilizará el equipo de pisos. Esto permite abrir el modo Mis Habitaciones directamente desde el escritorio del dispositivo, sin necesidad de abrir el navegador web, permitiendo trabajar a pantalla completa y de forma mucho más ágil.

Establecer condiciones comerciales especiales para consumos de cortesía, invitaciones de gerencia o tarifas preferenciales para propietarios. Esto permite automatizar el ajuste de precios en el ticket de restaurante sin necesidad de descuentos manuales.

Caso especial de grabación de las llaves electrónicas para Tessa Assa Abloy - PMS Router, Router, Service o PMSService. Explicación sobre cómo proceder en los casos en los que un mismo servidor del proveedor esté dividido en varios puntos de grabación.

En ocasiones, ciertos tipos de habitación pueden no aparecer en el motor de reservas, aunque estén disponibles en el inventario. Este caso de uso explica cómo identificar si se trata de un problema de disponibilidad real o de configuración en el proveedor y en el Channel Manager.

Permitir la descarga manual del extracto bancario en formato Norma 43 desde las plataformas de banca online. Este fichero es indispensable para procesar la conciliación automática de movimientos en Astro HMS.

Este procedimiento debe realizarse previamente para que el sistema permita la lógica de reservas múltiples en una misma habitación. El objetivo es ajustar la capacidad de reserva de las habitaciones.

Los cargos a habitación desde un Punto de Venta permiten imputar consumos o servicios realizados en bares, restaurantes u otros departamentos directamente a la reserva del huésped, centralizando así toda la facturación de la estancia.

Paso a paso para la creación de una factura de cancelación en una reserva que incluye extras que tiene facturas de anticipo ya cobradas, desde la recepción del aviso de cancelación de la reserva hasta el cambio de su estado. La factura de cancelación contemplará también los extras.

La Ley 7/2012 de medidas de prevención del fraude fiscal prohíbe los pagos en efectivo iguales o superiores a determinados importes cuando alguna de las partes actúa como empresario o profesional. El POS aplica esta restricción de forma automática, bloqueando el cobro en efectivo cuando se supera el límite legal y obligando al cajero a utilizar otro método de pago.

Este documento presenta los cambios resultantes de las actualizaciones en cuanto a sistemas, interfaz y funcionalidades de los módulos de AstroHMS realizados desde el 16 de abril de 2026 hasta el 3 de mayo de 2026.

La normativa fiscal española exige que cualquier factura o ticket emitido por importe igual o superior a 3.000 € incluya obligatoriamente el NIF y la dirección completa del cliente. Para garantizar este cumplimiento, el POS bloquea automáticamente la finalización de la venta si no se cumplen los requisitos de identificación.

Permitir la identificación visual de alertas y estados críticos dentro de una reserva activa. El sistema muestra indicadores automáticos sobre la ocupación, estados de facturación y gestiones de comunicación con el huésped para optimizar la operativa diaria.

El módulo de Gestión Documental de Astro HMS, actúa como el repositorio centralizado de todos los archivos de tu organización. Su objetivo no es solo almacenar archivos, sino integrarlos directamente con los procesos de negocio (pacientes, facturas, compras, contratos).

Configurar un acceso directo tipo PWA en el dispositivo que se utilizará como terminal de punto de venta. Esto permite abrir el POS directamente desde el escritorio del dispositivo, sin pasar por el navegador, y trabajar en un entorno optimizado a pantalla completa.

Si queremos que se cobre mediante el TPV Recepción un producto y se deba calcular en base al número de noches de la reserva esto lo podemos hacer.

Paso a paso para la configuración y conexión de Expedia, dando de alta el hotel en Expedia Partner Central, vinculándolo con el Channel Manager o PMS, mapeando habitaciones y tarifas, y activando la sincronización automática de disponibilidad, precios y reservas para gestionar todo desde un único sistema y evitar sobreventas.

Paso a paso para crear una factura rectificativa, desde una reserva que cuenta con un extra introducido en negativo. Los servicios y productos considerados 'Extras' pueden incluirse con un importe en negativo dentro de la reserva. En consecuencia, al facturar los mismos, la factura que se creará será una factura rectificativa, en negativo.

Este caso de uso describe el flujo completo para realizar la conciliación de tarjetas de pago dentro del sistema Astro HMS. El proceso abarca desde la recepción de los cobros de clientes en los terminales o la recepción, pasando por la importación del fichero de operaciones y del extracto bancario (Norma 43), hasta el cuadre final automático y la gestión manual de posibles discrepancias.

Paso a paso para las casuísticas en las que un cliente es también proveedor del negocio y se precisa crear una cuenta de compensación para contabilizar de forma correcta los pagos recibidos y las deudas a pagar.

Este documento es el resumen de cierre de sesión de un terminal de punto de venta (POS). Recoge de forma consolidada toda la actividad registrada durante un turno de caja: el número de órdenes procesadas, los ingresos totales generados, el ticket medio y las cancelaciones, etc.

El sistema permite configurar cuántas copias se imprimen automáticamente al cerrar una venta en el POS en función del método de pago utilizado. Así, por ejemplo, una venta en efectivo puede imprimir una sola copia para el cliente, mientras que un pago con tarjeta imprime dos (una para el cliente y otra para el establecimiento como justificante de la operación).

El POS incorpora un sistema de estados visuales para las mesas que permite al personal de sala conocer de un vistazo si una mesa está libre, sucia o en proceso de limpieza. Esto mejora la coordinación entre camareros y personal de limpieza, evita sentar clientes en mesas que no están listas y agiliza la rotación.

Acceso a la información de comensales y regímenes mediante dos tipos de visualización operativa. Permite alternar entre un listado detallado para control administrativo y una vista de calendario para planificación temporal.

Paso a paso para visualizar el detalle de las consumiciones realizadas en los distintos puntos de venta y relacionadas con una reserva. Se pueden consultar tanto los productos consumidos como los precios, etc.

Este documento detalla el procedimiento técnico para la emisión y el registro de facturas resumen dentro de la plataforma AstroHMS. Una factura resumen permite agrupar diversas facturas simplificadas emitidas previamente, consolidando la información contable y fiscal según las normativas vigentes.

Un depósito es una cantidad de dinero que el cliente entrega como garantía por el uso de un servicio o material. En cambio, una línea de crédito es un límite de gasto autorizado que se concede al cliente. Existen varias diferencias entre ambos tipos de transacción.

Diferencias entre un Daypass y un Creditpass, así como sus similitudes y las formas de gestionar ambos servicios desde el PMS de AstroHMS. Un day pass permite a clientes externos disfrutar de las instalaciones del hotel. En cambio, un credit pass permite a clientes externos disponer de un crédito abierto vinculado a una reserva sin necesidad de pagar en el momento en cada servicio consumido.

Localizar y extraer un informe detallado de todos los tickets que han sido anulados en el sistema. Esta consulta permite auditar los movimientos, controlar las anulaciones y realizar un seguimiento operativo de las operaciones no finalizadas correctamente.

El Punto de Venta es la herramienta central para la gestión del servicio en sala. Esta guía recorre de forma ordenada todas las funciones disponibles, desde la apertura de una mesa hasta el cierre de sesión, incluyendo la gestión de comandas, tickets, cobros e informes. Está pensada tanto para personal de nueva incorporación como para consulta rápida durante el servicio.

Este manual describe el procedimiento operativo estandarizado para la importación y conciliación de extractos bancarios bajo el formato estándar Norma 43 (N43) dentro del módulo de Contabilidad de AstroHMS. El sistema procesa de forma unificada la conciliación contable, el control de liquidaciones de tarjetas de crédito y el cuadre de extractos bancarios tradicionales.

Paso a paso para realizar un check-in desde recepción. Este caso de uso incluye desde la captación de datos del huésped hasta el cobro de los impuestos y tasa turística, así como la facturación (en caso de que se realice a la llegada del huésped).

Cada periférico de un hotel no habla directamente con el SAAS. La señal atraviesa cuatro tramos: el servicio web en la nube, la Raspberry del hotel, y por fin el aparato. Si algo no funciona, hasta ahora había que adivinar en cuál de esos tramos estaba el problema. El Monitor IOT comprueba cada tramo por separado y te dice, con un semáforo, en cuál falla — sin desplazarte al hotel y sin tocar el aparato.

Este informe responde a la pregunta: "¿Cuánto dinero está entrando hoy en el hotel y para qué meses del año va ese dinero?". Te permite ver, día a día, la producción económica neta generada en la caja de reservas y cómo se distribuye según el mes en el que el cliente vendrá realmente a consumir su estancia.

Analizar el rendimiento económico de las reservas desglosado por establecimiento y mes, permitiendo visualizar el balance neto y el importe total facturado de cada reserva. Facilita el seguimiento del yield por producto, tipo de habitación, tarifa y agencia en un periodo determinado.

Importar mensualmente en AstroHMS el fichero Excel de nóminas generado por la gestoría o el software externo, para contabilizar automáticamente las nóminas de los empleados y almacenar el recibo de cada uno de ellos. AstroHMS no genera las nóminas, únicamente las absorbe, las contabiliza y las archiva.

Puede darse el caso que, una vez publicada una factura, sea necesario editar o incluir información adicional en la misma. Este caso de uso explica el paso a paso para actualizar la distribución analítica de una factura cuando ya ha sido publicada.

Paso a paso para crear o modificar un inventario actual. Al crear un nuevo inventario se debe escoger si será de todos los productos, de cada ubicación padre o de cada ubicación hija. Una vez validado el inventario, se podrá acceder a los movimientos generados.

Permitir retroceder la exportación de apuntes contables previamente enviados a A3ECON, desmarcándolos para que puedan volver a ser seleccionados y exportados de nuevo. Esta acción es necesaria cuando se detecta un error en la exportación anterior o cuando se necesita regenerar el fichero contable de un periodo ya procesado.

Las carpetas te ayudan a organizar los archivos de tu empresa de forma ordenada. Puedes crear carpetas principales y subcarpetas dentro de ellas, y controlar quién tiene acceso a cada una. Sigue los pasos a continuación para crear una nueva carpeta.

Cuando importas un archivo de nóminas (generalmente un archivo CSV o Excel generado por tu gestoría), AstroHMS no busca simplemente el nombre del empleado. El sistema realiza un proceso de conciliación cruzada donde el contrato es la llave de paso.

Configurar en AstroHMS (Odoo 18 Community) todos los elementos necesarios para que el sistema pueda absorber correctamente el fichero Excel de nóminas generado por la gestoría o el software externo. Esta configuración se realiza una sola vez y es el requisito previo obligatorio antes de poder realizar cualquier importación.

En esta sección se explica la diferencia entre el estado OOS (Out of Service) y el cierre de una habitación, así como el paso a paso para aplicar cualquiera de ellos durante un periodo determinado.

La facturación de un CreditPass es un proceso automatizado que permite agrupar y emitir de forma inmediata la factura de todos los consumos realizados a cuenta, consolidando todos los cargos en un único documento definitivo.

Este documento recoge los cambios en sistemas, interfaz y funcionalidades de los módulos de AstroHMS durante el mes de abril de 2026 (actualizaciones del 3 de mayo al 3 de junio de 2026).

En AstroHMS, el contrato es el documento legal y financiero que da validez económica a la ficha del empleado. Mientras que la ficha del empleado define quién es la persona y dónde trabaja, el contrato estipula bajo qué condiciones económicas y temporales lo hace.

Antes de registrar empleados, es obligatorio construir la estructura de la empresa. Esto garantiza que el organigrama y las cadenas de aprobación se generen de manera automática.

Si dentro del Horario de Trabajo (Planificación de Jornada) se han establecido periodos explícitos de Descanso (como la pausa obligatoria para comer o cenar durante el turno), esto afectará directamente los cálculos del módulo de Asistencia:

En un entorno hotelero con operaciones 24/7, la supervisión de asistencia no puede limitarse a una revisión mensual. Los turnos cambiantes, los relevos en el Front Desk y las guardias nocturnas de los recepcionistas generan incidencias diarias que, si no se corrigen a tiempo, rompen la cadena de datos que llega hasta la importación de nóminas.

El módulo de Asistencia no funciona de forma aislada; es un espejo matemático que compara los fichajes reales contra las reglas establecidas en el Módulo de Empleados.

Paso a paso para comprar un producto utilizando una unidad de medida diferente a la de inventario, asegurando que el stock se registre correctamente y que las unidades estén bien configuradas. La unidad de medida de compra y de inventario deben pertenecer a la misma categoría.

Paso a paso para la creación de tareas para la figura de valet desde el PMD o desde el módulo de Gobernanta. Este caso de uso está estrechamente relacionado con la tramitación de los deseos de los clientes.

El planning gráfico es la representación del estado del hotel: habitaciones, reservas, estancias y bloqueos. Esta herramienta mostrará la información de la marca que se tenga seleccionada. Existe un largo listado de funcionalidades de uso desde el planning gráfico.

La integración entre A3Con y Astro HMS presenta la limitación de que, al traspasar el fichero, A3Con sobrescribe el nombre de las cuentas contables en cada importación, lo que obliga a revisar y ajustar manualmente las descripciones si se quieren mantener personalizadas.

La tarjeta de proximidad en un daypass permite al cliente acceder a las experiencias contratadas. Para enlazar una tarjeta de proximidad, basta con acercarla al lector, teniendo seleccionado el campo Identificador, que se completará automáticamente con su código.

Paso a paso para configurar un plan de limpieza especial por agencia, desde la funcionalidad Mis habitaciones o desde el Informe de Rutas de Gobernanta. Es importante asignar el contrato correcto a la reserva para que el sistema pueda aplicar el plan de limpieza especial.

Paso a paso para la configuración y conexión con Dingus. Esta integración permite la descarga automática de reservas, descarga de diccionario y creación de facturas de anticipo.

Las Líneas de Tarea de Limpieza definen las acciones específicas que deben realizarse en una ubicación como parte del proceso de limpieza.

En PMS Astro, los Términos y Condiciones son esenciales para gestionar de manera efectiva las políticas de pago y cancelación de las reservas. Estos términos determinan cómo se realizan los pagos, cuándo deben efectuarse, y qué condiciones aplican en caso de cancelación o no show. Los términos se pueden configurar para diferentes agencias, tarifas o contratos, y se aplican automáticamente durante el proceso de reserva según las reglas definidas.

Registro de cobros en Facturas con TPV Virtual MO/TO consiste en procesar el cargo a la tarjeta del cliente a través del TPV Virtual en modalidad MO/TO y, una vez autorizado, registrar automáticamente el cobro en la factura correspondiente, actualizando su estado como pagada y reflejando la operación en tesorería.

Paso a paso para gestionar correctamente la devolución de un pago previamente registrado en el sistema. Se utiliza cuando un cliente realiza una cancelación o existe un importe que debe ser retornado, ya sea total o parcialmente.

Paso a paso para asignar habitaciones de manera asistida desde el módulo PMS. El asistente mostrará las habitaciones libres y desde la funcionalidad 'Asignar habitación' se mostrará una pantalla para poder asignar la habitación o para realizar cambios de habitación en la reserva.

El informe de Objetivo diario muestra una comparativa entre la situación real y el presupuesto presentado. El informe diario se crea por hotel y tiene información como: capacidad, noches de habitación, % de ocupación, ingresos, ADR...

Paso a paso sobre cómo configurar correctamente el tipo de agencia según la clasificación del INE, para garantizar el correcto cálculo del fichero estadístico obligatorio. Aunque el INE no desglosa cada agencia individual, sí las agrupa en categorías operativas.

Paso a paso para solicitar, registrar y facturar con el módulo de Solicitud de Existencias los gastos o compras del departamento de Economato.

La creación, configuración y vinculación de la cuenta bancaria con el diario contable permite registrar los movimientos financieros del banco directamente en la contabilidad, asegurando una conciliación correcta y automatizada.

Desde la configuración del Channel Manager se pueden revisar los errores enviados por Sidetours. Paso a paso sobre qué hacer al recibir estos errores y cómo corregirlos, en caso de que sea posible.

Astro HMS permite diseñar y personalizar un sitio web fácilmente, mediante bloques editables. Solo se necesita contar con permisos de Edición y Diseñador para acceder a las opciones de configuración.

El envío de datos a SES.HOSPEDAJES, obligatorio según el RD 933/2021, garantiza la comunicación de la información de viajeros y estancias para cumplir con la normativa y aportar estadísticas al sector turístico.

Paso a paso para cuando Sidetours dé de alta nuevos tipos de habitación en su extranet y sea necesario actualizar el Diccionario de la conexión en Astro, añadiendo la nueva tipología en el apartado de Habitaciones.

Paso a paso para realizar la instalación y configuración de este tipo de lectores dentro de AstroHMS desde el módulo Interfaces. Es importante tener en cuenta que debe adquirirse un dispositivo Raspberry Pi para poder conectar el grabador de llaves con el servidor Cloud.

Paso a paso para la creación y configuración de los servicios de régimen que ofrece el establecimiento. También se detallarán en este punto los horarios de los servicios fríos, así como los turnos para cada uno de los servicios.

El Informe de Ocupación Diaria en Uso funciona de forma similar a la lista de reservas, pero con columnas y filtros especiales que permiten personalizar la información. Muestra una línea por cada noche reservada e incluye datos clave como fechas, estado, cliente, agencia, habitación, tipo, tarifa y ocupación real.

La integración entre el Channel Manager de AstroHMS y Sidetours asegura que, cuando se genere un nuevo contrato con un nuevo código, no sea necesario realizar ninguna modificación en la conexión de AstroHMS ni en el diccionario.

Paso a paso para incluir, dentro de la lista de precios de un contrato, un precio especial para un extra. Se deberá configurar el extra añadiendo la información del producto, la fecha de inicio y fecha de fin del precio y el precio fijado.

Proceso para la transmisión del fichero de ocupación hotelera generado en Astro HMS hacia la plataforma oficial del Instituto Nacional de Estadística (INE) mediante certificado digital y credenciales autorizadas.

El sistema de valoración permite comprobar que el precio aplicado a una reserva sea correcto según las condiciones del contrato y las listas de precios u ofertas asociadas.

La impresión del Parte de Registro de Llegada de Viajeros en papel (PDF) se realiza generando el documento desde el sistema con los datos del huésped y la estancia, exportándolo a PDF e imprimiéndolo, cumpliendo así con la obligación legal de disponer del parte firmado en formato físico.

Detalle de las funcionalidades que ofrece la integración con el Cajón de Efectivo Inteligente (CEI) de Cashlogy. Entre otras, se pueden gestionar los cobros de facturas simplificadas, devolución, control de permisos...

Paso a paso para generar órdenes nuevas o añadir tareas a una existente desde el botón Rellenar Orden de Trabajo, asignando empleados, equipos y aplicando filtros.

Definición y diferentes tipologías de facturación con el paso a paso de su gestión: generación de facturas manuales sin reserva asociada, gestionar facturas manuales productivas, modificación del cliente de una factura...

La baja o eliminación de un activo consiste en cerrar su ciclo de vida registrando su venta, pérdida o retirada, y generando los asientos contables correspondientes para reflejarlo en la contabilidad.

Paso a paso para agrupar agencias utilizando las categorías o etiquetas asignadas a los contactos. Las etiquetas deben crearse previamente. Esta categorización permitirá agrupar los contactos en una posterior búsqueda o análisis de información.

Cómo registrar una avería directamente desde la reserva, generando un parte de mantenimiento, vinculado sin salir de la ficha de reserva. También se pueden abrir los partes desde ficha de habitación y desde los módulos de Gobernanta, Mantenimiento y Villas.

AstroHMS permite registrar un Huésped como 'Non Grato', es decir, que no es bienvenido en el establecimiento y se le veta la entrada al mismo. Esta funcionalidad se realiza desde el módulo de Contactos.

Paso a paso para registrar una pre-autorización vía TPV-PC implantado. Se seguirá el mismo proceso de registro de un pago, pero marcando en el tipo de pago la opción 'Autorización'. La devolución de la misma se deberá realizar desde el mismo ordenador.

En AstroHMS, por defecto, el servicio mínimo de entrada será el del Almuerzo (en caso de que se ofrezca) y el servicio de salida será el del Desayuno (en caso de que se ofrezca). Si estos servicios no se ofrecen en la reserva no se tiene en cuenta.

Permite automatizar el envío del Pre Check-in por correo desde el módulo de Email Marketing, según configuración por marca. El correo se envía al primer huésped registrado en la reserva, agilizando de este modo las gestiones a la llegada del huésped al establecimiento.

La cotización o presupuestación de una reserva en AstroHMS permite generar una propuesta económica personalizada para un cliente antes de confirmar la reserva. La cotización solo podrá realizarse en reservas con estado "Pre-reserva" o "Lista de espera".

El caso de uso TUI JIL: Configuración y Conexión consiste en dar de alta el hotel en TUI JIL, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la descarga automática de reservas.

Configuración a través del Quiosco del módulo PMS Astro Interface para la conexión entre AstroHMS y Roommatik. Esta integración permite realizar el checkin y checkout de las reservas, así como la creación de nuevas reservas según disponibilidad y el envío de la Hoja de Bienvenida a los huéspedes.

El Informe de Ocupación Diaria en Uso presenta la ocupación real del hotel, tomando como referencia las habitaciones asignadas en cada reserva y su tipo correspondiente.

El procedimiento de Indicar la habitación preferida del huésped consiste en registrar su preferencia en la ficha o reserva para asignarla siempre que sea posible y mejorar su experiencia. Esta acción se realiza desde el módulo de Contactos, en el apartado de PMS.

Paso a paso para la creación de una agencia minorista. AstroHMS permite identificar un contacto como Agencia Minorista, con el objetivo de poder asignarlo correctamente dentro de las reservas. Simplemente se debe activar el check correspondiente desde su ficha de contacto.

Enviar el Pre Check-in manualmente consiste en que el recepcionista o responsable seleccione una reserva concreta y envíe al huésped el enlace de Pre Check-in desde el sistema. Esto permite que el cliente complete sus datos y documentación antes de la llegada, agilizando el registro en recepción y garantizando que la información esté disponible de forma anticipada.

Paso a paso para capturar, automáticamente, los datos del huésped desde el documento de identidad mediante tecnología OCR. Se puede realizar, tanto desde la cámara de un dispositivo móvil como cargando el archivo a un PC.

Paso a paso para la instalación técnica del lector ARH en un nuevo ordenador, tras haber habilitado la primera conexión. La primera puesta en marcha precisa de pasos adicionales aquí no detallados.

La generación del Modelo 190 consiste en elaborar la declaración anual de retenciones e ingresos a cuenta practicados sobre rendimientos del trabajo, profesionales y determinadas actividades, a partir de los datos presentados en los Modelos 111 trimestrales.

Paso a paso para importar mediante fichero .xls (excel) las reservas de TUI JIL a AstroHMS. Tras la descarga del fichero desde la web de TUI JIL, se importará en AstroHMS para, finalmente, proceder a la descarga de las reservas en la plataforma.

Paso a paso para exportar el fichero de la intranet de TUI JIL para la importación automática de reservas en AstroHMS. El fichero se exportará en formato Excel para su posterior carga.

El caso de uso TUI Destimo: Configuración y Conexión consiste en dar de alta el hotel en TUI Destimo, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la descarga automática de reservas.

Paso a paso para digitalizar los documentos de identidad de los huéspedes mediante un escáner conectado al sistema. La información capturada se asocia automáticamente a la reserva o ficha del cliente, facilitando el registro de viajeros, reduciendo errores de introducción manual y asegurando el cumplimiento de la normativa legal vigente.

Paso a paso para imprimir una orden de trabajo de Gobernanta desde el registro correspondiente. Permite la emisión física o digital de órdenes de trabajo para facilitar su ejecución y seguimiento.

Paso a paso para configurar los diferentes formatos del Parte de Registro de Llegada de Viajeros que se mostrarán o imprimirán desde el sistema. El documento se generará automáticamente completado con la información del huésped, si los datos se han capturado previamente.

El Informe de Producto Diario muestra la ocupación segmentada por el producto o experiencia contratada en cada reserva (ej. alojamiento, media pensión, spa, daypass). Funciona igual que los informes de ocupación, pero agrupando por producto en lugar de tipo de habitación, permitiendo un análisis claro del rendimiento de cada servicio.

La configuración del horario de llegada y salida en una reserva permite automatizar el servicio frío en función de las franjas de comidas y la estancia del huésped, activándose de forma automática o bajo petición expresa.

La configuración del lector de documentos se lleva a cabo desde el módulo Interfaces de AstroHMS. Es preciso que la IoT Box esté instalada, con una IP fija y con los certificados instalados en los equipos desde los que se utilizará el lector para poder realizar la integración de forma exitosa.

Este informe permite analizar la composición del precio de las reservas, siempre que cuenten con un contrato y una lista de precios asignados, facilitando un desglose detallado de los importes y su estructura.

La corrección de la secuencia en asientos contables consiste en ajustar la numeración de los apuntes para mantener la coherencia y el orden cronológico exigido en la contabilidad.

La asignación masiva del comedor a varias reservas permite vincular de forma rápida y conjunta múltiples estancias a un mismo servicio de comedor, optimizando la gestión operativa y evitando registros individuales repetitivos.

Paso a paso para exportar el fichero de la intranet de TUI Destimo para la importación automática de reservas en AstroHMS. Se obtendrá un fichero CSV con la información detallada de las reservas, para su posterior carga a través del módulo correspondiente.

Manual a seguir en caso de errores en las lecturas de documentos mediante el lector de documento ARH (Adaptive Recognition). Será necesario el envío del archivo recogido por el programa del lector de documentos para que se puedan realizar las comprobaciones necesarias.

Paso a paso para la creación de una factura de cancelación en una reserva que tiene facturas de anticipo ya cobradas, desde la recepción del aviso de cancelación de la reserva hasta el cambio de su estado.

El sistema permite asignar deseos a las reservas descargadas utilizando las categorizaciones disponibles y de forma automática mediante la interpretación de palabras clave en los comentarios. Esta funcionalidad facilita una gestión automatizada y optimizada de las preferencias de los huéspedes.

Paso a paso para modificar un registro de pago de una reserva a otra si se ha introducido de forma incorrecta. El pago quedará anulado de la reserva equivocada y registrado en la reserva correspondiente. Esta funcionalidad permite evitar duplicidades y la necesidad de devoluciones innecesarias.

En AstroHMS, el Mark-up es una característica que forma parte de la lista de condiciones a aplicar a un contrato. Se configura desde el módulo de PMS y el sistema aplica el Mark-Up automáticamente a la hora de calcular los precios de venta.

Paso a paso para la configuración completa de planes de limpieza para habitaciones, incluyendo todos los parámetros relacionados con condiciones especiales, cadencias, productos y tiempos de ejecución. El objetivo es crear planes de limpieza enfocados en habitaciones, automatizando las tareas según reglas específicas.

Dentro del PMS contaremos con un asistente que nos ayudará a realizar una salida anticipada y el sistema entenderá que esa reserva ha salida antes de la fecha de salida y que todo el sistema pueda entender que esa reserva se ha ido.

Establecer una conexión segura entre los buzones compartidos de Microsoft 365 y AstroHMS. Este proceso utiliza el protocolo OAuth2 para garantizar la recepción y envío de correos, superando las restricciones de acceso estándar de las cuentas compartidas.

Paso a paso para registrar las mediciones de calidad de agua de piscina para SILOÉ desde el módulo Mantenimiento, en cumplimiento con los parámetros requeridos según normativa.

Paso a paso para la configuración de planes de limpieza para Zonas Comunes, permitiendo definir productos, horarios, días y duración estimada de las tareas. El objetivo es controlar la ejecución automática y cantidad diaria de estos planes.

Permite al usuario recuperar o restablecer su contraseña de acceso a AstroHMS en caso de olvido o necesidad de cambio.

Las reclamaciones se gestionan dentro del módulo Sistemas de Gestión, aunque pueden crearse directamente desde la ficha de la reserva en el PMS. Se debe crear una nueva reclamación y rellenar el formulario con los campos solicitados.

Desde el listado de facturas se puede generar el archivo BSFactura. El sistema creará un único archivo con todas las facturas seleccionadas listo para su envío o carga en la plataforma BSFactura.

Paso a paso para gestionar los cuestionarios enviados y las respuestas recibidas. Desde el módulo Encuestas de AstroHMS se accede a todas las participaciones, pudiendo exportar los datos e incluso analizarlos en informes predefinidos.

El informe Resumen de Ocupación Mensual ofrece una visión completa y estructurada del comportamiento de la ocupación del establecimiento a lo largo del mes. Permite analizar diariamente la capacidad, disponibilidad, ventas, ocupación real, llegadas, salidas y distribución de ocupantes por tipo de habitación y régimen.

Paso a paso para configurar la Rueda de Menú del Comedor, que servirá para la gestión de bufets hoteleros, ayudando a planificar y organizar la oferta gastronómica de manera estructurada y eficiente, teniendo en cuenta escandallos, mermas y variedad en los platos.

La configuración de los Comedores define cómo se comportará cada comedor al registrar comensales, permitiendo establecer reglas de control, asignación y contabilización de servicios de restauración asociados a las reservas o a clientes externos.

El marcaje del servicio frío en grupos puede hacerse manual o automáticamente según horarios de llegada y salida, o por petición expresa de los huéspedes, garantizando que todos los departamentos lo tengan en cuenta en su operativa.

Paso a paso para enviar un cierre para llegadas a los diferentes canales si la conexión lo permite. Esta acción puede automatizarse por días de la semana e incluso por horas. Se deberá configurar en la conexión de cada proveedor.

Devolución de una factura de anticipo enlazada a un pago MO/TO consiste en emitir la factura rectificativa correspondiente al anticipo y realizar el reembolso a través del TPV Virtual en modalidad MO/TO, registrando la operación en tesorería y vinculándola tanto al pago original como a la reserva asociada.

Registro de cobros en Facturas de anticipo con TPV Virtual MO/TO consiste en efectuar el cargo del anticipo mediante el TPV Virtual en modalidad MO/TO y registrar la operación en la factura de anticipo correspondiente, de forma que quede contabilizada como pago a cuenta y vinculada a la reserva o servicio asociado.

Paso a paso para archivar o eliminar productos en el sistema y las acciones a seguir en caso de errores al archivar productos que están asociados a la rueda de comedor.

Paso a paso para la reasignación de una ruta de limpieza a otras rutas, según redistribución estructural (para largo plazo) o según redistribución puntual (para un día específico).

​Permitir la vinculación de hardware sin servicio web nativo con el servidor cloud de Astro HMS. Esto facilita la comunicación directa entre dispositivos físicos y el ecosistema digital del hotel.

La funcionalidad de componentes de productos permite definir la composición de artículos compuestos, como platos preparados, combinados u otros productos que requieren control de sus subcomponentes. Esta herramienta es fundamental para gestionar recursos, optimizar el cálculo de costes y planificar el inventario de manera precisa.

Permite mostrar el número de cuenta bancaria de la empresa directamente en el PDF de las facturas, facilitando al cliente los datos necesarios para realizar el pago por transferencia de forma rápida y clara.

Comprobación de Transacciones de TPV Virtual MO/TO consiste en revisar en el panel del TPV Virtual los cargos, devoluciones y preautorizaciones realizadas mediante la modalidad MO/TO, verificando que cada operación esté correctamente autorizada y conciliada con los registros de tesorería y las reservas correspondientes.

Lista de Deseos es una funcionalidad dentro del PMS que permite registrar las peticiones por parte del huésped respecto a la habitación reservada, con el objetivo de tratar de satisfacer sus preferencias.

Durante el servicio en sala o en restauración, es posible que una tablet o smartphone pierda temporalmente la conexión a Internet. Para evitar la pérdida de información y asegurar la continuidad del trabajo, el sistema está preparado para almacenar las comandas localmente y enviarlas automáticamente cuando la conexión se restablezca. Este caso de uso explica qué ocurre en estos casos y cómo debe actuar el personal durante la incidencia.

Los grupos de facturación nos servirán para realizar el presupuesto o factura, dependiendo de cada caso y cómo se quiera facturar y agrupar. Se debe tener en cuenta que la asignación de grupo debe realizarse antes de validar la cotización o de emitir la factura.

El caso de uso Registro de Pagos Manuales según los Términos y Condiciones es un proceso semiautomático en el que el sistema genera el cobro conforme a la política de la reserva. Se debe tener en cuenta que requiere que un usuario lo ejecute manualmente. Una vez lanzado, la operación se procesa de forma automática, quedando registrado en tesorería y vinculado a la reserva.

En caso de que el establecimiento acepte mascotas, ya sea con un suplemento (precio extra) o gratuitamente, se debe indicar en el apartado de Extras de la reserva.

En algunos casos, puede ser necesario comparar el número de habitaciones libres entre distintos informes del sistema, como el Informe de Estados de Habitación y otros informes de ocupación. Es necesario utilizar correctamente los filtros en el informe de Estados de Habitación.

Paso a paso para cuando se precisa registrar, en un solo pago, varias facturas. Esta opción permite agrupar los distintos pagos en uno combinado. Es preciso que todas las facturas tengan el mismo cliente asociado para que esta funcionalidad esté disponible.

En los cargo habitación, el término Producción está relacionado con el registro operativo de los consumos desde los módulos de Comedor y Punto de Venta. En cambio, la Facturación de dichos cargos habitación se realiza posteriormente desde Recepción o Reservas.

Paso a paso para la conexión entre Booking y el Channel Manager de AstroHMS. Este caso de uso presenta el proceso necesario a realizar dentro del entorno de Booking.com. Será preciso una configuración previa en AstroHMS, también detallada en el caso de uso.

Paso a paso para configurar el envío de facturación electrónica vía Voxel (BavelGroup). Se puede realizar una integración manual o automática. Para la integración automática es preciso disponer del producto e-Billing de Voxel.

Este caso de uso explica el paso a paso para asignar turnos individualmente y gestionar solicitudes de ausencia directamente desde la vista de cuadrícula. El resultado será una celda actualizada visualmente y que, en caso de ausencia, se genere el registro correspondiente en el módulo de Ausencias.

Registrar las coordenadas de geolatitud y geolongitud de las habitaciones o zonas del establecimiento para facilitar su identificación geográfica en AstroHMS. Esta información se incluye en el módulo PMS. Existen aplicaciones gratuitas para obtener las coordenadas.

Garantizar que las reservas puedan asignarse automáticamente a cualquier hotel o habitación disponible dentro de la cadena, optimizando la ocupación global y evitando sobreventas. Se recomienda utilizar esta funcionalidad cuando los establecimientos compartan políticas similares.

La configuración de la publicación de precios e inventario en los diferentes canales consiste en sincronizar tarifas y disponibilidad del hotel desde AstroHMS hacia OTAs, motor de reservas y demás canales de venta, garantizando coherencia y evitando sobreventas.

Devolución de los cobros de la Reserva vía MO/TO consiste en procesar, a través del TPV Virtual, la anulación o reembolso del importe previamente cargado a la tarjeta del cliente, registrando la operación en tesorería y dejando constancia de la devolución vinculada a la reserva.

El Cambio Automático de Estados de Limpieza permite que el sistema actualice de forma automática y dinámica el estado de las habitaciones según diferentes situaciones operativas, evitando la necesidad de realizar estos cambios manualmente.

Paso a paso para registrar un pago para varias facturas de diferentes diarios contables. Se trata de un proceso que debe realizarse de forma manual desde el módulo de Facturación. Es importante indicar correctamente el cliente al que se asocia el pago, ya que la facturación se realiza contra cliente, no contra la reserva.

El informe de Operativa diaria ofrece una visión resumida y esencial del estado del establecimiento para una fecha concreta, mostrando la ocupación y los regímenes contratados según la información original de las reservas.

Paso a paso para consultar y controlar los cambios realizados en el estado de limpieza de las habitaciones, ofreciendo una trazabilidad completa de las acciones efectuadas.

Permite visualizar rápidamente todas las facturas de clientes pendientes de cobro, aplicando filtros. El sistema muestra un listado completo con la información principal de cada factura y un total acumulado de los importes pendientes, facilitando el control y seguimiento financiero.

En algunas facturas es necesario incluir conceptos adicionales como Portes, Envases o Embalajes. Estos deben gestionarse mediante productos específicos para asegurar una correcta contabilización.

Las Fechas de Bloqueo en el módulo de Contabilidad de AstroHMS permiten establecer límites temporales a la creación o modificación de asientos contables y facturas.

El PMS incluye un asistente para marcar las reservas como canceladas o no show. En el caso de que una reserva pase a dicho estado y esté relacionada con Términos y Condiciones de un contrato, esta información se trasladará automáticamente a la reserva, pero los Términos pueden ser modificados manualmente si se precisa.

Paso a paso para generar facturas de proveedor directamente a partir de los Pedidos de Compra, tanto de forma individual como agrupando varios pedidos en una sola factura.

Paso a paso para consultar y gestionar los 'Servicios Fríos" a través del calendario y la previsión de comedor. El sistema identificará automáticamente este tipo de servicio cuando la solicitud se realiza fuera del horario establecido y aparece directamente en la previsión de Comedor.

Este caso de uso describe el procedimiento para identificar y corregir errores en el diseño del piso de un punto de venta, originados por la duplicación o modificación accidental de mesas, con el fin de garantizar una correcta organización y operativa del establecimiento.

El caos de uso Registro de cobro manual y cobro por TPV Virtual MO/TO consiste en ingresar y confirmar un pago directamente en el sistema, ya sea cargando manualmente o introduciendo los datos de la tarjeta del cliente en el TPV Virtual para procesar la operación a distancia.

Permite asegurar que las facturas de compra se registren con el tipo de IVA correcto según la operación (nacional, intracomunitaria o extracomunitaria), garantizando que los informes fiscales y contables (Libro de IVA, Modelo 303 y Libro Mayor) reflejen datos coherentes.

En PMS Astro, los contratos son fundamentales para gestionar las condiciones de venta y los servicios ofrecidos entre un establecimiento y sus clientes, ya sean agencias, empresas o clientes directos. Estos acuerdos permiten definir aspectos esenciales como tarifas, disponibilidad, restricciones y condiciones comerciales para una temporada o periodo determinado.

Configurar el TPV Virtual con tecnología MO/TO consiste en habilitar la opción de introducir manualmente los datos de la tarjeta en el TPV, previa activación por parte del banco, para procesar cobros a distancia de forma segura.

El Modelo 111 refleja las retenciones a cuenta del IRPF, correspondientes a nóminas y otros pagos sujetos a retención. La generación del Modelo 111 se realiza desde el módulo de Facturación de AstroHMS.

El informe Pick Up de Habitaciones Libres por Tipo de Habitación ofrece una visión rápida y comparativa de la disponibilidad del hotel para las fechas seleccionadas, permitiendo analizar cómo ha variado el número de habitaciones libres según cada tipo de habitación. A través de la Fecha de observador, el informe muestra la evolución diaria (ventas, anulaciones y posibles sobreventas) facilitando así una lectura clara del comportamiento del pick up y del estado real de la disponibilidad del establecimiento.

La generación y cálculo automático de amortizaciones permite registrar, de forma periódica, los asientos contables de depreciación de los activos según los parámetros definidos en su categoría.

La generación del Modelo 700 del ATIB consiste en elaborar la autoliquidación de los tributos propios de la Comunidad Autónoma de Illes Balears (como el Impuesto sobre Grandes Establecimientos o tasas autonómicas), recopilando los datos fiscales correspondientes para su presentación ante la Agencia Tributaria de las Illes Balears.

En este caso de uso se describen los campos, estados y reglas de gestión de las tareas de limpieza generadas. También se incluyen explicaciones para las particularidades de tareas en zonas comunes y habitaciones especiales. El objetivo es interpretar correctamente los campos y comprender las secuencias.

El cuadre AEAT SII vs AstroHMS consiste en contrastar los registros de facturas enviados al SII con los datos internos de AstroHMS, para garantizar que toda la información fiscal coincida y no existan diferencias o incidencias.

Dentro de nuestro sistema de Gestión de Propiedades (PMS), la sección de Lista de Precios permite a los establecimientos gestionar y asignar las tarifas adecuadas a cada contrato comercial, utilizando diferentes metodologías de precios.

AstroHMS permite realizar conciliaciones contables directamente desde la ficha de un contacto (cliente o proveedor), especialmente útil para empresas que registran múltiples transacciones con un mismo socio. Esta acción se realiza desde el módulo de Contactos.

La creación de un activo consiste en registrar un bien en el sistema, asignándole su categoría, valor, fecha de adquisición y parámetros de depreciación para su correcta gestión contable.

Paso a paso para generar tareas de limpieza de forma automática o manual, según fechas, habitaciones, partes o configuración del plan. El objetivo es ofrecer flexibilidad operativa para casos no cubiertos en la generación automática.

Las comprobaciones Libro de IVA vs Modelo 303 consisten en contrastar que las bases imponibles y cuotas declaradas en el Modelo 303 coincidan con los registros del Libro de IVA, asegurando coherencia y evitando discrepancias fiscales.

Paso a paso para generar automáticamente, desde AstroHMS, el fichero mensual de la Encuesta de Ocupación Hotelera del INE, recopilando los datos de viajeros, pernoctaciones y ocupación del sistema y exportándolos en el formato oficial listo para su envío.

Paso a paso para registrar los cobros de varias facturas de un mismo touroperador cuando se recibe un único pago, generando un único cobro agrupado, simplificando de esta manera la gestión contable.

Paso a paso para crear reglas horarias que contemplen jornadas con interrupciones o descansos reglamentarios. Esta configuración debe realizarse desde el módulo Turnos y también permite indicar los accesos a la cantina (comedor del personal).

Paso a paso para aplicar cambios de horario o días libres a múltiples empleados y fechas simultáneamente. La asignación masiva se puede utilizar tanto para las ausencias como para los cambios en turnos de trabajo.

Generación de facturas de reservas con facturas de anticipo ya generadas.

El modelo 303 corresponde a la autoliquidación del IVA y permite presentar a la Agencia Tributaria el IVA repercutido y soportado en las operaciones realizadas. El sistema facilita el cálculo automático, la comprobación de movimientos y la exportación del archivo oficial para su presentación telemática.

La eliminación de un asiento contable generado de un activo consiste en borrar un apunte de depreciación creado, normalmente para corregir errores o rehacer el cálculo de amortizaciones.

La generación y cálculo manual de amortizaciones consiste en crear, de forma puntual, los asientos de depreciación de un activo, ajustando importes y fechas según las necesidades contables de la empresa.

Paso a paso para crear o modificar una marca (establecimiento turístico). Estas acciones se llevan a cabo desde el módulo de PMS o desde el módulo de Ajustes. Es preciso contar con los permisos necesarios como Gestor de marcas para poder crear o modificar los establecimientos.

Paso a paso para consultar y organizar los cobros realizados desde el Punto de Venta, permitiendo visualizarlos por fecha y método de pago para facilitar el control y análisis de los ingresos. Esta acción permitirá una mejor revisión y conciliación de los ingresos.

Requisitos previos para integrar Omnitec con AstroHMS. TCP/IP y arranque automático.

La sincronización automática de estados con el Modo Limpieza actualiza en tiempo real el estado de las habitaciones según las acciones registradas por el personal de pisos en sus dispositivos, evitando gestiones manuales y mejorando la coordinación operativa.

La activación del crédito a una habitación desde la reserva permite habilitar que los cargos de servicios y consumos se imputen directamente al folio del huésped, centralizando su facturación durante la estancia. Esta funcionalidad se activa desde el módulo PMS.

Paso a paso para ajustar los tiempos de publicación y descarga de un proveedor del Channel Manager. Estos intervalos determinan cada cuánto AstroHMS envía o recibe información (tarifas, disponibilidad, reservas).

Paso a paso para consultar, editar cuentas existentes o crear nuevas, siempre teniendo en cuenta que cada empresa gestionada tiene su propio plan contable.

Los equipos de limpieza permiten organizar al personal asignando usuarios a grupos específicos. Cada equipo puede estar formado por uno o varios usuarios internos y se vincula a una marca y compañía concreta. Esto facilita la planificación de rutas y la gestión de las tareas diarias de Housekeeping.

La creación de un daypass consiste en registrar una reserva sin pernoctación que da acceso a determinados servicios del hotel (como piscina, spa, comedor o actividades), gestionando sus consumos y facturación igual que en una estancia convencional.

Paso a paso para dar de alta una nueva empresa a nivel contable, de manera que permita generar los diarios y el plan contable básico para trabajar correctamente con facturación y contabilidad. Para acceder al módulo de Ajustes para la configuración se precisa de permisos específicos.

La creación de una categoría de activos permite definir parámetros contables y de depreciación comunes para agrupar y gestionar de forma organizada los activos de la empresa.

Las líneas de ruta de gobernanta permiten generar un resumen diario de las tareas programadas en el departamento de gobernanta, agrupadas por rutas de trabajo. 

Registrar el cobro de una factura es el proceso mediante el cual se deja constancia del pago recibido por parte del cliente, asociándolo a la factura emitida. Esto implica actualizar el estado de la factura a “Pagada”, registrar el movimiento en tesorería y conciliarlas con el medio de cobro correspondiente (banco, caja, tarjeta u otro).

La emisión de una copia de ticket de una sesión o caja cerrada permite reimprimir un comprobante ya registrado y cerrado, garantizando trazabilidad sin alterar la contabilidad ni los cierres efectuados.

Las Tareas de Valet son actividades asociadas al servicio de asistencia o apoyo al área de limpieza y atención al huésped en el hotel. Están vinculadas a las reservas y permiten gestionar las solicitudes específicas de los clientes que requieren intervención del valet o botones.

La creación de extras para la venta desde el Punto de Venta en recepción permite configurar productos o servicios adicionales (como traslados, actividades o amenities) que se pueden vender directamente desde el POS y cargar a la reserva o cobrar al momento.

Paso a paso para asignar correctamente un tipo de cuenta dentro del plan contable en AstroHMS. Esta asignación es esencial, ya que define el comportamiento de la cuenta en los informes financieros, en la conciliación bancaria y en la gestión de clientes o proveedores.

Los cargos a habitación desde un Punto de Venta permiten imputar consumos o servicios realizados en bares, restaurantes u otros departamentos directamente a la reserva del huésped, centralizando así toda la facturación de la estancia.

La impresión de una tarjeta de bienvenida en un daypass permite generar un documento personalizado con los datos del cliente y los servicios contratados, facilitando su identificación y acceso durante la estancia sin pernoctación.

La Gestión de Precios de Coste y Venta de Gobernanta permite consultar un informe que refleja los costes y precios de venta asociados a las tareas de limpieza registradas en los partes. Este informe facilita el control operativo y económico del housekeeping, ofreciendo filtros y totalizadores por marca, bloque y producto.

Permite realizar la conciliación entre movimientos contables en la herramienta de facturación.

Paso a paso para anular un pago registrado por error en una reserva y trasladarlo a la reserva correcta, evitando realizar una devolución innecesaria. Se aplica cuando un pago se ha introducido en una reserva incorrecta, ya sea del mismo cliente o de otro.

Devolución depósito fianza pre-autorizado consiste en liberar la retención efectuada en la tarjeta del cliente una vez finalizada la estancia y comprobado que no existen incidencias ni cargos adicionales, dejando sin efecto la pre-autorización realizada previamente y cerrando el registro en tesorería como depósito devuelto.

Facturar un depósito de fianza consiste en emitir una factura oficial por el importe recibido como garantía, registrando la operación en contabilidad, no como ingreso definitivo, sino como un pasivo (depósito en garantía). De esta manera, se documenta el cobro de la fianza, que quedará pendiente de devolución o de aplicación según las condiciones del contrato o estancia del cliente.

Paso a paso para la recepción de un pedido que se ha realizado previamente al proveedor. Se creará automáticamente un albarán pendiente al registro de la recepción de los productos por parte del establecimiento. Se accede a esta funcionalidad desde el módulo Compras o desde el módulo Inventario.

El Comedor es un sistema que permite llevar un control de las personas que entran en el comedor mediante el marcaje de un responsable de sala o maitre.

El movimiento de un extra de reserva permite reasignar un producto o servicio adicional a otra fecha, reserva o folio, ajustando la planificación y la facturación según corresponda.

Contabilizar el depósito de fianza se realiza únicamente en el momento en que se factura, registrando el importe como un pasivo (depósito en garantía) en la contabilidad, ya que no constituye un ingreso definitivo para la empresa.

La introducción de extras en una reserva permite añadir productos o servicios adicionales contratados por el huésped (como parking, spa, comidas o actividades), quedando vinculados a su estancia y reflejados en la facturación.

Paso a paso para la configuración y conexión de Hotelbeds con el sistema de AstroHMS. Esta integración permite la descarga automática de las reservas, así como la publicación de inventario, precios y tarifas.

Cómo acceder y generar el informe de Control de Cierre de Caja, que se crea automáticamente al realizar las comprobaciones diarias de los movimientos económicos. El informe ofrece un resumen detallado de los ingresos registrados, tanto en el sistema de gestión (PMS), como en los distintos Puntos de Venta (POS).

Este caso de uso permite corregir manualmente una factura ya emitida mediante la creación de una factura rectificativa y la emisión de una nueva factura con los datos correctos del cliente o empresa. Así se asegura que la información contable y fiscal sea precisa y esté actualizada.

Para crear una reclamación, es necesario tener acceso al módulo Sistemas de Gestión. Desde la funcionalidad de Reclamaciones se puede generar un formulario donde registrar los datos clave (asunto, descripción, cliente, categoría, responsable, etc.).

Las Actividades permiten gestionar y registrar los consentimientos que aceptan los distintos usuarios del sistema. Cada actividad corresponde a un tipo concreto de consentimiento que puede ser requerido durante la operación del establecimiento.

Paso a paso para registrar, en tesorería, el ingreso correspondiente a la fianza que el cliente entrega como garantía de algo. La fianza se incluirá desde la propia reserva afectada, incluyendo todos los datos del depósito antes de su publicación.

El seguimiento de una reclamación se realiza actualizando su estado, registrando las acciones tomadas y asegurando que avance hasta su resolución y cierre.

Configurar la conexión automática entre Astro HMS y el Ministerio del Interior para el envío de partes de viajeros. Esto asegura el cumplimiento legal a través del servicio web y la correcta notificación.

Este informe permite visualizar el rendimiento operativo y financiero del establecimiento en tres horizontes temporales distintos, comparando los resultados en tiempo real con el mismo periodo del año anterior para identificar tendencias de crecimiento o desviaciones.

Paso a paso para la generación manual de las tareas de limpieza del día actual desde un parte de limpieza. El objetivo es evitar recalcular toda la planificación de limpieza de la marca.

Paso a paso para la devolución del registro de pagos realizados y emisión de factura de anticipo previamente a la llegada del huésped al establecimiento. Para crear una factura de anticipo es indispensable tener la reserva creada.

Funcionalidad que muestra toda la lencería que ha sido registrada como cambiada desde Mis habitaciones Los artículos pueden agruparse para facilitar la revisión de los artículos reemplazados.

El panel de control anual solo tiene en cuenta los datos de alojamiento. Se utiliza para conocer el estado de las marcas respecto al año anterior. Este panel cuenta con comparativas de room nights por meses, ocupación, producción y ADR/RevPAR, etc.

Desde el módulo de Contabilidad es posible crear informes con información de la producción del hotel, tanto de alojamiento como de régimen). Para crear este tipo de informes, se deberá seleccionar la plantilla "Informe de Producción) e indicar las fechas de interés.

Este caso de uso muestra por qué un producto que está creado puede no aparecer en un Punto de Venta y cómo ajustar la configuración de categorías para que se muestre correctamente en el terminal correspondiente.

Este informe es la "foto económica del día". Sirve para auditar la evolución de tu OTB (On-The-Books, que es todo el dinero total acumulado y asegurado en los libros del hotel hasta la fecha) y comprobar cuánto dinero neto se ha ganado o perdido jornada a jornada.

Este informe muestra, cada semana (los lunes), los principales indicadores de rendimiento del hotel o cadena hotelera. Permite ver cómo evolucionan los resultados semana a semana y compararlos con el mismo periodo del año anterior.

Paso a paso para introducir un pedido de compra de un albarán desde el módulo de Compras. Será necesario introducir el proveedor y los datos del pedido. Al añadir productos, el sistema identifica el artículo según el proveedor mediante su referencia, salvo que exista una referencia interna, que tiene prioridad y se utiliza como identificador en AstroHMS.

Visualización del informe que muestra el origen y el destino de cada movimiento de producto. La cantidad que se muestra en el informe es la del movimiento, no la cantidad que hay a mano en el momento de consulta del informe.

​Configurar un acceso directo tipo PWA en dispositivos móviles o tablets para habilitar el modo quiosco. Esto permite la recogida de firmas digitales de viajeros de forma ágil y segura.

Paso a paso para obtener un resumen mensual y anual de ocupación, producción y tipos de huéspedes por marca. El objetivo es visualizar la ocupación y el comportamiento de los huéspedes, así como identificar estacionalidades y eficiencias operativas.

Permite vincular correctamente las nuevas tarifas y tipos de habitación creados en SiteMinder con su correspondencia en AstroHMS a través del módulo Chanel Manager.

Paso a paso para controlar y analizar el Precio de Coste y el Precio de Venta de todas las líneas de tareas de limpieza registradas en el sistema. El informe resultante recopila únicamente la información de los partes de limpieza marcados como 'hechos'.

En Astro HMS, las propinas representan aquellos importes adicionales que el cliente entrega de manera voluntaria como muestra de agradecimiento por el servicio recibido. Estas propinas pueden recibirse en efectivo, cargarse a la habitación o registrarse en Banco/ Tarjeta.

Una zona es el mapa de meses del bar o restaurante del establecimiento. Por ejemplo: terraza, interior, etc. Cada zona puede editarse de forma independiente, añadiendo o quitando mesas según se precise. Además, cada zona puede contar con su propio código QR con su carta online relacionada.

Existen dos formas para la generación de facturas para facturas simplificadas: al cobrar el ticket o desde la sesión, ambas desde el módulo de Punto de Venta. En los dos casos, se accederá a la opción 'Facturas de clientes'.

Paso a paso para adjuntar facturas a registros existentes o importar automáticamente nuevas facturas de proveedores mediante un correo dedicado y plantillas de importación. Facilita la digitalización y automatización de las cuentas por pagar, mejorando la trazabilidad y reduciendo errores manuales.

Paso a paso para la inserción del objetivo. Será único por marca y permitirá realizar comparativas sobre los presupuestos introducidos. Se pueden añadir filtros y agrupaciones sencillas o KPIs más complejos, según se precise.

Los estados de limpieza representan las diferentes situaciones o condiciones en las que puede encontrarse una habitación dentro del sistema. Cada estado puede configurarse con un color identificativo, permitiendo a los trabajadores identificar fácilmente el estado actual de la habitación.

Configurar el terminal de control de presencia en tablets o PC mediante tecnología PWA. Este proceso permite a los empleados registrar su jornada laboral de forma rápida a través de un acceso directo.

El Punto de Venta (POS) puede utilizarse también desde el área de Recepción, permitiendo gestionar ventas, cargos y operaciones vinculadas a los servicios del establecimiento directamente sobre las cuentas de los huéspedes.

Establecer porcentajes de descuento fijos en las tarifas de los proveedores para automatizar el cálculo de costes. Esto permite que, al generar pedidos de compra, el sistema aplique las condiciones comerciales pactadas de forma automática.

Este panel de control solo tiene en cuenta los datos de alojamiento y régimen. Se muestra una visión del estado de las marcas respecto al año anterior. Esta pantalla cuenta con gráficos comparativos de room nights por meses, de ocupación, producción, ADR/RevPAR, etc.

El informe Resumen de Productos ofrece una visión consolidada del número de personas asignadas a cada régimen, permitiendo analizar tanto la producción de ventas como las necesidades operativas de restauración. Gracias a sus diferentes vistas y opciones de presentación, este informe se adapta a los distintos departamentos del hotel.

Este caso de uso explica de forma exhaustiva el funcionamiento del módulo Comedor de Astro HMS. Se indica cómo abrir el comedor, el funcionamiento del marcaje de entrada, la generación automática de carga habitación desde comedor, el control de registro de entradas a comedor, etc.

Central de compras es una funcionalidad de AstroHMS que permite realizar compras desde una empresa y que sea otra la que reciba el pedido. Es imprescindible crear los contactos y sus direcciones de entrega desde el módulo Contactos.

Cómo descargar el XML de una reserva desde la extranet de SiteMinder para realizar comprobaciones o pruebas técnicas solicitadas desde Astro Hotel.

Las Tareas Especiales son tareas de limpieza que se generan bajo condiciones específicas o configuraciones particulares del plan de limpieza. Se utilizan para gestionar situaciones excepcionales que no siguen el flujo estándar de limpieza.

Valet, también conocido como "mozo/a de habitaciones", es el profesional que trabaja ayudando a los camareros y camareras de pisos en hoteles y establecimientos turísticos, desempeñando funciones auxiliares del departamento.

Asignación de planes de limpieza personalizados a contratos, aplicables automáticamente en las reservas que los usen. El objetivo es aplicar planes de limpieza diferenciados según canal o tipo de cliente. La aplicación automática en las reservas evitará errores operativos por la asignación manual de planes.

Paso a paso para eliminar la relación entre una tarea y un parte de trabajo, con confirmación previa. Esta acción se utiliza en los casos de error de asignación, cambio de planificación o para dejar la tarea pendiente sin asociarla a ningún parte.

Los permisos de los usuarios son muy configurables dentro del sistema AstroHMS. A cada usuario se le puede dar o restringir acceso a ciertos datos. Cada permiso se encuentra brevemente definido para facilitar la configuración de los accesos por usuario.

La Lista de Restricciones de AstroHMS permite gestionar de forma centralizada todas las condiciones que afectan a la comercialización de habitaciones: cierres de ventas, estancias mínimas o máximas, releases, disponibilidad por días de la semana, productos no comercializables y restricciones por ocupación.

Paso a paso para realizar la devolución de un pedido desde el módulo Punto de Venta, así como las condiciones necesarias para que la operación pueda llevarse a cabo correctamente. Se debe tener en cuenta que no es posible realizar devoluciones de pedidos correspondientes a fechas anteriores.

Gracias al modo Mis habitaciones, las camareras de piso pueden trabajar cómodamente desde un smartphone. En un solo vistazo se puede visualizar la información que precisan en su trabajo diario. La pantalla de Mis habitaciones dependerá del Parte de Limpieza previamente generado.

Cuando el establecimiento dispone de servicio de plazas de parking, este puede gestionarse como un extra asociado a la reserva, permitiendo controlar su disponibilidad, precio y facturación de manera integrada dentro del PMS.

Establecer la configuración técnica de los modelos Epson para garantizar una conexión estable y continua. El proceso incluye la gestión de energía, tiempos de espera y activación del servicio ePOS Print.

Se debe utilizar el asistente “Rellenar Orden de Trabajo” para añadir tareas nuevas a una orden ya existente. Las tareas previamente asignadas no se reemplazarán, por lo que se puede editar la orden de trabajo sin afectar a la organización anterior.

Un Huésped Pasante es aquella persona que utiliza los servicios del establecimiento sin disponer de una reserva activa o alojamiento asignado. Se puede registrar el consumo que realiza el cliente, pero no asociado a ninguna habitación.

El caso de uso Registro de Pagos Automáticos según los Términos y Condiciones de la reserva consiste en programar y ejecutar cobros en el sistema de tesorería. Esta acción se realizará conforme a las fechas, importes y métodos de pago establecidos en la política de la reserva (ej. prepago parcial, cobro anticipado, pago en check-in o cargos posteriores), de forma que el cargo se genere de manera automática, quede vinculado a la reserva y se registre contablemente sin intervención manual.

Si el establecimiento cuenta con un  Punto de Venta (requiere configuración especial del método de pago) se puede llegar a tener crédito/hacer cargos en las habitaciones, activándolo desde las reservas. Desde el portal del huésped el cliente podrá revisar la información de los cargos.

Paso a paso para crear, calcular, revisar, confirmar y exportar el Modelo 349 desde AstroHMS, asegurando que la declaración se genere correctamente y cumpla con los requisitos establecidos por la normativa vigente.

Paso a paso para la descarga y verificación de datos del huésped principal desde Siteminder. Esta integración permite importar automáticamente los datos de los huéspedes incluidos en cada reserva.

Se debe indicar, a través del módulo Estrategia de AstroHMS, los periodos de cierre del establecimiento o marca. Definir periodos de cierre para negocios temporales permitirá que el sistema no genere precios e inventarios durante las fechas de cierre.

El Informe de Calidad de la Deuda ofrece una visión detallada y cualitativa del estado de las cuentas a cobrar y a pagar, clasificadas por antigüedad, tipo de cliente o proveedor y nivel de riesgo financiero. Su objetivo es optimizar el control de la cartera vencida y facilitar la evaluación de la exposición financiera de la empresa.

Paso a paso para gestionar, estructurar y aplicar ofertas comerciales a reservas en contratos de agencias o ventas directas. Su utilidad pasa por la gestión de contratos de tour operación clásica, así como por la implementación de estrategias de revenue management.

Enviar acciones de ventas desde el módulo Channel Manager hacia conexiones activas, indicando fechas, proveedor, tarifa, tipo de habitación y días aplicables.

Paso a paso para registrar los pagos asociados a las reservas y facturas de clientes de forma sencilla e intuitiva. Según el tipo de operación, se registrará el pago como anticipo o como pago directo.

El sistema permite que una misma agencia disponga de diferentes contratos asociados a distintas Marcas dentro de AstroHMS, de manera que pueda operar según condiciones comerciales, tarifas o políticas específicas para cada marca.

Para dar conocimiento a la plataforma de que un contacto es una agencia, se debe marcar el check correspondiente desde el módulo de Contactos de AstroHMS. Existen muchas funcionalidades útiles que ayudarán en la operativa diaria al registrar las agencias correctamente.

Paso a paso para generar el resumen de todas las transacciones de la caja antes de su cierre. El resumen incluye los productos (con su cantidad y precio unitario), pagos, impuestos aplicados y el total final de la sesión de caja.

Paso a paso para la configuración completa de planes de limpieza para habitaciones o zonas comunes, incluyendo todos los parámetros relacionados con condiciones especiales, cadencias, productos y tiempos de ejecución. El objetivo es crear planes de limpieza, automatizando las tareas según reglas específicas.

El sistema permite especificar los tipos de cama en las reservas importadas desde proveedores externos (como motores de reserva o canales conectados mediante Channel Manager) de forma automática mediante la identificación del contenido en los comentarios recibidos.

En la gestión diaria de caja, pueden surgir situaciones en las que las devoluciones de importes a clientes mediante facturas rectificativas no se reflejan automáticamente en el cierre de caja del día correspondiente. Este caso de uso explica el origen de estas discrepancias y cómo garantizar que los movimientos queden correctamente registrados en los informes diarios.

El informe de estados de habitaciones dentro del módulo de PMS permite visualizar los datos más relevantes de cada habitación. Incluye campos como: nombre habitación, building, floor, tipo de habitación, estado de limpieza. fechas, etc.

Paso a paso para crear y gestionar las Cadenas Hoteleras dentro del sistema AstroHMS. Al agrupar diferentes marcas o establecimientos bajo una cadena, se podrán realizar acciones conjuntas como la publicación centralizada en el Channel Manager, entre otras funcionalidades.

Paso a paso para la creación de un huésped en AstroHMS. Se trata de un proceso sencillo y automatizado que pasa por crear un contacto y asignarlo a una reserva. De esta manera, el sistema marcará directamente ese contacto como Huésped.

Paso a paso para crear nuevos contratos de forma rápida y eficiente, reutilizando estructuras ya existentes como precios, inventario, restricciones y ofertas. Esta manera de creación de contratos agiliza y facilita esta tarea.

Permite enviar una confirmación por correo al titular de una reserva, asegurando la integridad y unicidad del envío. Permite evitar envíos duplicados y datos erróneos gracias a la automatización del flujo.

La configuración del lector de documentos se lleva a cabo desde el módulo Interfaces de AstroHMS. Es preciso que la IoT Box esté instalada, con una IP fija y con los certificados instalados en los equipos desde los que se utilizará el lector para poder realizar la integración de forma exitosa.

Paso a paso para crear y mantener contactos individuales o empresariales, vinculándolos con procesos de venta, compra, facturación y PMS dentro del sistema AstroHMS. Incluye contactos de clientes, proveedores, huéspedes, agencias, etc.

Paso a paso para la realización de la facturación de anticipo de más de una reserva sobre un mismo pago. Esta opción repartirá el anticipo entre el total de reservas asignadas.

Uso de filtros y agrupaciones en facturas para controlar errores en el envío al SII, interpretando los mensajes de fallo devueltos por la AEAT. Incluye la descripción de los posibles errores recibidos y la solución recomendada para subsanarlos.

Desde el módulo de Facturación es posible crear y configurar nuevos diarios contables para gestionar los movimientos financieros de la compañía. A través de esta funcionalidad se definen las cuentas bancarias asociadas, los métodos de conciliación, las cuentas transitorias y las configuraciones necesarias para el control de pagos, cobros y comisiones.

Gracias a la posibilidad de conexión entre AstroHMS con datáfonos o TPVs, es posible registrar los pagos de una factura mediante estos terminales. Esta funcionalidad facilita la operativa y evita errores. Este caso de uso explica también cómo realizar una devolución con factura rectificativa desde un terminal de pago.

Paso a paso para configurar el Punto de Venta, de manera que los clientes puedan hacer pedidos desde su móvil mediante un código QR. Esta funcionalidad permite visualizar el menú desde el dispositivo móvil, así como automatizar la entrada de pedidos al sistema.

Paso a paso para desvincular una o varias tareas de un parte de limpieza al que fueron asignadas, útil en casos de error o cambio de planificación.

Paso a paso para importar mediante fichero .csv las reservas de TUI Destimo a AstroHMS. Tras la descarga del fichero desde la web de TUI, se importará a AstroHMS para, finalmente, proceder a la descarga de las reservas dentro de la plataforma.

Desde el módulo Facturación de AstroHMS es posible crear y editar las cuentas del Plan Contable, así como visualizar los apuntes generados. Es importante tener en cuenta que siempre existirá un plan contable por empresa.

Paso a paso para realizar transferencias internas de productos entre distintas localizaciones. Estas transferencias no son inmediatas, sino que son validadas previamente por el sistema. Existe un historial de transferencias entre inventarios, ya sea por compra, venta o transferencia interna.

Paso a paso para dar de alta el establecimiento en OpenRoom, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la descarga automática de reservas o publicación de precios y tarifas.

En la facturación de grupos dentro de PMS Astro pueden surgir situaciones en las que el sistema impida registrar un pago asociado a una factura. Este comportamiento suele estar relacionado con inconsistencias en el estado de determinadas reservas vinculadas al grupo.

Permite añadir productos de régimen específicos a una reserva (desayuno, almuerzo, cena, pensión completa, etc.) que se suman a las previsiones del comedor sin alterar el régimen base.

La previsión de comedor permite estimar la cantidad de comensales por día con algún régimen contratado. El informe de previsión se actualiza en tiempo real, tanto de los cambios que se realicen sobre una reserva o daypass.

Agrupación y organización del trabajo de limpieza por rutas, asignadas a equipos, responsables y zonas específicas. Las rutas de limpieza facilitan la organización del trabajo, así como el control de la secuencia de limpieza y el cálculo de esfuerzo asociado a cada área.

Si se desea que los platos tengan un orden concreto, se puede configurar mediante la funcionalidad de orden de servicio. De este modo, el ticket de cocina se imprimirá siguiendo este orden y, además, la comanda también se ordenará según la secuencia configurada.

Paso a paso para la configuración y conexión entre AstroHMS y Paytef. Esta integración permite registrar pagos, registrar pagos de facturas y de facturas rectificativas y registrar devoluciones. Se deben configurar los diarios y métodos de pago.

Esta funcionalidad permite bloquear la modificación de asientos contables anteriores a una fecha determinada, garantizando la integridad y trazabilidad de la información contable. Su uso es esencial tras el cierre o la declaración de un periodo fiscal para evitar cambios involuntarios en registros ya revisados o presentados ante la administración.

Paso a paso para dar de alta el hotel en D-Edge, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la descarga automática de reservas o publicación de precios y tarifas. Esta integración permite la descarga automática de reservas y la descarga de extras y diccionario.

El módulo Punto de Venta de AstroHMS incluye un dashboard para llevar un control de las ventas realizadas desde los distintos POS. A través de este panel se pueden llegar a ver hasta los detalles de tickets y pagos. Cuenta con una gran variedad de información: total ventas, órdenes, clientes, devoluciones, etc.

Paso a paso para indicar, dentro de la reserva, un seguro contratado, desde el apartado 'Riesgo financiero'. Activando la opción de seguro contratado, se podrá indicar el importe total correspondiente.

Paso a paso para activar los productos que deben incluirse en el recuento de lencería. Esta acción se realiza desde la ficha de producto en el módulo Gobernanta. Esta funcionalidad facilita la gestión del inventario operativo y permite limitar productos por marca si corresponde.

Paso a paso para la creación del inventario de plazas de parking para su posterior consumo, como servicio, por parte de los huéspedes. Este procedimiento es muy sencillo de accionar.

Cómo registrar y contabilizar un préstamo bancario en AstroHMS, definiendo sus condiciones financieras y generando los asientos contables automáticos correspondientes. Permite controlar la deuda a corto y largo plazo, los intereses y su conciliación bancaria.

Paso a paso sobre cómo registrar, gestionar y completar partes de avería o mantenimiento desde el módulo de Mantenimiento. También se pueden abrir los partes desde fichas de reserva, ficha de habitación, desde el módulo de Gobernanta y desde el módulo Villas.

Requisitos a tener en cuenta antes de editar un punto de venta ya existente. Es preciso que antes de proceder la caja esté cerrada, entonces sí podremos acceder al punto de venta y realizar las modificaciones necesarias.

​Definir los alérgenos asociados a cada producto para permitir su correcta visualización en la interfaz del Punto de Venta. Esta configuración automatiza la aparición de iconos informativos en la pantalla, mejorando la seguridad y experiencia del cliente.

Paso a paso para generar una reserva manual desde el PMS. Es importante tener en cuenta el contrato a la hora de crear una nueva reserva. Cumplimentando los campos de fecha de llegada y salida, el resto de líneas se autocompletan automáticamente.

Paso a paso para crear, configurar y gestionar habitaciones físicas y sus propiedades asociadas en el PMS de AstroHMS. Este caso de uso incluye las definiciones y explicaciones de habitaciones físicas, localizaciones, características, estructuras, housekeeping y gestión de estados.

El Modelo 111 es la declaración trimestral a la Agencia Tributaria donde las empresas y autónomos ingresan las retenciones de IRPF practicadas en nóminas de trabajadores, facturas de profesionales y determinadas indemnizaciones.

El informe Resumen de Ocupación ofrece una visión rápida y consolidada del estado de ocupación del establecimiento para el mes siguiente a la fecha seleccionada. Su objetivo es facilitar al usuario una lectura clara de la disponibilidad, la ocupación real y la ocupación teórica.

La actualización manual del estado de limpieza de una habitación permite a la gobernanta, o al personal de pisos, cambiar directamente en el sistema la situación de la habitación (limpia, sucia, en revisión, fuera de servicio, etc.) para mantener la información operativa actualizada.

El informe Resumen de Libres / Noches de Habitación ofrece una visión clara de la disponibilidad y de las noches de habitación vendidas en el establecimiento. A través de una presentación mensual y diaria, permite identificar la ocupación real y la capacidad libre por tipología de habitación.

Para dar de alta una nueva empresa en contabilidad es necesario acceder al módulo Ajustes de AstroHMS y contar con sus permisos necesarios. Cuando se crea una nueva empresa es esencial darla de alta en contabilidad para su correcto funcionamiento.

Paso a paso para la creación del informe 'Pedidos', a partir de los datos almacenados y los filtros aplicados. El resultado será un informe con los gráficos o tablas solicitados, permitiendo una visualización clara de la situación de los productos.

Paso a paso para la creación manual de tareas de limpieza en habitaciones seleccionadas, sin afectar a las tareas de otras ubicaciones. Esta acción se puede llevar a cabo sin necesidad de recalcular toda la marca o bloque.

Pasos necesarios para asignar una misma habitación a diferentes reservas para las mismas fechas. Dentro de la configuración de las habitaciones se puede indicar el número de reservas máximo a las que puede pertenecer la habitación al mismo tiempo.

Configuración del sistema para el envío de pagos a los huéspedes a través de los TPV Virtuales con tecnología MOTO, uno de los métodos de pago no presenciales más utilizados. Esta opción permitirá cobrar pedidos por teléfono u otros canales no físicos.

Paso a paso y requisitos para poder realizar un pre check-in desde un envío por email o desde la web del establecimiento. También existe la posibilidad de gestionar el pre check-in para grupos, gracias al envío del Parte de Viajeros.

El Parte de Registro de Llegada de Viajeros Digital con el Modo Quiosco permite que los huéspedes completen y firmen electrónicamente sus datos de registro en un dispositivo habilitado, agilizando el check-in y garantizando el cumplimiento legal de identificación de viajeros.

El Modo Quiosco permite llevar un control de los comensales que entran en el comedor del establecimiento. Se puede realizar automáticamente con un lector de tarjetas o código QR. Se trata de una solución ideal para comedores con una alta afluencia.

Cuando el establecimiento dispone del módulo de Comedor correctamente configurado, es posible asociar los consumos del restaurante directamente a la habitación del huésped. Esta funcionalidad permite centralizar los cargos en la reserva, agilizar la operativa interna y ofrecer una experiencia más cómoda al cliente.

Paso a paso que permite calcular automáticamente las líneas por contacto, generar resúmenes trimestrales en PDF y exportar el fichero oficial en formato válido para la AEAT.

Paso a paso para la configuración de los parámetros técnicos necesarios para que AstroHMS pueda enviar correos electrónicos (facturas, confirmaciones de reserva, mensajes) de forma segura y personalizada, utilizando el servidor SMTP del proveedor del establecimiento.

Informar de la petición de servicio de picnic de una reserva, de manera que todos los departamentos implicados en el servicio lo puedan tener en cuenta en su operativa.

La integración con World2Meet (W2M) permite conectar el canal con Astro HMS para configurar el proveedor y habilitar la descarga automática de reservas. A través de esta conexión se gestionan también sus modificaciones y cancelaciones, garantizando que las reservas lleguen correctamente al sistema.

Para que una reserva esté asociada a los Términos y Condiciones de Cancelación y que esta información aparezca en el asistente de cancelación, los términos deben haberse configurado previamente en el sistema. Esta configuración se realiza desde el módulo PMS de AstroHMS.

Paso a paso para la configuración y conexión entre Bookingcore y AstroHMS. Esta integración permite la descarga automática de las reservas. Se precisa de los códigos de hotel, así como del usuario y contraseña proporcionados por Bookingcore.

Para poder cobrar la tasa turística correspondiente desde el Punto de Venta de Recepción, es preciso que exista un producto creado para tal fin. A la hora de configurar este producto, se deben indicar los campos necesarios correctamente para que el cálculo se realiza de forma correcta y automática.

El informe diario de Gobernanta ofrece un resumen de las tareas del departamento de Housekeeping por rutas, basado en reservas y actividades del día. Permite visualizar las habitaciones con acciones programadas como llegadas, salidas o tareas de limpieza relacionadas.

Proceso para calcular, aplicar y documentar la tasa turística en Illes Balears, según normativa vigente y gestión fiscal recomendada. La estimación del impuesto puede realizarse de forma objetiva o directa.

Paso a paso para la configuración y conexión entre AstroHMS y Witbooking. Esta integración permite la descarga automática de reservas, así como la publicación de inventario, precios, cierre de ventas, CTA, CTD y restricciones por estancia mínima.

Este caso de uso explica de forma exhaustiva el funcionamiento del modo quiosco, dentro del módulo Comedor de AstroHMS. Se explica, entre otras opciones, cómo abrir y cerrar sesión, las distintas alertas y avisos configurables, cómo escoger servicio, etc.

Explicación detallada de lo que es un parte de limpieza y sus distintas funcionalidades. Se explica la generación de un parte de limpieza, así como la asignación de empleados y equipos y el marcado de finalización de tareas.

Las tablets de firma Wacom son dispositivos electrónicos diseñados específicamente para capturar firmas manuscritas de forma digital. Este caso de uso detalla el paso a paso para conectar y configurar las tablets de firma Wacom con AstroHMS.

Permitir la generación del documento impreso de bienvenida para el huésped. Facilita la recogida de la firma del cliente y sirve como soporte físico para la entrega de llaves RFID u otros complementos durante el check-in.

Esta guía explica cómo configurar el lector de documentos mediante la IoT Box, detallando los requisitos previos, la instalación necesaria y los pasos de configuración dentro del módulo de Interfaces. Antes de iniciar, es importante asegurarse de que la IoT Box está correctamente preparada y que el entorno de red y certificados cumplen las condiciones necesarias para garantizar el funcionamiento del lector.

​Gestionar la secuencia de servicios (entrantes, principales, etc.) en los productos para su selección en el Punto de Venta, permitiendo asignar opciones por defecto o manuales por cada artículo para una correcta organización del pedido.

Explicación y paso a paso para poder crear productos dentro del módulo de Punto de Venta. Cada producto cuenta con su propia ficha, dentro de la cual se podrán editar los campos. Es importante tener en cuenta que cada campo puede afectar a varios módulos: punto de venta, inventario, contabilidad...

Asociar una rueda de comedor al planificador, indicando la vigencia y evitando conflictos de fechas.

Cómo registrar una avería desde la opción Mis habitaciones del módulo de Gobernanta, permitiendo crear un parte de mantenimiento directamente desde la vista operativa de limpieza. También se pueden abrir los partes desde ficha de reserva, ficha de la habitación y desde los módulos Mantenimiento y Villas.

El paso a paso para crear una cuenta contable en Astro HMS está diseñado para ser ágil y asegurar que toda la operativa hotelera quede correctamente registrada en el sistema.

Paso a paso para modificar datos (unidades de medida, precios, corrección de errores...) tras la recepción de un pedido de compra. Una vez confirmado, se pueden modificar precios y cantidades, pero no unidades de medida.

Paso a paso para la generación masiva de partes de limpieza a partir de planes automáticos, usando agrupación por geolocalización de habitaciones. También existe la posibilidad de realizar la generación masiva a partir de las rutas de limpieza configuradas.

Explicación detallada para poder obtener el informe de 'Cuadre de Caja' de un Punto de Venta del Departamento de F&B. Una vez se cierra la sesión, se genera el asiento de venta con fecha del momento del cierre.

Paso a paso para emitir facturas individuales a cada huésped, distribuyendo proporcionalmente el total de la reserva (importe total/número de huéspedes). Si la reserva cuenta con una factura de anticipo, esta debe asignarse antes de realizar la factura equitativa.

Paso a paso para configurar la precisión decimal del sistema, detallando los requisitos de acceso y los pasos necesarios para ajustar el número de decimales que se muestran en los distintos módulos. Se debe tener en cuenta que los cambios realizados afectarán a todos los módulos.

Cuando un usuario experimenta un error de acceso relacionado con el permiso de "brand" (marca), generalmente se debe a una discordancia en la configuración de las "Marcas Permitidas" y la "Marca por Defecto" en su perfil. Este caso de uso describe cómo identificar y solucionar el problema para restaurar el acceso correctamente.

El caso de uso Sidetours: Configuración y Conexión consiste en dar de alta el hotel en Sidetours, vincularlo con el Channel Manager o PMS, mapear habitaciones y tarifas, y activar la sincronización automática de disponibilidad, precios y reservas para gestionar todo desde un único sistema y evitar sobreventas.

Paso a paso para crear un presupuesto de compra que permita solicitar el precio de los productos a los distintos proveedores. No se trata de un pedido final, sino de la solicitud de precios para el mismo. Posteriormente se podrá utilizar la solicitud para crear un pedido final.

Paso a paso para enviar el Parte de Viajeros de manera masiva para todos los huéspedes de un grupo. Tanto el huésped como el personal del hotel puede enviar el fichero para la actualización de los datos. Se enviará a la agencia o al titular del grupo dependiendo de la configuración de la reserva.

Un pedido de compra a un proveedor puede realizarse desde un presupuesto de compra previo o, directamente, creando un pedido al proveedor. Esta acción se realizará desde el Módulo de Compras de AstroHMS.

Paso a paso para crear y configurar canales de chat internos (públicos o privados) para la comunicación grupal y la gestión de notificaciones. La creación de canales de conversación facilita la colaboración entre departamentos, centralizando la comunicación y haciéndola eficiente y trazable.

Al crear o modificar una reserva, las tareas de limpieza se generan automáticamente, basándose en el plan de limpieza configurado y según ubicación. Esta automatización permite mantener las previsiones siempre actualizadas.

Una vez configurados correctamente los datos SEPA y los mandatos de clientes o proveedores, Astro HMS permite automatizar la gestión de cobros y pagos mediante la generación de órdenes de cobro (clientes) u órdenes de pago (proveedores). El sistema crea un fichero XML en formato SEPA que puede ser importado directamente en la plataforma del banco para procesar los adeudos o pagos, simplificando la conciliación contable y reduciendo errores manuales.

Pasos a seguir para cambiar una habitación a otra marca existente, sin perder trazabilidad ni estadísticas y sin afectar a las reservas o rutas de limpieza. Se recomienda realizar este tipo de cambios fuera de fechas de alta ocupación para evitar conflictos operativos.

Cómo limpiar la caché del navegador en PC, Android y iOS para asegurar el funcionamiento correcto del sistema. En ocasiones es necesario seguir estos pasos para evitar errores de visualización o funcionamiento.

En algunas reservas con contrato puede ser necesario gestionar una salida anticipada del huésped sin modificar la fecha de salida original ni las condiciones económicas pactadas. Para mantener la integridad de la reserva y, al mismo tiempo, liberar la habitación para nuevas asignaciones, es necesario aplicar un procedimiento específico dentro del PMS. Este documento explica cómo realizarlo correctamente.

Paso a paso para validar reservas, facturación y pagos, cerrar el día operativo y generar registros obligatorios. Las "Comprobaciones diarias" se realizan desde el módulo PMS y permite ejecutar el proceso del Cierre del día consolidando información operativa y contable.

Paso a paso para que un usuario pueda acceder y operar en el módulo de Comedor. Esta asignación de permisos debe realizarla un usuario con perfil de administrador, ya que es quien tiene la capacidad de gestionar accesos y visibilidad dentro del sistema.

Paso a paso para rectificar la factura y actualizar correctamente los detalles de una reserva parcialmente pagada de la que se han modificado las fechas. No es posible modificar las fechas directamente en el sistema.

Un TPV-PC Implantado permite que un importe se envíe automáticamente desde un equipo PC a un datáfono, recibiendo la confirmación del pago de forma inmediata. La gran ventaja es que se eliminan errores manuales, se agiliza el cobro y se automatiza el registro del pago en el sistema.

El informe Pick Up de Producción Semanal permite analizar la evolución de los ingresos generados en el establecimiento, mostrando la producción estimada entre dos momentos concretos. Su objetivo es ofrecer una visión comparativa y semanal del comportamiento de la venta, facilitando la identificación de tendencias por marca, mes y tipo de producción (alojamiento y régimen).

Este proceso detalla las dos vías disponibles para anular o corregir facturas mediante la emisión de un documento rectificativo, permitiendo subsanar errores y restablecer los saldos de la reserva para su correcta facturación posterior.

Paso a paso para la descarga del fichero XML para subirlo manualmente a la plataforma de Voxel para el envío de las facturas. Una vez se ha descargado el fichero, se debe incluir el mismo en la carpeta configurada con el programa de Voxel, para que permite su lectura.

Este documento presenta, a modo glosario, los distintos tipos de cuenta contable dentro del módulo de Facturación de AstroHMS. Se listan los tipos de cuenta, junto a su categoría y una breve descripción de su uso principal.

Paso a paso para registrar diferencias en cobros por descuentos aplicados por el proveedor (TTOO, agencia, etc.), como puede ser el caso en servicios de guías o catálogo. Se debe crear un asiento contable manual para vincularlo a la factura del cliente y, posteriormente, registrar el pago agrupado.

Configurar correctamente los métodos de pago en el sistema es esencial para garantizar que los cobros se procesen de forma segura y se registren de manera coherente en la contabilidad. La configuración requiere vincular el diario contable a una cuenta de banco.

La configuración de usuarios con acceso al módulo PMS de AstroHMS debe llevarla a cabo un usuario con permisos de administrador. Este tipo de configuraciones se realizan desde el módulo Ajustes, activando los checks correspondientes según los permisos que se quieran otorgar.

El sistema cuenta con un asistente de facturación de agencias, diseñado para facilitar la generación de facturas agrupadas según los criterios definidos en la configuración de cada agencia.

​Activar la configuración necesaria para vincular cada plato a un comensal específico en una mesa. Esta funcionalidad permite identificar qué cliente consume cada producto, facilitando el control y la organización del servicio en el Punto de Venta.

La gestión de recibos SEPA en AstroHMS permite automatizar cobros y pagos mediante un formato estandarizado, aceptado por las entidades bancarias europeas. Gracias a esta configuración, el sistema agrupa facturas, genera mandatos y crea ficheros SEPA listos para enviar al banco, reduciendo errores manuales y agilizando la conciliación contable.

Paso a paso para crear o modificar tipos de habitaciones, incluyendo información como su ocupación, imagen, opción de upgrade, posibilidad de camas extra, galería, características, etc. Se debe tener en cuenta que al modificar un tipo de habitación, afectará a todas las reservas asociadas.

Registrar el depósito de fianza de una reserva con pre-autorización consiste en anotar en tesorería la garantía retenida en la tarjeta del cliente mediante pre-autorización, sin generar un cobro inmediato y manteniéndola como depósito en garantía hasta su liberación o ejecución según corresponda.

Paso a paso para registrar diferencias de cobro en recepción cuando el importe recibido no coincide con el total facturado, sea mayor o menor. Tras seleccionar las facturas incluidas en el pago, se debe registrar el pago agrupado y gestionar la diferencia.

Paso a paso para asignar correctamente los Términos y Condiciones dentro del Channel Manager, asegurando que todas las reservas importadas desde las distintas conexiones (OTAs, motor de reserva, etc.) apliquen automáticamente sus políticas de pago y cancelación correspondientes.

Paso a paso para la configuración y conexión de Jet2Holidays con AstroHMS. Esta integración permitirá la descarga automática de las reservas de los contratos Offline / FIT Booking (TTOO) y Contratos Dinámicos/XML Bookings (OTA).

Este caso de uso explica cómo configurar en AstroHMS una hora de llegada y/o salida predeterminada que se aplique automáticamente a todas las nuevas reservas. Mediante la activación del modo desarrollador y la configuración de valores por defecto desde el módulo PMS, el sistema estandariza estas horas, optimizando la gestión de reservas y garantizando coherencia en la información, sin impedir su modificación manual cuando sea necesario.

El Listado de Producción permite consultar de forma detallada la producción generada por las reservas, ofreciendo una visión completa de los importes diarios y de los componentes que los conforman. A través de sus filtros y opciones de segmentación, esta herramienta facilita el análisis operativo y financiero, permitiendo obtener información precisa y adaptable a las necesidades de cada consulta.

Una ubicación es una zona específica dentro de un almacén, utilizada para detallar exactamente dónde se encuentra cada producto. Facilita la organización interna del inventario mediante subdivisiones como estanterías, pasillos o áreas concretas.

Un almacén es el espacio físico donde se guardan y gestionan los productos del inventario. Permite organizar las existencias por áreas o edificios y controlar los movimientos de stock entre distintas zonas de almacenamiento.

La asignación de vacaciones de un empleado se realiza a través del módulo Ausencias de AstroHMS. Las vacaciones deberán aprobarse por el encargado o por el mismo empleado, según se hayan configurado.

Al añadir un CIF a una agencia, es fundamental asegurarse de que no exista un contacto previamente vinculado, ya que esto puede impedir que el campo CIF se muestre correctamente. En este documento se detallan los pasos para corregir esta situación y gestionar el CIF de manera adecuada.

Paso a paso para acceder a la plataforma de AstroHMS utilizando un usuario personal. Iniciar sesión correctamente es fundamental para poder operar dentro del sistema y acceder a las funcionalidades asignadas según perfil.

Informe que permite analizar la producción, pernoctaciones y ADR por períodos configurados, generando un documento Excel con el detalle por marca y un comparativo con el año anterior.

Paso a paso para definir si se utilizará el localizador interno (Juniper) o el localizador externo (Jet2Holidays) en las reservas descargadas, configuración esencial para que las reservas contenga el identificador requerido para la facturación y otros procesos administrativos.

La posibilidad de conectar Astro HMS con datáfonos inteligentes o TPVs permite el registro de pago desde estos terminales. Se trata de un proceso muy similar al registro de un pago manual, con algunos pasos extra.

En los informes de Blazar es posible trabajar con períodos personalizados, definidos mediante rangos de fechas configurables. Esta funcionalidad permite adaptar el análisis a las necesidades de cada hotel y requiere actualización cada nueva temporada.

Paso a paso para crear y vincular eventos de clientes desde el calendario del módulo Conserjería, asociados a sus reservas y visibles en el planificador gráfico.

La clasificación manual de reservas es una herramienta que permite mejorar el control y la organización de la información dentro del PMS. A través de esta opción, los usuarios pueden asignar categorías específicas a cada reserva, adaptándolas a las necesidades operativas y analíticas del establecimiento.

Paso a paso para generar, gestionar y rectificar Facturas de Anticipo en grupos dentro del PMS. Estas facturas permiten registrar pagos adelantados asociados a un grupo completo, independientemente de las reservas individuales que lo componen.

La consulta del listado de habitaciones permite visualizar en el sistema todas las habitaciones del hotel con su información básica (estado, categoría, disponibilidad y ocupación) para facilitar la gestión operativa y de reservas.

La configuración del lector de documentos se lleva a cabo desde el módulo Interfaces de AstroHMS. Es preciso que la IoT Box esté instalada, con una IP fija y con los certificados instalados en los equipos desde los que se utilizará el lector para poder realizar la integración de forma exitosa.

Paso a paso para realizar el cierre de caja en el Punto de Venta (PdV). El proceso incluye la verificación de los cobros realizados, el cuadrado del dinero en efectivo y la validación final para asegurar que todo esté correctamente registrado. También se detallan los pasos a seguir si se tiene configurado un arqueo de caja y cómo hacer comprobaciones antes de finalizar el cierre.

El mapeo es el proceso que permite relacionar los datos enviados por un proveedor externo con los datos internos de Astro HMS, asegurando que las reservas y demás información se interpreten y gestionen correctamente en el sistema.

Paso a paso para configurar y asignar términos y condiciones generales, tanto de pago como de cancelación, a las tarifas del establecimiento. De este modo, se aplicarán automáticamente según el canal de origen.

En algunos casos, ciertos cargos adicionales o extras facturados pueden no aparecer reflejados en el Informe de Producción Día, Mes y Año (Actual vs Anterior). Paso a paso para asegurarse de que estos cargos se incluyan correctamente en el informe de producción, permitiendo que sean visibles para Dirección.

La plantilla de solicitud de existencias facilita a los trabajadores la posibilidad de realizar los pedidos directamente a Compras. Esta opción es posible por parte de cualquier departamento y sin necesidad de que dicha responsabilidad recaiga completamente sobre Economato.

Paso a paso sobre cómo utilizar el Asistente de cancelación cuando existe un anticipo asociado a la reserva, qué criterios seguir en cada caso y cómo registrar correctamente los importes resultantes. El objetivo es garantizar una gestión coherente, transparente y contablemente correcta de todas las cancelaciones con pagos previos.

Paso a paso para generar y gestionar cotizaciones de grupos dentro de AstroHMS. El objetivo es facilitar la creación de propuestas económicas para varias reservas asociadas a un mismo grupo, permitiendo un control centralizado y eficiente.

Explicación de las diferentes opciones disponibles para gestionar la facturación de grupos dentro del sistema de gestión de propiedades (PMS). La facturación de grupos permite generar facturas de manera independiente a las reservas, lo que facilita la gestión de pagos para eventos, reservas múltiples o grupos de clientes.

Paso a paso para corregir el método de pago de un ticket ya emitido. Para garantizar la integridad de la operación, el cambio solo podrá realizarse mientras la sesión de caja se encuentre abierta.

​Permitir que el usuario cree un icono de acceso directo en la pantalla de inicio de su dispositivo móvil o tablet. Esto agiliza la entrada a la plataforma Astro HMS sin necesidad de teclear la URL en cada sesión.

Factura-E es el formato oficial de factura electrónica adoptado en España por las Administraciones Públicas y otras entidades. Paso a paso para configurar la creación, descarga y envío en formato Factura-E.

Cómo registrar una avería desde la ficha de configuración de una habitación, creando un parte de mantenimiento, sin necesidad de acceder al módulo principal. También se pueden abrir los partes desde ficha de reserva y desde los módulos de Gobernanta, Mantenimiento y Villas.

Paso a paso para crear y modificar empresas internas en AstroHMS. Incluye las acciones para acceder al módulo de configuración, completar los datos necesarios y actualizar la información existente, asegurando que la empresa esté correctamente registrada y lista para su uso dentro del sistema.

Paso a paso para el registro de pagos realizados previamente a la llegada del huésped al establecimiento. Para crear una factura de anticipo es indispensable tener la reserva creada.

La limitación del crédito a una habitación desde la reserva permite fijar un importe máximo para los cargos durante la estancia, de modo que, al alcanzarlo, no puedan imputarse más consumos sin autorización.

Paso a paso para importar las líneas de inventario de un producto que no ha tenido movimiento. Para la importación será necesario un fichero excel o csv con los campos necesarios.

El Resumen Mensual de la Sesión permite consultar todas las sesiones de un punto de venta entre dos fechas, mostrando información detallada de pagos, impuestos y categorías de productos, excluyendo las facturas emitidas.

Paso a paso para registrar y ejecutar la devolución del importe sobrante o el cambio al cliente directamente desde el CEI, asegurando control y trazabilidad del movimiento, independientemente del método de pago.

Paso a paso para consultar la disponibilidad de habitaciones. Desde el PMS se permite generar ventas y consultar presupuestos de forma rápida, o mediante un informe de la ocupación mensual se puede obtener una visión global del estado del hotel.

Paso a paso para activar y configurar el Punto de Venta (POS) para un bar o restaurante dentro de AstroHMS. Activar esta opción permitirá acceder a configuraciones especiales diseñadas para gestionar las operaciones de un establecimiento de alimentos y bebidas.

Paso a paso para la configuración y conexión con Ecopaynet. Esta integración permite registrar el pago de una factura, el pago de una factura rectificativa y una devolución. La configuración con Ecopaynet precisa de permisos de contabilidad.

Paso a paso para que el responsable de economato pueda revisar y gestionar las solicitudes de existencias, accediendo al listado de solicitudes, verificando stock, ejecutando el autocompletado, seleccionando solicitudes, agrupando compras y aprobando o rechazando la solicitud.

La valoración de inventario permite conocer con precisión la cantidad y el valor de los productos disponibles en un momento concreto, así como calcular el consumo real a partir de las diferencias entre inventarios. Este informe facilita el análisis de movimientos y consumos, proporcionando información detallada por ubicación, categoría y producto, y se complementa con filtros específicos para obtener datos más precisos según la fecha del inventario.

Desde el módulo de Contactos de AstroHMS se puede indicar un idioma por defecto según la nacionalidad del huésped, proveedor u otro tipo de contacto existente. De esta manera, se incluirá de forma automática el idioma dentro de la ficha de cada contacto, permitiendo que las comunicaciones se realicen en el idioma correcto.

La valoración de inventario es clave para garantizar un control de costes preciso dentro del sistema. Para ello, el módulo de Inventario permite elegir entre tres métodos de valoración, cada uno con un funcionamiento distinto y adaptado a diferentes necesidades operativas. Seleccionar correctamente el método asegura que los movimientos de stock reflejen fielmente el coste real de los productos.

El módulo Empleados permite crear y archivar empleados, asignarles departamento, puesto y datos de contacto, y configurar un PIN para que accedan al Punto de Venta.

Desde el módulo Empleados se puede trabajar con toda la información relacionada con la creación y gestión de trabajadores: nuevos empleados, asignación de responsabilidades, gestión de contratos...

Una Orden de Buffet es el registro que permite controlar el consumo real de productos en cada servicio del comedor, comparándolo con la previsión establecida en las ruedas de menú. Es una herramienta clave para gestionar stock, analizar costes y evaluar la eficiencia del buffet.

Cómo modificar el estado de limpieza de una habitación directamente desde un parte de mantenimiento asociado, notificando al equipo de limpieza sin salir del parte.

Paso a paso para cambiar el método de pago de un ticket tras cerrar la sesión en del punto de venta. Existen dos opciones para realiza la regulación, o bien generando un ticket en negativo y después otro en positivo, o bien creando un asiento contable asociado al cierre de sesión.

Paso a paso para registrar un ticket de soporte en el portal web de AstroHMS y para consultar el estado de los tickets ya existentes. el objetivo de este caso de uso es facilitar la creación de tickets y permitir un seguimiento de su estado de forma totalmente autónoma.

Paso a paso para asignar habitaciones a reservas de otras marcas, una vez que la configuración ya está creada. Se detalla tanto la asignación como su visualización posterior. Una habitación auxiliar es una habitación que usa una marca aunque pertenezca a otra.

Permitir la carga y vinculación de archivos digitales a registros específicos del sistema a través del panel de comunicación lateral. Esto garantiza la trazabilidad y centralización de la documentación operativa del hotel.  

Este caso de uso permite la impresión de la factura simplificada antes de el registro del pago. Esta funcionalidad está relacionada únicamente para los puntos de venta configurados como bar o restaurante. Simplemente se debe activar el check de "impresión anticipada del recibido" para contar con esta opción.

El software de AstroHMS permite registrar y gestionar procedimientos del sistema APPCC: recepción de mercancías, almacenamiento, desinfección, preparación de alimentos, buffet y servicio, lavado, aceite...Este sistema ayuda a garantizar cumplimientos de normativas.

Paso a paso para crear contratos de clientes, con facturación periódica, desde el módulo de Facturación en AstroHMS. A través de productos configurados con recurrencia, se automatiza la emisión periódica de facturas, según términos del contrato. El principal objetivo de este caso de uso es automatizar la facturación según periodos, así como reducir tareas manuales.

Diferencias a tener en cuenta si se gestiona la capacidad como un hotel con habitaciones o como un establecimiento con apartamentos (Villas). La funcionalidad de la capacidad será distintas en ambos casos.

El Monitor de Comensales es una funcionalidad del módulo Comedor de AstroHMS que permite visualizar la cantidad de comensales registrados. También se pueden controlar los clientes pendientes a entrar en el servicio.

Paso a paso para la instalación del certificado de seguridad de la Raspberry Pi (IOT Box) en navegadores para conseguir una conexión segura entre el navegador y la Raspberry Pi, habilitar la funcionalidad de grabación de llaves y minimizar errores de conexión.

Configuración de los informes MIS de producción desde el módulo PMS de AstroHMS. El método de cálculo de los precios puede venir por una lista de precios o por casos de precios forzados. Cada casuística deberá trabajarse de un modo concreto.

Paso a paso para la grabación de llaves electrónicas a través del PMS de AstroHMS, independientemente del proveedor de llaves contratado. La grabación de la llave se realizará dentro de la propia reserva.

Paso a paso para exportar facturas emitidas desde AstroHMS en formato compatible con A3ECON para su uso contable. Esta acción facilitará la exportación, asegurando una integración contable automatizada y libre de duplicidades.

Paso a paso para configurar la aplicación de impuestos específicos por país o estado. Existirá una configuración previa de los impuestos en los productos del establecimiento según el país del mismo. Para configurar otro impuesto a un producto, se configurará el impuesto de ventas y compras en el formulario del mismo.

El sistema AstroHMS permite configurar las agencias bajo un mismo contacto de facturación, de manera que se puedan facturar desde un único contacto o NIF todas las reservas necesarias, aunque estas se encuentren segmentadas por los diferentes canales.

Paso a paso para la configuración y conexión entre AstroHMS y Siteminder. Esta integración permite la descarga automática de las reservas, así como la descarga de códigos promocionales. También permite la publicación de inventario, precios, cierre de ventas, etc.

Cómo aplicar los gastos registrados en un parte de mantenimiento a los contratos de gestión del módulo de Villas, permitiendo repercutirlos correctamente al propietario según lo acordado. Los gastos se pueden vincular a habitaciones, reservas y cargos.

Paso a paso para la creación de una factura de gastos de cancelación. Es necesario contar con los Términos y Condiciones configurados previamente, con los gastos relacionados, y que estén indicados en la reserva afectada.

Paso a paso para la asignación manual de una habitación. Simplemente se debe indicar el número de habitación desde la reserva y seleccionarla. Solo aparecerán las habitaciones disponibles según la categorización correspondiente a la reserva.

La configuración de las Categorías de la Rueda de Menú del Comedor se lleva a cabo desde el módulo Estrategia. Cada categoría creada deberá estar relacionada con un tipo de régimen. Es posible trabajar también con categoría padre y categorías hijas.

Funcionalidad que permite conocer cuántas veces se ha vendido un producto, facilitando el análisis de ventas y la toma de decisiones basadas en datos. Esta información puede encontrarse en el módulo de Punto de Venta.

Paso a paso para visualizar los errores del archivo XML dentro del portal ARCE del INE, siendo preciso el uso de Internet Explorer o Microsoft Edge (en modo IE).

Paso a paso para generar un archivo de apuntes contables desde AstroHMS para su integración en A3ECON. Esta acción facilita la exportación de la información contable e integra automáticamente los apuntes en el sistema A3ECON, evitando duplicidades.

Los extras consumidos por el huésped, que estén incluidos dentro del apartado "Cargo habitación", serán visibles por parte del cliente desde el Portal del Huésped. Esta funcionalidad mejora la experiencia del huésped y la gestión de las ventas de Extras del establecimiento.

Paso a paso para modificar el titular de una cuenta bancaria ya existente a través del módulo 'Contactos'. Se trata de un procedimiento muy sencillo que puede resolverse en tres rápidas acciones: acceder al contacto, editarlo y guardar los cambios.

Creación de las plantillas de Solicitud de existencias (mercancías, stock) para facilitar la petición a proveedores desde los responsables de los diferentes departamentos.

Control y gestión de la información dada al huésped sobre la tipología de su habitación. El sistema respetará el tipo de habitación notificado al huésped, sin que esta tipología se vea modificada a través de la asignación automática.

Si el establecimiento decide trabajar con un marcaje a través de sistemas externos, no podrá utilizar paralelamente el fichaje manual. Se debe tener en cuenta que la integración entre AstroHMS y un sistema externo de fichaje requiere de hardware.

Paso a paso para exportar los cobros desde AstroHMS en un formato compatible con A3ECON para su integración contable. Esta acción se realizará desde el apartado Informes del módulo de Facturación.

Establecer el procedimiento operativo para gestionar la salida de huéspedes, asegurando la liquidación de cuentas pendientes, la facturación de servicios y la actualización del estado de la habitación en el sistema.

Cómo cambiar el cliente asociado a una factura ya emitida, asegurando que los datos contables se mantengan correctos y que los pagos vinculados a la factura se actualicen correctamente cuando sea necesario.

Este caso de uso muestra el paso a paso para la conexión entre AstroHMS y Cashlogy. También explica cómo funciona el flujo de un cobro, las distintas casuísticas en el uso diario de la herramienta, así como preguntas frecuentes.

Guía para gestionar tareas de limpieza en AstroHMS. Permite validaciones individuales (entrando en cada tarea) o masivas (desde el menú Acción > Marcar todo como Hecho). Las tareas no finalizadas al terminar el día expiran y se eliminan automáticamente del parte asignado.

Este caso de uso muestra las distintas casuísticas que pueden provocar problemas en la conexión con Cashlogy y cómo proceder a la gestión de las mismas. Se detallan las 6 incidencias de conexión más frecuentes, así como varias formas de solucionarlas.

Informe que permite comparar la producción y el número de huéspedes según tipo de pensión, año vs año. Esta información facilitará el análisis de la evolución y tendencias en las reservas que registra el establecimiento.

Paso a paso para enviar, desde AstroHMS, facturas a Voxel mediante la integración con envío automático o la descarga manual del fichero de Voxel. Con la integración de envío automático, el sistema enviará los datos directamente a Voxel, según la configuración predefinida en AstroHMS.

Cómo visualizar el listado de empleados ordenado alfabéticamente por primer apellido, utilizando la opción de agrupación personalizada disponible en el módulo de Empleados. El resultado mostrará a los empleados ordenados por primer apellido y agrupados mediante desplegables.

Paso a paso para la creación y configuración de encuestas. Se pueden añadir secciones (de forma opcional) para agrupar las preguntas. También se puede configurar el tipo de pregunta, la obligatoriedad de respuesta, el límite de tiempo, etc.